Aplikacije za skeniranje dokumenata na mobitelu

Skeniranje dokumenata sve je češća potreba u našoj rutini. Pohranjivanje dokumenata u digitalnom formatu donosi mnoge prednosti, poput pristupačnosti i sigurnosti. Međutim, nije uvijek moguće ili praktično koristiti računalo za ovo skeniranje. Tu na scenu dolaze aplikacije za skeniranje dokumenata na vašem mobitelu.

Ove su aplikacije jednostavno i učinkovito rješenje za sve koji trebaju digitalizirati dokumente i žele izbjeći nered s papirom kod kuće ili u uredu.

Uz toliko dostupnih opcija, odabir najbolje aplikacije može biti izazovan. Ali ne brinite, u ovom članku ćemo vam predstaviti najbolje aplikacije za skeniranje dokumenata na vašem mobitelu.

5 najboljih aplikacija za skeniranje dokumenata na vašem mobitelu

Upoznajte najbolje aplikacije za skeniranje dokumenata na mobitelu i odaberite onu koja najbolje odgovara vašim potrebama. Imajte na umu da svaka aplikacija ima različite značajke i značajke, stoga pratite naš popis u nastavku:

1. Adobe Scan

Adobe Scan jedna je od najboljih opcija za skeniranje dokumenata na mobitelu. Nudi automatsko prepoznavanje teksta, pretvarajući vaše fotografije u PDF datoteke koje je moguće uređivati.

S intuitivnim sučeljem također možete skenirati dokumente i automatski ih spremati u oblak za kasniji pristup. Osim toga, Adobe Scan vam također omogućuje podešavanje slike i ispravljanje izobličenja kako biste osigurali visoku kvalitetu skeniranja.

2. CamScanner

CamScanner je još jedna popularna aplikacija za skeniranje dokumenata na mobitelu. Omogućuje vam podešavanje slike, ispravljanje izobličenja i čak dodavanje bilješki skeniranim dokumentima.

CamScanner vam također omogućuje dijeljenje datoteka s drugim korisnicima putem poveznica ili društvenih mreža. Osim toga, aplikacija ima veliku količinu resursa i mogućnost pohrane u oblaku. Stoga je CamScanner dobar izbor za skeniranje dokumenata.

3. Objektiv Microsoft Office

Microsoft Office Lens je opcija za skeniranje dokumenata s dodatnim značajkama. To je zato što je s njim moguće postići automatsko prepoznavanje teksta i prilagodbu slike.

Također vam omogućuje spremanje dokumenata u OneNote, OneDrive ili njihovo slanje e-poštom.

Microsoft Office Lens je održiv izbor za svakoga tko već koristi Microsoftov paket za produktivnost i traži opciju skeniranja dokumenata s dodatnim značajkama.

4. Google vožnja

Google Drive također je jednostavno rješenje za skeniranje dokumenata na mobitelu, s mogućnošću pohranjivanja skeniranih dokumenata u oblak. Omogućuje vam skeniranje dokumenata kamerom mobilnog telefona i spremanje izravno na vaš Google Drive račun.

Osim toga, Google Drive također nudi osnovne značajke za uređivanje slika kao što su ispravljanje izobličenja i podešavanje svjetline.

5. Evernote Scannable

Evernote Scannable opcija je jednostavna za korištenje za skeniranje dokumenata na vašem mobilnom telefonu, s mogućnošću spremanja skeniranih dokumenata u Evernote. Nudi automatsko prepoznavanje teksta, prilagodbu slike, pa čak i mogućnost spremanja dokumenata kao bilješki u formatu slike.

Uz intuitivno sučelje, Evernote Scannable također je dobar izbor za sve koji traže jednostavno i učinkovito rješenje za skeniranje dokumenata.

Veja também:

• Naučite voziti na svom mobitelu – Otkrijte aplikacije!
• Naučite voziti na svom mobitelu – Otkrijte aplikacije!
• Mobilne aplikacije za praćenje: Kako preuzeti i koristiti

Zaključak

U današnje vrijeme sve je važnije imati pristup alatima koji omogućuju skeniranje dokumenata na učinkovit i praktičan način. Prilikom ocjenjivanja dostupnih aplikacija primijetili smo da postoje opcije koje zadovoljavaju različite potrebe, od korisnika koji traže jednostavno i brzo rješenje do onih koji trebaju naprednije značajke.

