Aplikácie na skenovanie dokumentov na mobilnom telefóne

Digitalizácia dokumentov je v našej rutine čoraz bežnejšou potrebou. Ukladanie dokumentov v digitálnom formáte prináša mnohé výhody, ako napríklad dostupnosť a bezpečnosť. Nie vždy je však možné alebo praktické použiť na vykonanie tohto skenovania počítač. Tu prichádzajú na rad aplikácie na skenovanie dokumentov vo vašom mobilnom telefóne.

Tieto aplikácie sú jednoduchým a efektívnym riešením pre tých, ktorí potrebujú digitalizovať dokumenty a chcú sa vyhnúť papierovej dezorganizácii doma alebo v kancelárii.

S toľkými dostupnými možnosťami môže byť výber tej najlepšej aplikácie výzvou. Ale nebojte sa, v tomto článku vám predstavíme tie najlepšie aplikácie na skenovanie dokumentov vo vašom mobilnom telefóne.

5 najlepších aplikácií na skenovanie dokumentov na vašom mobilnom telefóne

Objavte najlepšie aplikácie na skenovanie dokumentov na svojom mobilnom telefóne a vyberte si tú, ktorá najlepšie vyhovuje vašim potrebám. Pamätajte, že každá aplikácia má rôzne funkcie a zdroje, preto venujte pozornosť nášmu zoznamu nižšie:

1. Adobe Scan

Adobe Scan je jednou z najlepších možností na skenovanie dokumentov na vašom mobilnom telefóne. Ponúka automatické rozpoznávanie textu a premieňa vaše fotografie na upraviteľné súbory PDF.

Vďaka intuitívnemu rozhraniu môžete tiež skenovať dokumenty a automaticky ich ukladať do cloudu pre neskorší prístup. Okrem toho vám Adobe Scan tiež umožňuje upraviť obrázok a opraviť deformácie, aby sa zabezpečila vysoká kvalita skenovania.

2. CamScanner

CamScanner je ďalšia populárna aplikácia na skenovanie dokumentov na vašom mobilnom telefóne. Umožňuje vám upraviť obraz, opraviť deformácie a dokonca pridať poznámky k naskenovaným dokumentom.

CamScanner tiež umožňuje zdieľať súbory s ostatnými používateľmi prostredníctvom odkazov alebo sociálnych sietí. Ďalej má aplikácia veľké množstvo zdrojov a možnosť cloudového úložiska. Preto je CamScanner solídnou voľbou na skenovanie dokumentov.

3. Objektív Microsoft Office

Microsoft Office Lens je možnosť skenovania dokumentov s ďalšími funkciami. Je to preto, že s ním je možné získať automatické rozpoznávanie textu a úpravu obrazu.

Umožňuje vám tiež ukladať dokumenty do OneNote, OneDrive alebo odosielať e-mailom.

Microsoft Office Lens je životaschopnou voľbou pre tých, ktorí už používajú balík produktivity od Microsoftu a hľadajú možnosť skenovania dokumentov s extra funkciami.

4. disk Google

Google Drive je tiež jednoduchým riešením na skenovanie dokumentov vo vašom mobilnom telefóne s možnosťou ukladania naskenovaných dokumentov do cloudu. Umožňuje vám skenovať dokumenty pomocou fotoaparátu mobilného telefónu a ukladať ich priamo do vášho účtu na Disku Google.

Disk Google navyše ponúka aj základné funkcie na úpravu obrázkov, ako je korekcia skreslenia a úprava jasu.

5. Skenovateľné Evernote

Evernote Scannable je jednoducho použiteľná možnosť skenovania dokumentov na vašom mobilnom telefóne s možnosťou ukladať naskenované dokumenty do Evernote. Ponúka automatické rozpoznávanie textu, úpravu obrázkov a dokonca aj možnosť ukladať dokumenty ako poznámky v obrazovom formáte.

S intuitívnym rozhraním je Evernote Scannable tiež dobrou voľbou pre tých, ktorí hľadajú jednoduché a efektívne riešenie na skenovanie dokumentov.

Veja também:

• Naučte sa šoférovať na svojom mobilnom telefóne – objavte aplikácie!
• Naučte sa šoférovať na svojom mobilnom telefóne – objavte aplikácie!
• Aplikácie na sledovanie mobilných telefónov: Ako stiahnuť a používať

Záver

V súčasnosti je čoraz dôležitejšie mať prístup k nástrojom, ktoré umožňujú skenovanie dokumentov efektívnym a praktickým spôsobom. Pri hodnotení dostupných aplikácií sme si všimli, že existujú možnosti, ktoré spĺňajú rôzne potreby, od používateľov hľadajúcich jednoduché a rýchle riešenie až po tých, ktorí potrebujú pokročilejšie funkcie.

