Toepassingen om documenten op mobiel te scannen

Documenten scannen is een steeds vaker voorkomende behoefte in onze routine. Het opslaan van documenten in digitaal formaat brengt veel voordelen met zich mee, zoals toegankelijkheid en veiligheid. Het is echter niet altijd mogelijk of praktisch om een computer te gebruiken om dit te scannen. Dat is waar apps voor het scannen van documenten op uw mobiele telefoon binnenkomen.

Deze apps zijn een eenvoudige en efficiënte oplossing voor iedereen die documenten moet digitaliseren en thuis of op kantoor de papieren rompslomp wil vermijden.

Met zoveel beschikbare opties kan het een uitdaging zijn om de beste app te kiezen. Maar maak je geen zorgen, in dit artikel laten we je kennismaken met de beste apps om documenten op je mobiele telefoon te scannen.

De 5 beste apps om documenten op je mobiele telefoon te scannen

Maak kennis met de beste apps om uw documenten op uw mobiele telefoon te scannen en kies degene die het beste bij u past. Houd er rekening mee dat elke applicatie verschillende functies en functies heeft, dus houd ons in de gaten voor onze onderstaande lijst:

1. Adobe Scan

Adobe Scan is een van de beste opties voor het scannen van documenten op mobiel. Het biedt automatische tekstherkenning, waardoor uw foto's worden omgezet in bewerkbare PDF-bestanden.

Met een intuïtieve interface kunt u ook documenten scannen en automatisch opslaan in de cloud voor latere toegang. Bovendien kunt u met Adobe Scan de afbeelding aanpassen en vervormingen corrigeren om een scan van hoge kwaliteit te garanderen.

2. CamScanner

CamScanner is een andere populaire app voor het scannen van documenten op mobiel. Hiermee kunt u de afbeelding aanpassen, vervormingen corrigeren en zelfs notities toevoegen aan gescande documenten.

Met CamScanner kunt u ook bestanden delen met andere gebruikers via links of sociale netwerken. Daarnaast heeft de applicatie een grote hoeveelheid resources en de mogelijkheid van cloudopslag. Daarom is CamScanner een solide keuze voor het scannen van documenten.

3. Microsoft Office-lens

Microsoft Office Lens is een optie voor het scannen van documenten met extra functies. Dit komt omdat het hiermee mogelijk is om automatische tekstherkenning en beeldaanpassing te verkrijgen.

Hiermee kunt u ook documenten opslaan in OneNote, OneDrive of ze via e-mail verzenden.

Microsoft Office Lens is een haalbare keuze voor iedereen die al de productiviteitssuite van Microsoft gebruikt en op zoek is naar een optie voor het scannen van documenten met extra functies.

4. Google Drive

Google Drive is ook een eenvoudige oplossing voor het scannen van documenten op mobiel, met de mogelijkheid om gescande documenten in de cloud op te slaan. Hiermee kunt u documenten scannen met een mobiele telefooncamera en direct opslaan in uw Google Drive-account.

Daarnaast biedt Google Drive ook basisfuncties voor het bewerken van afbeeldingen, zoals correctie van vervormingen en aanpassing van de helderheid.

5. Evernote scanbaar

Evernote Scannable is een gebruiksvriendelijke optie voor het scannen van documenten op uw mobiele telefoon, met de mogelijkheid om gescande documenten op te slaan in Evernote. Het biedt automatische tekstherkenning, beeldaanpassing en zelfs de mogelijkheid om documenten als notities in beeldformaat op te slaan.

Met een intuïtieve interface is Evernote Scannable ook een goede keuze voor iedereen die op zoek is naar een eenvoudige en efficiënte oplossing voor het scannen van documenten.

Veja também:

• Leer autorijden op je mobiele telefoon – Ontdek de apps!
• Leer autorijden op je mobiele telefoon – Ontdek de apps!
• Mobiele tracking-apps: downloaden en gebruiken

Conclusie

Tegenwoordig wordt het steeds belangrijker om toegang te hebben tot tools die het scannen van documenten op een efficiënte en praktische manier mogelijk maken. Bij het evalueren van de beschikbare applicaties hebben we gemerkt dat er opties zijn die aan verschillende behoeften voldoen, van gebruikers die op zoek zijn naar een eenvoudige en snelle oplossing tot degenen die meer geavanceerde functies nodig hebben.

