Applicazioni per scansionare documenti su dispositivi mobili

La scansione dei documenti è un'esigenza sempre più comune nella nostra routine. Conservare i documenti in formato digitale porta molti vantaggi, come l'accessibilità e la sicurezza. Tuttavia, non è sempre possibile o pratico utilizzare un computer per eseguire questa scansione. È qui che entrano in gioco le app per scansionare documenti sul tuo cellulare.

Queste app sono una soluzione semplice ed efficiente per chiunque abbia bisogno di digitalizzare documenti e voglia evitare l'ingombro della carta a casa o in ufficio.

Con così tante opzioni disponibili, scegliere la migliore app può essere difficile. Ma non preoccuparti, in questo articolo ti presenteremo le migliori app per scansionare documenti sul tuo cellulare.

Le 5 migliori app per scansionare documenti sul cellulare

Scopri le migliori app per scansionare i tuoi documenti sul cellulare e scegli quella più adatta alle tue esigenze. Ricordando che ogni applicazione ha caratteristiche e caratteristiche diverse, quindi resta sintonizzato per il nostro elenco di seguito:

1. Scansione Adobe

Adobe Scan è una delle migliori opzioni per la scansione di documenti su dispositivi mobili. Offre il riconoscimento automatico del testo, trasformando le tue foto in file PDF modificabili.

Con un'interfaccia intuitiva, puoi anche scansionare documenti e salvarli automaticamente nel cloud per un accesso successivo. Inoltre, Adobe Scan consente anche di regolare l'immagine e correggere le distorsioni per garantire una scansione di alta qualità.

2. CamScanner

CamScanner è un'altra app popolare per la scansione di documenti su dispositivi mobili. Ti consente di regolare l'immagine, correggere le distorsioni e persino aggiungere note ai documenti scansionati.

CamScanner ti consente anche di condividere file con altri utenti tramite link o social network. Inoltre, l'applicazione ha una grande quantità di risorse e la possibilità di archiviazione nel cloud. Pertanto, CamScanner è una scelta solida per la scansione di documenti.

3. Obiettivo Microsoft Office

Microsoft Office Lens è un'opzione per la scansione di documenti con funzionalità aggiuntive. Questo perché, con esso, è possibile ottenere il riconoscimento automatico del testo e la regolazione dell'immagine.

Consente inoltre di salvare i documenti su OneNote, OneDrive o di inviarli via e-mail.

Microsoft Office Lens è una scelta praticabile per chiunque utilizzi già la suite di produttività di Microsoft e cerchi un'opzione di scansione dei documenti con funzionalità extra.

4. Google Drive

Google Drive è anche una soluzione semplice per la scansione di documenti su dispositivi mobili, con la possibilità di archiviare i documenti scansionati nel cloud. Ti consente di scansionare documenti con la fotocamera di un cellulare e salvarli direttamente sul tuo account Google Drive.

Inoltre, Google Drive offre anche funzionalità di modifica delle immagini di base come la correzione delle distorsioni e la regolazione della luminosità.

5. Evernote scansionabile

Evernote Scannable è un'opzione facile da usare per la scansione di documenti sul tuo telefono cellulare, con la possibilità di salvare i documenti scansionati su Evernote. Offre il riconoscimento automatico del testo, la regolazione dell'immagine e persino la possibilità di salvare i documenti come note in formato immagine.

Con un'interfaccia intuitiva, Evernote Scannable è anche una buona scelta per chiunque cerchi una soluzione semplice ed efficiente per la scansione di documenti.

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Conclusione

Al giorno d'oggi, è sempre più importante avere accesso a strumenti che consentano la scansione dei documenti in modo efficiente e pratico. Nel valutare le applicazioni disponibili, abbiamo notato che ci sono opzioni che soddisfano esigenze diverse, dagli utenti che cercano una soluzione semplice e veloce a coloro che necessitano di funzionalità più avanzate.

Indipendentemente dalla tua scelta, l'importante è che tu possa scansionare i tuoi documenti in modo facile e veloce, senza dover uscire di casa o recarti in copisteria. Scegli l'app più adatta alle tue esigenze e inizia a scansionare i tuoi documenti in modo semplice e comodo.