Bez obzira na vaš izbor, važno je da svoje dokumente skenirate jednostavno i brzo, bez potrebe da izlazite iz kuće ili odlazite u kopirnicu. Odaberite aplikaciju koja najbolje odgovara vašim potrebama i počnite lako i praktično skenirati svoje dokumente.

Na što treba paziti prije instalacije

• Učestalost ažuriranja. Aplikacija koja nije ažurirana više od godinu dana vjerojatno će se pokvariti sa sljedećom verzijom sustava.
• Radi izvan mreže. Mnogi od ovih uslužnih programa ne zahtijevaju pristup internetu. Ako aplikacija zahtijeva vezu za lokalni zadatak, trebali biste biti sumnjičavi.
• Veličina i korištenje memorije. Uslužne aplikacije trebaju biti lagane. One koje prelaze nekoliko stotina megabajta često sadrže oglase i alate za praćenje.
• Dozvole koje aplikacija zahtijeva. To je najbrži test pouzdanosti. Aplikacija za svjetiljku koja traži kontakte i lokaciju ne treba to da bi radila.

Što ove aplikacije ne rade

Prije instalacije, vrijedi upravljati svojim očekivanjima: postoje stvari koje nijedna aplikacija u ovoj kategoriji ne nudi.

• Značajke koje se oslanjaju na nedostajući hardver neće raditi putem softvera. Bez senzora, nijedna aplikacija ne može riješiti problem.
• Aplikacije koje obećavaju nemoguće funkcije često su reklamne platforme, a neke traže dopuštenja koja ne bi trebale.
• Nisu zamjena za profesionalnu opremu. Senzori mobitela služe za procjenu, a ne za tehnički precizna mjerenja.
• Aplikacije za čišćenje ne ubrzavaju trajno vaš uređaj: Android već samostalno upravlja memorijom.

Uobičajena pitanja

Moram li platiti da bih ga koristio/la?

U većini uslužnih programa, ne. Besplatna verzija s oglasima radi dobro, a plaćena verzija je za uklanjanje oglasa.

Kako mogu znati je li aplikacija pouzdana?

Pogledajte programera, broj recenzija, datum zadnjeg ažuriranja i tražena dopuštenja. To četiri zajedno mnogo govori.

Troši li puno baterije?

Ovisi što se izvodi u pozadini. Provjerite potrošnju po aplikaciji u postavkama i ograničite sve što je pretjerano.

Radi li bez interneta?

Oni koji obrađuju lokalno, da. Oni koji se oslanjaju na poslužitelj zahtijevaju vezu i šalju svoje podatke izvana.

Jesu li ove aplikacije sigurne?

Provjerite dopuštenja i broj pregleda. Treba izbjegavati svaki uslužni program koji traži pristup kontaktima, porukama ili pristupačnosti bez jasnog razloga.

Korak po korak za početak

1. Ponovno pokrenite prije nego što zaključite da je sporo. Velik dio sporosti nestaje ponovnim pokretanjem, bez potrebe za ikakvom aplikacijom.
2. Prije ugradnje usisavača provjerite što zauzima prostor. U Postavke › Pohrana, sam sustav prikazuje podjelu po vrsti. Gotovo uvijek krivci su videozapisi i predmemorija društvenih mreža.
3. Očistite predmemoriju većih aplikacija. Možete to učiniti aplikaciju po aplikaciju u postavkama, bez instaliranja ičega i bez gubitka prijave ili postavki.
4. Deinstalirajte sve što se nije otvaralo mjesecima. Popis prema vremenu korištenja nalazi se u postavkama. To je najtrajniji način uštede prostora.

Zamke koje hvataju gotovo sve

• Brisanje mape aplikacije putem upravitelja datoteka može rezultirati gubitkom podataka koji se ne mogu oporaviti.
• Vjerovanje aplikaciji koja obećava funkcionalnost bez odgovarajućeg senzora na uređaju.
• Instalirajte tri uslužna programa koji rade istu stvar, a svi rade u pozadini.
• Instaliranje programa za čišćenje koji obećava ubrzanje vašeg telefona - Android već samostalno upravlja memorijom, a poboljšanja ne traju dugo.