Bez ohľadu na váš výber je dôležité, že svoje dokumenty môžete skenovať rýchlo a jednoducho, bez toho, aby ste museli opustiť svoj domov alebo ísť do kopírky. Vyberte si aplikáciu, ktorá najlepšie vyhovuje vašim potrebám, a začnite skenovať dokumenty jednoducho a pohodlne.

Na čo si dať pozor pred inštaláciou

• Frekvencia aktualizácií. Aplikácia, ktorá nebola aktualizovaná viac ako rok, pravdepodobne prestane fungovať s ďalšou verziou systému.
• Funguje to offline. Mnohé z týchto nástrojov nevyžadujú prístup na internet. Ak aplikácia vyžaduje pripojenie pre lokálnu úlohu, mali by ste byť podozrievaví.
• Veľkosť a využitie pamäte. Úžitkové aplikácie by mali byť ľahké. Tie, ktoré presahujú niekoľko stoviek megabajtov, často obsahujú reklamy a sledovacie programy.
• Povolenia, ktoré aplikácia požaduje. Je to najrýchlejší test spoľahlivosti. Aplikácia na baterku, ktorá žiada o kontakty a polohu, to na fungovanie nepotrebuje.

Čo tieto aplikácie nerobia

Pred inštaláciou sa oplatí ujasniť si svoje očakávania: existujú veci, ktoré žiadna aplikácia v tejto kategórii neponúka.

• Funkcie, ktoré sa spoliehajú na chýbajúci hardvér, nebudú fungovať prostredníctvom softvéru. Bez senzora žiadna aplikácia nedokáže problém vyriešiť.
• Aplikácie, ktoré sľubujú nemožné funkcie, sú často reklamné platformy a niektoré vyžadujú povolenia, ktoré by nemali.
• Nie sú náhradou za profesionálne vybavenie. Senzory mobilných telefónov slúžia na odhad, nie na technicky presné merania.
• Čistiace aplikácie trvalo nezrýchľujú vaše zariadenie: Android už spravuje pamäť sám.

Časté otázky

Musím za jeho používanie platiť?

Vo väčšine utilít nie. Bezplatná verzia s reklamami funguje dobre a platená verzia slúži na odstránenie reklám.

Ako zistím, či je aplikácia dôveryhodná?

Pozrite sa na vývojára, počet recenzií, dátum poslednej aktualizácie a požadované povolenia. Tieto štyri faktory spolu veľa hovoria.

Spotrebuje veľa batérie?

Záleží to od toho, čo beží na pozadí. Skontrolujte si v nastaveniach spotrebu pre jednotlivé aplikácie a obmedzte všetko, čo je nadmerné.

Funguje to bez internetu?

Tie, ktoré spracovávajú lokálne, áno. Tie, ktoré sa spoliehajú na server, vyžadujú pripojenie a odosielajú svoje dáta externe.

Sú tieto aplikácie bezpečné?

Skontrolujte povolenia a počet recenzií. Vyhnite sa akémukoľvek nástroju, ktorý požaduje prístup ku kontaktom, správam alebo prístupnosti bez jasného dôvodu.

Postup krok za krokom, ako začať

1. Reštartujte predtým, ako dospejete k záveru, že je to pomalé. Veľká časť pomalosti zmizne po reštarte bez potreby akejkoľvek aplikácie.
2. Pred inštaláciou vysávača si overte, čo zaberá miesto. V časti Nastavenia › Úložisko systém sám zobrazuje rozdelenie podľa typu. Na vine sú takmer vždy videá a vyrovnávacia pamäť sociálnych médií.
3. Vymažte vyrovnávaciu pamäť väčších aplikácií. Môžete to urobiť aplikáciu po aplikácii v nastaveniach, bez inštalácie čohokoľvek a bez straty prihlasovacích údajov alebo nastavení.
4. Odinštalujte všetko, čo sa mesiace neotvorilo. Zoznam podľa času používania je v nastaveniach. Je to najtrvalejší spôsob, ako ušetriť miesto.

Pasce, ktoré chytia takmer každého

• Odstránenie priečinka aplikácie prostredníctvom správcu súborov môže viesť k strate údajov, ktoré nie je možné obnoviť.
• Dôverovať aplikácii, ktorá sľubuje funkčnosť bez toho, aby mala na zariadení zodpovedajúci senzor.
• Nainštalujte tri nástroje, ktoré robia to isté, všetky spustené na pozadí.
• Inštalácia čističa, ktorý sľubuje zrýchlenie vášho telefónu – Android už spravuje pamäť sám a zisky netrvajú dlho.