Ongeacht uw keuze, het belangrijkste is dat u uw documenten gemakkelijk en snel kunt scannen, zonder dat u de deur uit hoeft of naar een copyshop moet. Kies de app die het beste bij u past en begin eenvoudig en gemakkelijk met het scannen van uw documenten.

Waarop moet je letten voordat je iets installeert?

• Updatefrequentie. Een app die al meer dan een jaar niet is bijgewerkt, zal waarschijnlijk niet meer werken met de volgende systeemversie.
• Het werkt offline. Veel van deze hulpprogramma's vereisen geen internettoegang. Als een app een verbinding nodig heeft voor een lokale taak, moet je argwaan hebben.
• Grootte en geheugengebruik. Hulpprogramma's moeten licht van gewicht zijn. Programma's die groter zijn dan een paar honderd megabyte bevatten vaak advertenties en trackers.
• De machtigingen die de applicatie aanvraagt. Het is de snelste test voor betrouwbaarheid. Een zaklamp-app die om contacten en locatie vraagt, heeft dat niet nodig om te werken.

Wat deze apps níét doen

Voordat je de app installeert, is het verstandig om je verwachtingen bij te stellen: er zijn dingen die geen enkele app in deze categorie biedt.

• Functies die afhankelijk zijn van ontbrekende hardware werken niet via software. Zonder de sensor kan geen enkele applicatie het probleem oplossen.
• Apps die onmogelijke functies beloven, zijn vaak reclameplatforms, en sommige vragen om machtigingen die ze niet zouden mogen vragen.
• Ze zijn geen vervanging voor professionele apparatuur. Sensoren in mobiele telefoons zijn bedoeld voor schattingen, niet voor technisch nauwkeurige metingen.
• Opschoonapps maken je apparaat niet permanent sneller: Android beheert het geheugen al zelf.

Veel voorkomende vragen

Moet ik betalen om het te gebruiken?

Bij de meeste programma's is het antwoord nee. De gratis versie met advertenties werkt prima, en de betaalde versie is bedoeld om de advertenties te verwijderen.

Hoe weet ik of een app betrouwbaar is?

Kijk naar de ontwikkelaar, het aantal recensies, de datum van de laatste update en de aangevraagde machtigingen. Die vier factoren samen zeggen veel.

Verbruikt het veel batterij?

Het hangt ervan af wat er op de achtergrond draait. Controleer het gebruik per app in de instellingen en beperk alles wat buitensporig veel gebruik maakt.

Werkt het ook zonder internet?

Diegenen die lokaal verwerken, ja. Diegenen die afhankelijk zijn van een server, vereisen een verbinding en versturen hun gegevens extern.

Zijn deze apps veilig?

Controleer de machtigingen en het aantal beoordelingen. Vermijd elke applicatie die zonder duidelijke reden toegang vraagt tot contacten, berichten of toegankelijkheidsinstellingen.

Stapsgewijs aan de slag

1. Start het opnieuw op voordat je concludeert dat het traag is. Een groot deel van de traagheid verdwijnt na een herstart, zonder dat daarvoor een applicatie nodig is.
2. Kijk eerst wat er ruimte inneemt voordat je een stofzuiger installeert. In Instellingen › Opslag toont het systeem zelf de verdeling per type. Vrijwel altijd zijn video- en socialemediacache de boosdoeners.
3. Wis de cache van grotere applicaties. Je kunt dit app voor app doen in de instellingen, zonder iets te installeren en zonder je inloggegevens of instellingen te verliezen.
4. Verwijder alles wat je al maanden niet hebt geopend. De lijst op basis van gebruikstijd vind je in de instellingen. Dat is de meest duurzame manier om ruimte te besparen.

Vallen die bijna iedereen vangen

• Het verwijderen van een applicatiemap via de bestandsbeheerder kan leiden tot verlies van gegevens die niet meer te herstellen zijn.
• Een app vertrouwen die functionaliteit belooft, terwijl het apparaat zelf niet over de bijbehorende sensor beschikt.
• Installeer drie hulpprogramma's die hetzelfde doen en die allemaal op de achtergrond draaien.
• Het installeren van een cleaner die belooft je telefoon sneller te maken, is niet aan te raden. Android beheert het geheugen al zelf, en de winst is van korte duur.

Het alternatief dat al in het systeem is opgenomen.