Alternativa koja je već uključena u sustav

Android i iPhone već uključuju značajke poput svjetiljke, snimača glasa, skeniranja dokumenata, čitača QR kodova, ravnala, kompasa, libele i snimanja zaslona. Prije instalacije vrijedi provjeriti postavke – mnogi ljudi instaliraju ono što već imaju.

Je li skenirana kopija pravno valjana?

Ovo je pitanje koje se uvijek postavlja i na koje u Brazilu postoji jednostavan odgovor. Zakon 13.874/2019, takozvani Zakon o ekonomskoj slobodi, utvrdio je da digitalizirani dokument, pod uvjetom da se digitalizacija provodi tehnikom koja jamči njegov integritet, proizvodi iste pravne učinke kao i original. Uredba 10.278/2020 detaljno je opisala tehničke zahtjeve.

Što standard zahtijeva, općenito govoreći:

• Digitalni potpis s certifikatom u skladu sa standardom ICP-Brasil ili korištenjem drugog načina dokazivanja autorstva i integriteta koji su stranke prihvatile.
• Obavezni metapodaci, kao što su datum i vrijeme skeniranja, identifikacija odgovorne osobe i uređaja.
• Ispravna rezolucija i format na očuvanje informacija.

Drugim riječima: fotografija dokumenta snimljena mobitelom i spremljena kao PDF nije u svim svrhama ekvivalentna originalu. Savršeno dobro služi za neformalno slanje, za provjeru, za odjel ljudskih resursa tvrtke koji je zatražio kopiju ili kao dokaz da ste nešto primili. Međutim, za zamjenu originala u formalnom procesu potreban je postupak s digitalnim potpisom.

Vrijedi znati o dva besplatna alata: elektroničkom potpisu dostupnom na platformi gov.br, koji vam omogućuje potpisivanje PDF-ova s valjanošću koju priznaju javna tijela, i ICP-Brasil certifikatu, koji se plaća i potreban je u formalnijim situacijama. Oba rješavaju većinu potreba onih koji digitaliziraju dokumente kod kuće.

Rezolucija, format i veličina datoteke.

Previsoko skeniranje generira ogromnu datoteku bez poboljšanja; prenisko skeniranje čini tekst nečitljivim i čini prepoznavanje znakova beskorisnim. Praktične reference:

• 200 dpi: Minimalni minimum za velike tekstove. Pogodno za brzu lekturu.
• 300 dpi: Standard za dokumente koji sadrže tekst. To je rezolucija pri kojoj optičko prepoznavanje dobro funkcionira i ispis je čitljiv.
• 400 do 600 dpi: potrebno za sitni tisak, nacrte, karte i povijesne dokumente.
• Iznad svega: To ima smisla samo za očuvanje zbirki.

Što se tiče načina rada u boji: obični tekstualni dokumenti izgledaju manji i čitljiviji u crno-bijeloj ili sivoj tehnici; dokumenti s žigovima, potpisima u boji, fotografijama ili pečatima zahtijevaju boju jer je u mnogim slučajevima boja element autentičnosti. U slučaju sumnje u vezi sa službenim dokumentom, skenirajte ga u boji.

Što se tiče formata: PDF je standard za dokumente s više stranica i čuva redoslijed i integritet. Postoji i PDF/A, varijanta dizajnirana za dugoročno arhiviranje, koja ugrađuje fontove i izbjegava vanjske ovisnosti. JPEG je prikladan za dokumente s jednom stranicom i neformalnu upotrebu, ali svako spremanje ponovno komprimira sliku.

Referentna veličina: A4 stranica teksta rezolucije 300 dpi, u sivim tonovima i dobro komprimirana, obično je između 100 i 300 KB. Ako vaša skenirana stranica ima 8 MB, konfiguracija je prevelika - a mnogi sustavi za slanje datoteka imaju ograničenja veličine.

OCR: pretvaranje slika u pravi tekst.

Optičko prepoznavanje znakova (OCR) je značajka koja razlikuje slikovnu datoteku od korisnog dokumenta. Bez njega, PDF je samo fotografija: ne možete pretraživati riječi, kopirati odlomke ili išta odabrati.

Što se mijenja kada se primijeni OCR?