Alternatíva, ktorá je už zahrnutá v systéme

Android a iPhone už obsahujú funkcie ako baterka, hlasový záznamník, skenovanie dokumentov, čítačka QR kódov, pravítko, kompas, vodováha a nahrávanie obrazovky. Pred inštaláciou sa oplatí skontrolovať nastavenia – veľa ľudí si inštaluje to, čo už má.

Je naskenovaná kópia právne platná?

Toto je otázka, ktorá sa v Brazílii vždy objavuje a na ktorú existuje jednoduchá odpoveď. Zákon 13.874/2019, takzvaný zákon o hospodárskej slobode, stanovil, že digitalizovaný dokument, za predpokladu, že digitalizácia sa vykoná pomocou techniky, ktorá zaručuje jeho integritu, má rovnaké právne účinky ako originál. Dekrét 10.278/2020 podrobne stanovil technické požiadavky.

Čo štandard vyžaduje vo všeobecnosti:

• Digitálny podpis s certifikátom v súlade s normou ICP-Brasil alebo s použitím iného spôsobu preukázania autorstva a integrity akceptovaného stranami.
• Požadované metadáta, ako napríklad dátum a čas skenovania, identifikácia zodpovednej osoby a zariadenia.
• Správne rozlíšenie a formát k uchovávaniu informácií.

Inými slovami: fotografia dokumentu zhotovená mobilným telefónom a uložená ako PDF nie je vo všetkých prípadoch ekvivalentom originálu. Výborne poslúži na neformálne odoslanie, na overenie, pre personálne oddelenie spoločnosti, ktoré si vyžiadalo kópiu, alebo ako dôkaz o tom, že ste niečo dostali. Na nahradenie originálu vo formálnom procese je však potrebný postup s digitálnym podpisom.

Za zmienku stoja dva bezplatné nástroje: elektronický podpis dostupný na platforme gov.br, ktorý umožňuje podpisovať PDF súbory s platnosťou uznanou verejnými orgánmi, a certifikát ICP-Brasil, ktorý je platený a vyžaduje sa vo formálnejších situáciách. Oba riešia väčšinu potrieb tých, ktorí digitalizujú dokumenty doma.

Rozlíšenie, formát a veľkosť súboru.

Príliš vysoké skenovanie vytvára obrovský súbor bez zisku; príliš nízke skenovanie robí text nečitateľným a robí rozpoznávanie znakov nepoužiteľným. Praktické referencie:

• 200 dpi: Minimálne minimum pre rozsiahle texty. Vhodné pre rýchlu korektúru.
• 300 dpi: Štandard pre dokumenty obsahujúce text. Je to rozlíšenie, pri ktorom optické rozpoznávanie funguje dobre a výtlačok je čitateľný.
• 400 až 600 dpi: potrebné pre drobné písmo, plány, mapy a historické dokumenty.
• Predovšetkým: Má to zmysel len pre zachovanie zbierok.

Pokiaľ ide o farebný režim: dokumenty s obyčajným textom sa javia menšie a čitateľnejšie v čiernobielom prevedení alebo v odtieňoch sivej; dokumenty s pečiatkami, farebnými podpismi, fotografiami alebo pečaťami vyžadujú farbu, pretože v mnohých prípadoch je farba prvkom autenticity. V prípade pochybností o oficiálnom dokumente ho naskenujte farebne.

Pokiaľ ide o formát: PDF je štandardom pre viacstranové dokumenty a zachováva poriadok a integritu. Existuje aj PDF/A, variant určený na dlhodobú archiváciu, ktorý vkladá písma a vyhýba sa externým závislostiam. JPEG je vhodný na jednostranové a neformálne použitie, ale každé uloženie obrázok znova komprimuje.

Referenčná veľkosť: strana textu A4 s rozlíšením 300 dpi, v odtieňoch sivej a dobre komprimovaná, má zvyčajne veľkosť medzi 100 a 300 KB. Ak má vaša naskenovaná strana 8 MB, konfigurácia je predimenzovaná – a mnohé systémy na odosielanie súborov majú obmedzenia veľkosti.

OCR: transformácia obrázkov na skutočný text.

Optické rozpoznávanie znakov (OCR) je funkcia, ktorá odlišuje obrazový súbor od užitočného dokumentu. Bez nej je PDF iba fotografiou: nemôžete vyhľadávať slová, kopírovať pasáže ani nič vyberať.

