Aplikace pro skenování dokumentů na mobilu

Skenování dokumentů je v naší rutině stále běžnější potřebou. Ukládání dokumentů v digitálním formátu přináší mnoho výhod, jako je dostupnost a bezpečnost. Ne vždy je však možné nebo praktické použít k tomuto skenování počítač. Zde přichází na řadu aplikace pro skenování dokumentů ve vašem mobilním telefonu.

Tyto aplikace jsou jednoduchým a efektivním řešením pro každého, kdo potřebuje digitalizovat dokumenty a chce se vyhnout nepořádku papíru doma nebo v kanceláři.

S tolika dostupnými možnostmi může být výběr nejlepší aplikace náročný. Ale nebojte se, v tomto článku vám představíme ty nejlepší aplikace pro skenování dokumentů na vašem mobilním telefonu.

5 nejlepších aplikací pro skenování dokumentů na vašem mobilním telefonu

Seznamte se s nejlepšími aplikacemi pro skenování dokumentů na vašem mobilním telefonu a vyberte si tu, která nejlépe vyhovuje vašim potřebám. Pamatujte, že každá aplikace má jiné funkce a funkce, takže sledujte náš seznam níže:

1. Adobe Scan

Adobe Scan je jednou z nejlepších možností pro skenování dokumentů na mobilu. Nabízí automatické rozpoznávání textu a mění vaše fotografie na upravitelné soubory PDF.

Díky intuitivnímu rozhraní můžete také skenovat dokumenty a automaticky je ukládat do cloudu pro pozdější přístup. Kromě toho vám Adobe Scan také umožňuje upravit obrázek a opravit zkreslení pro zajištění vysoké kvality skenování.

2. CamScanner

CamScanner je další populární aplikace pro skenování dokumentů na mobilu. Umožňuje upravit obraz, opravit deformace a dokonce přidat poznámky k naskenovaným dokumentům.

CamScanner také umožňuje sdílet soubory s ostatními uživateli prostřednictvím odkazů nebo sociálních sítí. Aplikace navíc disponuje velkým množstvím prostředků a možností cloudového úložiště. Proto je CamScanner dobrou volbou pro skenování dokumentů.

3. Objektiv Microsoft Office

Microsoft Office Lens je možnost skenování dokumentů s dalšími funkcemi. Je to proto, že s ním je možné získat automatické rozpoznávání textu a úpravu obrazu.

Umožňuje také ukládat dokumenty do OneNotu, OneDrive nebo je odesílat e-mailem.

Microsoft Office Lens je životaschopnou volbou pro každého, kdo již používá sadu produktivity společnosti Microsoft a hledá možnost skenování dokumentů s dalšími funkcemi.

4. Disk Google

Disk Google je také jednoduchým řešením pro skenování dokumentů na mobilu s možností ukládat naskenované dokumenty do cloudu. Umožňuje skenovat dokumenty pomocí fotoaparátu mobilního telefonu a ukládat je přímo na váš účet na Disku Google.

Disk Google navíc nabízí také základní funkce pro úpravu obrázků, jako je korekce zkreslení a úprava jasu.

5. Skenovatelný Evernote

Evernote Scannable je snadno použitelná možnost skenování dokumentů na vašem mobilním telefonu s možností ukládat naskenované dokumenty do Evernote. Nabízí automatické rozpoznávání textu, úpravu obrázků a dokonce i možnost ukládat dokumenty jako poznámky v obrazovém formátu.

Díky intuitivnímu rozhraní je Evernote Scannable také dobrou volbou pro každého, kdo hledá jednoduché a efektivní řešení pro skenování dokumentů.

Veja também:

• Naučte se řídit na svém mobilním telefonu – Objevte aplikace!
• Naučte se řídit na svém mobilním telefonu – Objevte aplikace!
• Mobilní sledovací aplikace: Jak stáhnout a používat

Závěr

V dnešní době je stále důležitější mít přístup k nástrojům, které umožňují skenování dokumentů efektivním a praktickým způsobem. Při hodnocení dostupných aplikací jsme si všimli, že existují možnosti, které splňují různé potřeby, od uživatelů hledajících jednoduché a rychlé řešení až po ty, kteří potřebují pokročilejší funkce.