• Pretraživanje ključnih riječi unutar datoteke i, ovisno o sustavu, u vlastitoj funkciji pretraživanja telefona.
• Kopija izvadaka bez ponovnog tipkanja.
• Pristupačnost. Čitači zaslona mogu čitati sadržaj, što nije moguće s čistom slikom.
• Automatska organizacija po sadržaju, umjesto po nazivu datoteke.

Što ometa prepoznavanje: rukom pisani tekst, ukrasni font, iskrivljeni dokument, sjene, niska rezolucija, zgužvani papir i tekst na obojenoj ili otisnutoj pozadini. Iako moderni OCR ispravno identificira većinu tiskanog teksta, on griješi s brojevima - a jedna pogrešna znamenka u vrijednosti ili CPF-u (brazilski porezni identifikacijski broj) stvara pravi problem. Važni dokumenti uvijek zahtijevaju provjeru prepoznatog teksta.

Vrijedi znati da i Android i iPhone već prepoznaju tekst na slikama unutar aplikacija za kameru i galeriju, bez potrebe za instaliranjem ičega. To rješava problem brzog kopiranja informacija s papira.

Tehnika hvatanja pet poena

Loše skeniranje gotovo nikada nije krivnja aplikacije. Obično je to zbog osvjetljenja i pozicioniranja.

1. Ravna, kontrastna površina. Bijeli papir na tamnom stolu omogućuje aplikaciji automatsko otkrivanje rubova. Na bijelom stolu otkrivanje ne uspijeva.
2. Difuzno i ujednačeno svjetlo. Nikada ne koristite bljeskalicu: stvara odsjaj u sredini i potamnjuje rubove. Najbolje je okruženje za snimanje blizu prozora, tijekom dana.
3. Ne bacajte sjenu na papir. Najčešća greška: samo tijelo blokira svjetlo. Postavite se bočno u odnosu na izvor svjetlosti.
4. Broj mobitela paralelan s dokumentom. Fotografiranje pod kutom zahtijeva korekciju perspektive, što uvijek malo iskrivljuje tekst.
5. Dodirnite za fokusiranje i pregled prije spremanja. Uvećajte sliku i provjerite jesu li manja slova jasna. Ponovno nanošenje na licu mjesta traje deset sekundi; kasnije otkrivanje traje dugo.

Za zgužvane ili presavijene papire, poslužit će zaglađivanje pod staklom, pod uvjetom da staklo ne reflektira svjetlost. Za dokumente s mnogo stranica uvijek održavajte istu udaljenost i osvjetljenje - datoteke sa stranicama različite svjetline neugodne su za čitanje.

Privatnost: kamo ide vaš dokument?

Ovo je najzanemarena točka. Fotografirate CPF (brazilski porezni identifikacijski broj), RG (brazilski nacionalni identifikacijski dokument), platne liste, dokaz o adresi, bankovne izvode - upravo skup podataka koji potiče prijevaru identiteta.

Posebne mjere opreza:

• Provjerite šalje li aplikacija podatke u oblak. Mnogi se procesi izvršavaju na poslužitelju. Ako se aplikacija izvodi u zrakoplovnom načinu rada, obrada je lokalna.
• Odaberite alate koji ne zahtijevaju registraciju. za osnovnu funkciju skeniranja.
• Čuvajte se web stranica za pretvorbu PDF-ova. Slanje ugovora ili osobnog dokumenta na besplatnu web stranicu za kompresiju ili konverziju znači predaju datoteke nepoznatoj trećoj strani.
• Izbrišite međufotografije iz galerije. Izvorna slika dokumenta obično ostaje tamo, i to je ono što se pojavljuje kada netko uzme mobitel.
• Zaštitite PDF lozinkom. Prilikom slanja osjetljivih podataka, nekoliko aplikacija to radi, a lozinka bi trebala biti poslana putem drugog kanala.
• Razmislite o dodavanju vodenog žiga kopijama osobnih iskaznica. Ispisivanje svrhe na slici - na primjer, naziva tvrtke i datuma - otežava njezinu zlouporabu.
• Pregledajte dopuštenja. Skeneru je potrebna kamera i pohrana. Ne trebaju mu kontakti, precizna lokacija ili mikrofon.

Još jedan savjet za organizaciju: imenujte svoje datoteke koristeći uzorak koji počinje datumom u formatu godina-mjesec-dan. Abecedni redoslijed automatski postaje kronološki, a pretraživanje dokumenta od prije dvije godine više nije mukotrpan zadatak.