Cosa controllare prima dell'installazione

• Frequenza di aggiornamento. Un'app che non viene aggiornata da più di un anno rischia di smettere di funzionare con la prossima versione del sistema.
• Funziona offline. Molte di queste utility non richiedono l'accesso a Internet. Se un'app richiede una connessione per un'attività locale, dovresti insospettirti.
• Dimensioni e utilizzo della memoria. Le applicazioni di utilità dovrebbero essere leggere. Quelle che superano qualche centinaio di megabyte spesso contengono pubblicità e tracker.
• Autorizzazioni richieste dall'applicazione. È il test più rapido per verificarne l'affidabilità. Un'app torcia che richiede contatti e posizione non ne ha bisogno per funzionare.

Cosa non fanno queste app

Prima di installarla, è bene ridimensionare le proprie aspettative: ci sono cose che nessuna app di questa categoria è in grado di offrire.

• Le funzionalità che dipendono da componenti hardware mancanti non funzioneranno tramite software. Senza il sensore, nessuna applicazione può risolvere il problema.
• Le app che promettono funzioni impossibili sono spesso piattaforme pubblicitarie e alcune richiedono autorizzazioni che non dovrebbero.
• Non sostituiscono le apparecchiature professionali. I sensori dei telefoni cellulari servono per le stime, non per misurazioni tecnicamente precise.
• Le app di pulizia non velocizzano permanentemente il dispositivo: Android gestisce già la memoria in modo autonomo.

Domande comuni

Devo pagare per usarlo?

Nella maggior parte dei programmi di utilità, no. La versione gratuita con pubblicità funziona bene, mentre la versione a pagamento serve per rimuovere gli annunci.

Come faccio a sapere se un'app è affidabile?

Considera lo sviluppatore, il numero di recensioni, la data dell'ultimo aggiornamento e le autorizzazioni richieste. Questi quattro elementi insieme dicono molto.

Consuma molta batteria?

Dipende da cosa è in esecuzione in background. Controlla l'utilizzo di ciascuna app nelle impostazioni e limita quello eccessivo.

Funziona anche senza internet?

Quelli che elaborano i dati localmente, sì. Quelli che si affidano a un server richiedono una connessione e inviano i dati esternamente.

Queste app sono sicure?

Verifica le autorizzazioni e il numero di recensioni. Evita qualsiasi applicazione che richieda l'accesso a contatti, messaggi o accessibilità senza una valida ragione.

Guida passo passo per iniziare

1. Riavvia il programma prima di concludere che sia lento. Gran parte della lentezza scompare con un riavvio, senza bisogno di alcuna applicazione.
2. Prima di installare un aspirapolvere, controlla cosa occupa spazio. In Impostazioni › Archiviazione, il sistema mostra la ripartizione per tipologia. Quasi sempre i responsabili sono le cache di video e social media.
3. Cancella la cache delle applicazioni più pesanti. È possibile farlo app per app nelle impostazioni, senza installare nulla e senza perdere le credenziali di accesso o le impostazioni.
4. Disinstalla tutto ciò che non hai aperto negli ultimi mesi. L'elenco in base al tempo di utilizzo si trova nelle impostazioni. È il modo più efficace per risparmiare spazio.

Trappole che catturano quasi tutti

• L'eliminazione di una cartella di un'applicazione tramite il gestore file può comportare la perdita di dati irreversibili.
• Affidarsi a un'app che promette funzionalità senza avere il sensore corrispondente sul dispositivo.
• Installa tre utility che svolgono la stessa funzione, tutte in esecuzione in background.
• Installare un'app di pulizia che promette di velocizzare il telefono non è consigliabile, dato che Android gestisce già la memoria in modo autonomo e i vantaggi non sono duraturi.

L'alternativa che è già inclusa nel sistema

Android e iPhone includono già funzionalità come torcia, registratore vocale, scansione di documenti, lettore di codici QR, righello, bussola, livella e registrazione dello schermo. Prima di installarle, è consigliabile controllare le impostazioni: molte persone installano app già presenti sul dispositivo.