Bez ohledu na váš výběr je důležité, že své dokumenty můžete snadno a rychle naskenovat, aniž byste museli opustit svůj domov nebo jít do kopírky. Vyberte si aplikaci, která nejlépe vyhovuje vašim potřebám, a začněte skenovat dokumenty snadno a pohodlně.

Na co se zaměřit před instalací

• Frekvence aktualizací. Aplikace, která nebyla aktualizována déle než rok, pravděpodobně s další verzí systému přestane fungovat.
• Funguje to offline. Mnoho z těchto nástrojů nevyžaduje přístup k internetu. Pokud aplikace vyžaduje připojení pro lokální úlohu, měli byste být podezřelí.
• Velikost a využití paměti. Užitkové aplikace by měly být lehké. Ty, které přesahují několik stovek megabajtů, často obsahují reklamy a sledovací programy.
• Oprávnění, která aplikace požaduje. Je to nejrychlejší test spolehlivosti. Aplikace s baterkou, která se ptá na kontakty a polohu, to k fungování nepotřebuje.

Co tyto aplikace nedělají

Před instalací je vhodné si ujasnit svá očekávání: existují věci, které žádná aplikace v této kategorii nenabízí.

• Funkce, které závisí na chybějícím hardwaru, nebudou fungovat softwarově. Bez senzoru žádná aplikace problém nevyřeší.
• Aplikace, které slibují nemožné funkce, jsou často reklamní platformy a některé vyžadují oprávnění, která by neměly.
• Nejsou náhradou za profesionální vybavení. Senzory mobilních telefonů slouží k odhadu, nikoli k technicky přesnému měření.
• Aplikace na čištění trvale nezrychlí vaše zařízení: Android si již spravuje paměť sám.

Běžné otázky

Musím za jeho používání platit?

Ve většině utilit ne. Bezplatná verze s reklamami funguje dobře a placená verze je určena k odstranění reklam.

Jak poznám, zda je aplikace důvěryhodná?

Podívejte se na vývojáře, počet recenzí, datum poslední aktualizace a požadovaná oprávnění. Tyto čtyři dohromady vypovídají o mnoha věcech.

Spotřebovává to hodně baterie?

Záleží na tom, co běží na pozadí. V nastavení zkontrolujte využití dat jednotlivými aplikacemi a omezte vše, co je nadměrné.

Funguje to bez internetu?

Ty, které zpracovávají lokálně, ano. Ty, které se spoléhají na server, vyžadují připojení a odesílají svá data externě.

Jsou tyto aplikace bezpečné?

Zkontrolujte oprávnění a počet recenzí. Vyhněte se jakémukoli nástroji, který požaduje přístup ke kontaktům, zprávám nebo přístupnosti bez jasného důvodu.

Postup krok za krokem, jak začít

1. Restartujte, než dojdete k závěru, že je to pomalé. Velká část pomalosti zmizí po restartu, bez nutnosti instalace jakékoli aplikace.
2. Před instalací vysavače se podívejte, co zabírá místo. V Nastavení › Úložiště systém sám zobrazuje rozdělení podle typu. Téměř vždy jsou viníky videa a mezipaměť sociálních médií.
3. Vymažte mezipaměť větších aplikací. Můžete to dělat aplikaci po aplikaci v nastavení, bez nutnosti cokoli instalovat a bez ztráty přihlašovacích údajů nebo nastavení.
4. Odinstalujte vše, co se měsíce neotevřelo. Seznam podle doby používání je v nastavení. Je to nejodolnější způsob, jak ušetřit místo.

Pasti, které chytí téměř každého

• Smazání složky aplikace pomocí správce souborů může vést ke ztrátě dat, kterou nelze obnovit.
• Důvěřovat aplikaci, která slibuje funkčnost, aniž by na zařízení měla odpovídající senzor.
• Nainstalujte tři utility, které dělají totéž, všechny běžící na pozadí.
• Instalace čističe, který slibuje zrychlení telefonu – Android si už paměť spravuje sám a tento pokrok netrvá dlouho.