Android en iPhone beschikken al over functies zoals een zaklamp, spraakrecorder, documentenscanning, QR-codelezer, liniaal, kompas, waterpas en schermopname. Controleer voor de installatie de instellingen – veel mensen installeren namelijk dezelfde functies als die ze al hebben.

Is een gescande kopie rechtsgeldig?

Dit is een vraag die steeds weer terugkomt en in Brazilië een eenvoudig antwoord heeft. Wet 13.874/2019, de zogenaamde Wet op de Economische Vrijheid, bepaalt dat een gedigitaliseerd document, mits de digitalisering is uitgevoerd met een techniek die de integriteit ervan waarborgt, dezelfde rechtskracht heeft als het origineel. Decreet 10.278/2020 heeft de technische vereisten verder uitgewerkt.

Wat de norm in grote lijnen vereist:

• Digitale handtekening met een certificaat conform de ICP-Brasil-standaard, of door gebruik te maken van een andere door de partijen aanvaarde methode om auteurschap en integriteit aan te tonen.
• Vereiste metadata, zoals de datum en tijd van de scan, de identificatie van de verantwoordelijke persoon en het apparaat.
• Juiste resolutie en formaat voor het behoud van informatie.

Met andere woorden: een foto van een document, gemaakt met een mobiele telefoon en opgeslagen als PDF, is niet voor alle doeleinden gelijk aan het origineel. Het is prima geschikt voor informele verzending, ter verificatie, voor de HR-afdeling van een bedrijf die om een kopie heeft gevraagd, of als bewijs dat je iets hebt ontvangen. Om het origineel echter in een formeel proces te vervangen, is een procedure met een digitale handtekening vereist.

Het is de moeite waard om twee gratis tools te kennen: de elektronische handtekening op het gov.br-platform, waarmee je pdf's kunt ondertekenen met een geldigheid die door overheidsinstanties wordt erkend, en het ICP-Brasil-certificaat, dat betaald is en vereist is in meer formele situaties. Beide voldoen aan de meeste behoeften van mensen die thuis documenten digitaliseren.

Resolutie, formaat en bestandsgrootte.

Te hoog scannen levert een enorm bestand op zonder resultaat; te laag scannen maakt de tekst onleesbaar en maakt tekenherkenning nutteloos. Praktische referenties:

• 200 dpi: Minimale afmeting voor grote teksten. Geschikt voor snel proeflezen.
• 300 dpi: De standaard voor documenten die tekst bevatten. Het is de resolutie waarbij optische herkenning goed werkt en de afdruk leesbaar is.
• 400 tot 600 dpi: Onnodig voor kleine lettertjes, bouwtekeningen, kaarten en historische documenten.
• Vooral: Het is alleen zinvol voor het behoud van collecties.

Wat betreft de kleurmodus: documenten met platte tekst lijken kleiner en beter leesbaar in zwart-wit of grijstinten; documenten met stempels, gekleurde handtekeningen, foto's of zegels vereisen kleur, omdat kleur in veel gevallen een authenticiteitskenmerk is. Bij twijfel over een officieel document, scan het dan in kleur.

Wat betreft het formaat: PDF is de standaard voor documenten met meerdere pagina's en behoudt de volgorde en integriteit. Er is ook PDF/A, een variant die is ontworpen voor langdurige archivering, waarbij lettertypen zijn ingesloten en externe afhankelijkheden worden vermeden. JPEG is geschikt voor documenten van één pagina en informeel gebruik, maar bij elke opslag wordt de afbeelding opnieuw gecomprimeerd.

Formaatreferentie: een A4-pagina met tekst op 300 dpi, in grijstinten en goed gecomprimeerd, is meestal tussen de 100 en 300 KB. Als uw gescande pagina 8 MB groot is, is het bestand te groot – en veel systemen voor het uploaden van bestanden hanteren limieten voor de bestandsgrootte.

OCR: het omzetten van afbeeldingen in echte tekst.

Optische tekenherkenning (OCR) is de functie die een afbeeldingsbestand onderscheidt van een bruikbaar document. Zonder OCR is een PDF slechts een foto: je kunt er geen woorden in zoeken, passages kopiëren of iets selecteren.

Wat verandert er wanneer OCR wordt toegepast?

• Zoeken op trefwoorden binnen het bestand en, afhankelijk van het systeem, via de zoekfunctie van de telefoon zelf.
• Kopie van fragmenten zonder opnieuw te typen.
• Toegankelijkheid. Schermlezers kunnen de inhoud voorlezen, wat niet mogelijk is met een afbeelding alleen.
• Automatische organisatie op basis van de inhoud, in plaats van op basis van de bestandsnaam.