Una copia scansionata è legalmente valida?

Questa è una domanda che si pone di continuo e che in Brasile ha una risposta semplice. La legge 13.874/2019, la cosiddetta Legge sulla Libertà Economica, ha stabilito che un documento digitalizzato, a condizione che la digitalizzazione avvenga con una tecnica che ne garantisca l'integrità, produce gli stessi effetti giuridici dell'originale. Il decreto 10.278/2020 ha specificato i requisiti tecnici.

In linea generale, ecco cosa richiede lo standard:

• Firma digitale con un certificato conforme allo standard ICP-Brasil, oppure utilizzando un altro mezzo di prova di paternità e integrità accettato dalle parti.
• Metadati richiesti, come la data e l'ora della scansione, l'identificazione della persona responsabile e del dispositivo.
• Risoluzione e formato corretti alla conservazione delle informazioni.

In altre parole: una foto di un documento scattata con un cellulare e salvata come PDF non è equivalente all'originale in tutti i casi. Va benissimo per invii informali, per verifica, per l'ufficio risorse umane dell'azienda che ha richiesto una copia o come prova di ricezione. Tuttavia, per sostituire l'originale in un processo formale, è necessaria una procedura con firma digitale.

Vale la pena conoscere due strumenti gratuiti: la firma elettronica disponibile sulla piattaforma gov.br, che consente di firmare PDF con validità riconosciuta dagli enti pubblici, e il certificato ICP-Brasil, a pagamento e richiesto in situazioni più formali. Entrambi soddisfano la maggior parte delle esigenze di chi digitalizza documenti a casa.

Risoluzione, formato e dimensioni del file.

Una scansione troppo alta genera un file enorme senza alcun vantaggio; una scansione troppo bassa rende il testo illeggibile e vanifica il riconoscimento dei caratteri. Riferimenti pratici:

• 200 dpi: Minimo indispensabile per testi lunghi. Adatto per una correzione di bozze rapida.
• 300 dpi: Lo standard per i documenti contenenti testo. È la risoluzione alla quale il riconoscimento ottico funziona correttamente e la stampa risulta leggibile.
• Da 400 a 600 dpi: Necessario per caratteri piccoli, progetti, mappe e documenti storici.
• Soprattutto: Ha senso solo ai fini della conservazione delle collezioni.

Per quanto riguarda la modalità colore: i documenti di testo semplice appaiono più piccoli e più leggibili in bianco e nero o in scala di grigi; i documenti con timbri, firme colorate, foto o sigilli richiedono il colore, perché in molti casi il colore è un elemento di autenticità. In caso di dubbio su un documento ufficiale, è consigliabile scansionarlo a colori.

Per quanto riguarda il formato: il PDF è lo standard per i documenti multipagina e preserva l'ordine e l'integrità. Esiste anche il PDF/A, una variante pensata per l'archiviazione a lungo termine, che incorpora i font ed evita dipendenze esterne. Il JPEG è adatto per documenti a pagina singola e per un utilizzo informale, ma ogni salvataggio ricomprime l'immagine.

Riferimento alle dimensioni: una pagina A4 di testo a 300 dpi, in scala di grigi e ben compressa, ha in genere una dimensione compresa tra 100 e 300 KB. Se la pagina scansionata è di 8 MB, la configurazione è sovradimensionata e molti sistemi di invio file hanno limiti di dimensione.

OCR: trasformare le immagini in testo reale.

Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è la funzionalità che distingue un file immagine da un documento utilizzabile. Senza di esso, un PDF è solo una fotografia: non è possibile cercare parole, copiare passaggi o selezionare alcunché.

Cosa cambia quando si applica la tecnologia OCR?

• Ricerca per parole chiave all'interno del file e, a seconda del sistema, nella funzione di ricerca del telefono stesso.
• Copia di estratti senza riscrivere.
• Accessibilità. I lettori di schermo possono leggere il contenuto, cosa impossibile con una semplice immagine.
• Organizzazione automatica in base al contenuto, anziché in base al nome del file.