Alternativa, která je již v systému zahrnuta

Android a iPhone již obsahují funkce jako svítilnu, hlasový záznamník, skenování dokumentů, čtečku QR kódů, pravítko, kompas, vodováhu a nahrávání obrazovky. Před instalací se vyplatí zkontrolovat nastavení – mnoho lidí si instaluje to, co už má.

Je naskenovaná kopie právně platná?

Tato otázka se v Brazílii objevuje neustále a má na ni přímočarou odpověď. Zákon 13.874/2019, tzv. zákon o ekonomické svobodě, stanovil, že digitalizovaný dokument, pokud je digitalizace provedena technikou zaručující jeho integritu, má stejné právní účinky jako originál. Vyhláška 10.278/2020 podrobně stanovila technické požadavky.

Co norma obecně vyžaduje:

• Digitální podpis s certifikátem v souladu s normou ICP-Brasil nebo s použitím jiných prostředků prokázání autorství a integrity akceptovaných stranami.
• Požadovaná metadata, například datum a čas skenování, identifikace odpovědné osoby a zařízení.
• Správné rozlišení a formát k uchování informací.

Jinými slovy: fotografie dokumentu pořízená mobilním telefonem a uložená jako PDF není pro všechny účely ekvivalentem originálu. Skvěle poslouží pro neformální odeslání, pro ověření, pro personální oddělení společnosti, které si kopii vyžádalo, nebo jako důkaz, že jste něco obdrželi. Pro nahrazení originálu ve formálním procesu je však nutný postup s digitálním podpisem.

Za zmínku stojí dva bezplatné nástroje: elektronický podpis dostupný na platformě gov.br, který umožňuje podepisovat PDF soubory s platností uznanou veřejnými orgány, a certifikát ICP-Brasil, který je placený a vyžadovaný ve formálnějších situacích. Oba řeší většinu potřeb těch, kteří digitalizují dokumenty doma.

Rozlišení, formát a velikost souboru.

Příliš vysoké skenování vytváří obrovský soubor bez zisku; příliš nízké skenování způsobuje nečitelnost textu a znemožňuje rozpoznávání znaků. Praktické reference:

• 200 dpi: Minimální minimum pro rozsáhlé texty. Vhodné pro rychlé korektury.
• 300 dpi: Standard pro dokumenty obsahující text. Je to rozlišení, při kterém optické rozpoznávání funguje dobře a výtisk je čitelný.
• 400 až 600 dpi: nezbytné pro drobný tisk, plány, mapy a historické dokumenty.
• Především: Dává to smysl pouze pro zachování sbírek.

Pokud jde o barevný režim: dokumenty v prostém textu se jeví menší a čitelnější v černobílém provedení nebo ve stupních šedi; dokumenty s razítky, barevnými podpisy, fotografiemi nebo pečetěmi vyžadují barvu, protože v mnoha případech je barva prvkem autenticity. V případě pochybností o oficiálním dokumentu jej naskenujte barevně.

Ohledně formátu: PDF je standardem pro vícestránkové dokumenty a zachovává uspořádanost a integritu. Existuje také PDF/A, varianta určená pro dlouhodobou archivaci, která vkládá písma a vyhýbá se externím závislostem. JPEG je vhodný pro jednostránkové a neformální použití, ale každé uložení obrázek znovu komprimuje.

Referenční velikost: stránka A4 s textem v rozlišení 300 dpi, v odstínech šedi a dobře komprimovaná, má obvykle velikost mezi 100 a 300 KB. Pokud má naskenovaná stránka 8 MB, je konfigurace nadměrně velká – a mnoho systémů pro odesílání souborů má omezení velikosti.

OCR: transformace obrázků do skutečného textu.

Optické rozpoznávání znaků (OCR) je funkce, která odlišuje obrazový soubor od užitečného dokumentu. Bez ní je PDF jen fotografií: nelze v něm vyhledávat slova, kopírovat pasáže ani nic vybírat.

Co se změní po použití OCR?