Čo sa zmení po použití OCR?

• Vyhľadávanie kľúčových slov v súbore a v závislosti od systému aj vo vlastnej vyhľadávacej funkcii telefónu.
• Kópia výňatkov bez prepisovania.
• Prístupnosť. Čítačky obrazovky dokážu prečítať obsah, čo nie je možné s čistým obrázkom.
• Automatická organizácia podľa obsahu, namiesto podľa názvu súboru.

Čo bráni rozpoznávaniu: ručne písaný text, ozdobné písmo, krivý dokument, tiene, nízke rozlíšenie, pokrčený papier a text na farebnom alebo opečiatkovanom pozadí. Hoci moderné OCR správne identifikuje väčšinu tlačeného textu, robí chyby s číslami – a jediná nesprávna číslica v hodnote alebo čísle CPF (brazílske daňové identifikačné číslo) vytvára skutočný problém. Dôležité dokumenty vždy vyžadujú overenie rozpoznaného textu.

Za zmienku stojí, že Android aj iPhone už rozpoznávajú text na obrázkoch v aplikáciách fotoaparátu a galérie bez nutnosti inštalácie čohokoľvek. To rieši problém rýchleho kopírovania informácií z papiera.

Technika päťbodového zachytenia

Slabé skenovanie takmer nikdy nie je chybou aplikácie. Zvyčajne je to spôsobené osvetlením a umiestnením.

1. Plochý, kontrastný povrch. Biely papier na tmavom stole umožňuje aplikácii automaticky rozpoznať okraje. Na bielom stole detekcia zlyhá.
2. Difúzne a rovnomerné svetlo. Nikdy nepoužívajte blesk: vytvára odlesky v strede a stmavuje okraje. Najlepšie nastavenie je počas dňa blízko okna.
3. Nevrhajte tieň na papier. Najčastejšia chyba: samotné telo blokuje svetlo. Postavte sa bokom vzhľadom na zdroj svetla.
4. Číslo mobilného telefónu uvedené súbežne s dokumentom. Fotografovanie pod uhlom si vyžaduje korekciu perspektívy, ktorá vždy trochu skresľuje text.
5. Klepnutím zaostrite a pred uložením si prečítajte. Zväčšite obrázok a skontrolujte, či sú menšie písmená zreteľné. Prerobenie na mieste trvá desať sekúnd; jeho neskoršie objavenie si vyžaduje čas.

Pokrčené alebo preložené papiere postačí vyhladiť pod sklom, pokiaľ sklo neodráža svetlo. Pri dokumentoch s mnohými stranami vždy dodržiavajte rovnakú vzdialenosť a osvetlenie – súbory so stranami s rôznym jasom sa čítajú nepríjemne.

Súkromie: kam sa váš dokument uloží?

Toto je najviac prehliadaný bod. Fotografujete CPF (brazílske daňové identifikačné číslo), RG (brazílsky národný preukaz totožnosti), výplatné pásky, doklady o adrese, bankové výpisy – presne tie údaje, ktoré podporujú podvody s identitou.

Špecifické opatrenia:

• Skontrolujte, či aplikácia odosiela údaje do cloudu. Mnoho procesov sa vykonáva na serveri. Ak aplikácia beží v režime v lietadle, spracovanie je lokálne.
• Vyberte si nástroje, ktoré nevyžadujú registráciu. pre základnú funkciu skenovania.
• Dajte si pozor na webové stránky na konverziu PDF. Odoslanie zmluvy alebo osobného dokumentu na bezplatnú webovú stránku na kompresiu alebo konverziu znamená odovzdanie súboru neznámej tretej strane.
• Odstráňte prechodné fotografie z galérie. Pôvodný obrázok dokumentu tam zvyčajne zostáva a práve ten sa zobrazí, keď niekto zdvihne mobilný telefón.
• Chráňte PDF súbor heslom. Pri odosielaní citlivých údajov to robí niekoľko aplikácií a heslo by sa malo odoslať cez iný kanál.
• Zvážte vodoznak na kópiách občianskych preukazov. Napísanie účelu na obrázku – napríklad názvu a dátumu spoločnosti – sťažuje jeho zneužitie.
• Skontrolujte povolenia. Skener potrebuje kameru a úložisko. Nepotrebuje kontakty, presnú polohu ani mikrofón.

Jeden posledný tip na organizáciu: pomenujte svoje súbory podľa vzoru, ktorý začína dátumom vo formáte rok-mesiac-deň. Abecedné poradie sa automaticky zmení na chronologické a vyhľadávanie dokumentu spred dvoch rokov už nie je namáhavou úlohou.