Cosa ostacola il riconoscimento: testo scritto a mano, caratteri decorativi, documenti inclinati, ombre, bassa risoluzione, carta stropicciata e testo su sfondo colorato o stampato. Sebbene i moderni sistemi OCR identifichino correttamente la maggior parte del testo stampato, commettono errori con i numeri, e una singola cifra errata in un valore o in un codice fiscale brasiliano (CPF) può rappresentare un serio problema. I documenti importanti richiedono sempre la verifica del testo riconosciuto.

È utile sapere che sia Android che iPhone riconoscono già il testo nelle immagini all'interno delle app Fotocamera e Galleria, senza bisogno di installare nulla. Questo risolve il problema di copiare rapidamente informazioni da un foglio di carta.

La tecnica di cattura a cinque punti

Una scansione di scarsa qualità non è quasi mai colpa dell'app. Di solito è dovuta all'illuminazione e al posizionamento.

1. Superficie piana e a contrasto. Un foglio di carta bianca su un tavolo scuro consente all'applicazione di rilevare automaticamente i bordi. Su un tavolo bianco, il rilevamento fallisce.
2. Luce diffusa e uniforme. Non usare mai il flash: crea un riflesso al centro e scurisce i bordi. La situazione migliore è vicino a una finestra, durante il giorno.
3. Non proiettare ombra sul foglio. L'errore più comune: il corpo stesso blocca la luce. Posizionati lateralmente rispetto alla sorgente luminosa.
4. Numero di cellulare a fianco del documento. Fotografare da un'angolazione richiede una correzione prospettica, che distorce sempre leggermente il testo.
5. Tocca per mettere a fuoco e rivedere prima di salvare. Ingrandisci l'immagine e verifica se le lettere più piccole sono nitide. Rifarlo subito richiede dieci secondi; scoprirlo in seguito richiede un viaggio.

Per i fogli stropicciati o piegati, distenderli sotto un vetro può essere utile, purché il vetro non rifletta la luce. Per i documenti con molte pagine, mantenete sempre la stessa distanza e la stessa illuminazione: i documenti con pagine di luminosità diversa sono sgradevoli da leggere.

Privacy: dove vengono salvati i tuoi documenti?

Questo è il punto più trascurato. State fotografando il CPF (codice fiscale brasiliano), la RG (carta d'identità nazionale brasiliana), le buste paga, i documenti che attestano la residenza, gli estratti conto bancari: esattamente l'insieme di dati che alimenta le frodi d'identità.

Precauzioni specifiche:

• Verifica se l'app invia i dati al cloud. Molti processi vengono eseguiti su un server. Se l'applicazione è in esecuzione in modalità aereo, l'elaborazione è locale.
• Scegli strumenti che non richiedono registrazione. per la funzione base di scansione.
• Attenzione ai siti web di conversione in PDF. Inviare un contratto o un documento personale a un sito web gratuito di compressione o conversione significa consegnare il file a una terza parte sconosciuta.
• Elimina le foto intermedie dalla galleria. L'immagine originale del documento di solito rimane lì, ed è quella che appare quando qualcuno prende in mano il cellulare.
• Proteggi il PDF con una password. Quando si inviano dati sensibili, diverse applicazioni lo fanno, e la password dovrebbe essere inviata tramite un canale diverso.
• Valuta la possibilità di apporre una filigrana sulle copie delle carte d'identità. Scrivere lo scopo sull'immagine, ad esempio il nome dell'azienda e la data, rende più difficile che venga utilizzata in modo improprio.
• Rivedi le autorizzazioni. Uno scanner necessita di una fotocamera e di spazio di archiviazione. Non ha bisogno di contatti, di una posizione precisa o di un microfono.

Un ultimo consiglio organizzativo: nominate i vostri file seguendo uno schema che inizi con la data nel formato anno-mese-giorno. L'ordinamento alfabetico diventa automaticamente cronologico e cercare un documento di due anni fa non sarà più un'impresa ardua.