• Vyhledávání klíčových slov v souboru a v závislosti na systému i ve vlastní vyhledávací funkci telefonu.
• Kopie výňatků bez přepisování.
• Přístupnost. Čtečky obrazovky dokáží číst obsah, což u čistého obrázku není možné.
• Automatická organizace podle obsahu, nikoli podle názvu souboru.

Co brání rozpoznávání: ručně psaný text, ozdobné písmo, křivý dokument, stíny, nízké rozlišení, zmačkaný papír a text na barevném nebo orazítkovaném pozadí. Moderní OCR sice správně identifikuje většinu tištěného textu, ale dělá chyby v číslech – a jediná nesprávná číslice v hodnotě nebo čísle CPF (brazilské daňové identifikační číslo) vytváří skutečný problém. Důležité dokumenty vždy vyžadují ověření rozpoznaného textu.

Za zmínku stojí, že Android i iPhone již rozpoznávají text v obrázcích v aplikacích fotoaparátu a galerie, aniž by bylo nutné cokoli instalovat. To řeší problém s rychlým kopírováním informací z papíru.

Technika pětibodového zachycení

Špatné skenování téměř nikdy není chybou aplikace. Obvykle je to kvůli osvětlení a umístění.

1. Plochý, kontrastní povrch. Bílý papír na tmavém stole umožňuje aplikaci automaticky detekovat hrany. Na bílém stole detekce selže.
2. Difúzní a rovnoměrné světlo. Nikdy nepoužívejte blesk: vytváří odlesky uprostřed a ztmavuje okraje. Nejlepší je umístění poblíž okna během dne.
3. Nevrhejte stín na papír. Nejčastější chyba: samotné tělo blokuje světlo. Postavte se bokem ke zdroji světla.
4. Číslo mobilního telefonu odděleně od dokumentu. Fotografování pod úhlem vyžaduje korekci perspektivy, která vždy trochu zkresluje text.
5. Klepnutím zaostříte a před uložením si vše prohlédněte. Zvětšete obrázek a zkontrolujte, zda jsou menší písmena čitelná. Přepracování na místě trvá deset sekund; jeho pozdější objevení vyžaduje dlouhá cesta.

U zmačkaných nebo přeložených papírů bude fungovat jejich vyhlazení pod sklem, pokud sklo neodráží světlo. U dokumentů s mnoha stránkami vždy dodržujte stejnou vzdálenost a osvětlení – soubory s různými jasy stránek se nepříjemně čtou.

Soukromí: kam se váš dokument dostane?

Toto je nejvíce přehlížený bod. Fotografujete CPF (brazilské daňové identifikační číslo), RG (brazilský národní průkaz totožnosti), výplatní pásky, doklady o adrese, bankovní výpisy – přesně ten soubor údajů, který podporuje podvody s identitou.

Zvláštní opatření:

• Zkontrolujte, zda aplikace odesílá data do cloudu. Mnoho procesů probíhá na serveru. Pokud aplikace běží v režimu Letadlo, probíhá zpracování lokálně.
• Vyberte si nástroje, které nevyžadují registraci. pro základní funkci skenování.
• Pozor na webové stránky pro konverzi PDF. Odeslání smlouvy nebo osobního dokumentu na bezplatnou webovou stránku pro kompresi nebo konverzi znamená předání souboru neznámé třetí straně.
• Smažte mezilehlé fotografie z galerie. Původní obrázek dokumentu tam obvykle zůstává a ten se objeví, když někdo zvedne mobilní telefon.
• Chraňte PDF heslem. Při odesílání citlivých dat to dělá několik aplikací a heslo by mělo být odesláno jiným kanálem.
• Zvažte vodoznak na kopiích průkazů totožnosti. Uvedení účelu na obrázek – například názvu a data společnosti – ztěžuje jeho zneužití.
• Zkontrolujte oprávnění. Skener potřebuje kameru a úložiště. Nepotřebuje kontakty, přesnou polohu ani mikrofon.

Ještě jeden tip pro organizaci: pojmenovávejte soubory podle vzoru, který začíná datem ve formátu rok-měsíc-den. Abecední řazení se automaticky změní na chronologické a hledání dokumentu starého dva roky už nebude složité.