Wat de herkenning bemoeilijkt: handgeschreven tekst, decoratieve lettertypen, een scheef document, schaduwen, lage resolutie, verfrommeld papier en tekst op een gekleurde of bedrukte achtergrond. Hoewel moderne OCR de meeste gedrukte tekst correct herkent, maakt het fouten met getallen – en een enkel verkeerd cijfer in een waarde of een CPF-nummer (Braziliaans belastingnummer) kan een serieus probleem vormen. Belangrijke documenten vereisen altijd verificatie van de herkende tekst.

Het is goed om te weten dat zowel Android als iPhone al tekst in afbeeldingen herkennen in de camera- en galerij-apps, zonder dat er iets geïnstalleerd hoeft te worden. Dit lost het probleem op van het snel kopiëren van informatie van een stuk papier.

De vijfpunts-vangtechniek

Een slechte scan is vrijwel nooit de schuld van de app. Het komt meestal door de belichting en de positionering.

1. Vlak, contrasterend oppervlak. Op een donkere tafel en wit papier kan de applicatie de randen automatisch detecteren. Op een witte tafel mislukt deze detectie.
2. Diffuus en gelijkmatig licht. Gebruik nooit de flitser: die veroorzaakt een reflectie in het midden en maakt de randen donkerder. De beste omstandigheden zijn overdag bij een raam.
3. Werp geen schaduw op het papier. De meest voorkomende fout: het lichaam zelf blokkeert het licht. Ga zijdelings ten opzichte van de lichtbron staan.
4. Mobiel telefoonnummer parallel aan het document. Bij het fotograferen vanuit een hoek is perspectiefcorrectie nodig, wat de tekst altijd een beetje vervormt.
5. Tik om scherp te stellen en te controleren voordat je opslaat. Vergroot de afbeelding en controleer of de kleinere letters duidelijk leesbaar zijn. Het ter plekke opnieuw doen duurt tien seconden; het later ontdekken vereist een reis.

Bij verfrommelde of gevouwen papieren is het een goed idee om ze onder een glasplaat glad te strijken, mits het glas geen licht reflecteert. Bij documenten met veel pagina's is het belangrijk om altijd dezelfde afstand en verlichting aan te houden; documenten met pagina's van verschillende helderheid zijn onprettig om te lezen.

Privacy: waar gaat uw document naartoe?

Dit is het meest over het hoofd geziene punt. Je fotografeert CPF (Braziliaans belastingnummer), RG (Braziliaans nationaal identiteitsbewijs), loonstroken, adresbewijs, bankafschriften – precies de gegevens die identiteitsfraude mogelijk maken.

Specifieke voorzorgsmaatregelen:

• Controleer of de app gegevens naar de cloud verzendt. Veel processen worden op een server uitgevoerd. Als de applicatie in vliegtuigmodus draait, vindt de verwerking lokaal plaats.
• Kies tools waarvoor geen registratie vereist is. voor de basisfunctie van scannen.
• Pas op voor websites die PDF-bestanden converteren. Het versturen van een contract of persoonlijk document naar een website voor gratis compressie of conversie betekent dat u het bestand overhandigt aan een onbekende derde partij.
• Verwijder de tussentijdse foto's uit de galerij. De originele afbeelding van het document blijft meestal behouden en is wat er verschijnt wanneer iemand zijn of haar mobiele telefoon oppakt.
• Beveilig het PDF-bestand met een wachtwoord. Bij het verzenden van gevoelige gegevens doen verschillende applicaties dit, en het wachtwoord moet via een ander kanaal worden verzonden.
• Overweeg om kopieën van identiteitskaarten van een watermerk te voorzien. Door het doel van de afbeelding te vermelden – bijvoorbeeld de bedrijfsnaam en de datum – wordt misbruik ervan lastiger.
• Controleer de machtigingen. Een scanner heeft een camera en opslagruimte nodig. Contacten, een precieze locatie of een microfoon zijn niet nodig.

Nog een laatste organisatietip: geef uw bestanden namen die beginnen met de datum in de vorm jaar-maand-dag. Alfabetische sortering wordt dan automatisch chronologisch en het zoeken naar een document van twee jaar geleden is geen moeizaam klusje meer.