Aplikacije za skeniranje dokumentov na mobilnem telefonu

Digitalizacija dokumentov je vse bolj pogosta potreba v naši rutini. Shranjevanje dokumentov v digitalni obliki prinaša številne prednosti, kot sta dostopnost in varnost. Vendar ni vedno mogoče ali praktično uporabiti računalnika za izvedbo tega skeniranja. Tu pridejo na vrsto aplikacije za skeniranje dokumentov na vašem mobilnem telefonu.

Te aplikacije so preprosta in učinkovita rešitev za tiste, ki potrebujejo digitalizacijo dokumentov in se želijo izogniti neurejenosti papirja doma ali v pisarni.

Ker je na voljo toliko možnosti, je izbira najboljše aplikacije lahko izziv. A ne skrbite, v tem članku vam bomo predstavili najboljše aplikacije za skeniranje dokumentov na vašem mobilnem telefonu.

5 najboljših aplikacij za skeniranje dokumentov na vašem mobilnem telefonu

Odkrijte najboljše aplikacije za skeniranje dokumentov na vašem mobilnem telefonu in izberite tisto, ki najbolj ustreza vašim potrebam. Ne pozabite, da ima vsaka aplikacija različne funkcije in vire, zato bodite pozorni na spodnji seznam:

1. Adobe Scan

Adobe Scan je ena najboljših možnosti za skeniranje dokumentov na vašem mobilnem telefonu. Ponuja samodejno prepoznavanje besedila in vaše fotografije spremeni v datoteke PDF, ki jih je mogoče urejati.

Z intuitivnim vmesnikom lahko tudi skenirate dokumente in jih samodejno shranite v oblak za poznejši dostop. Poleg tega vam Adobe Scan omogoča tudi prilagajanje slike in odpravljanje popačenj, da zagotovite visokokakovostno skeniranje.

2. CamScanner

CamScanner je še ena priljubljena aplikacija za skeniranje dokumentov na vašem mobilnem telefonu. Omogoča prilagajanje slike, popravljanje popačenj in celo dodajanje opomb skeniranim dokumentom.

CamScanner omogoča tudi skupno rabo datotek z drugimi uporabniki prek povezav ali družbenih omrežij. Poleg tega ima aplikacija veliko število virov in možnost shranjevanja v oblaku. Zato je CamScanner dobra izbira za skeniranje dokumentov.

3. Microsoft Office Lens

Microsoft Office Lens je možnost za skeniranje dokumentov z dodatnimi funkcijami. To pa zato, ker je z njim mogoče pridobiti samodejno prepoznavanje besedila in prilagajanje slike.

Omogoča tudi shranjevanje dokumentov v OneNote, OneDrive ali pošiljanje po e-pošti.

Microsoft Office Lens je primerna izbira za tiste, ki že uporabljajo Microsoftov paket za produktivnost in iščejo možnost skeniranja dokumentov z dodatnimi funkcijami.

4. Google Drive

Google Drive je tudi enostavna rešitev za skeniranje dokumentov na vašem mobilnem telefonu z možnostjo shranjevanja skeniranih dokumentov v oblaku. Omogoča skeniranje dokumentov s kamero mobilnega telefona in shranjevanje neposredno v račun Google Drive.

Poleg tega Google Drive ponuja tudi osnovne funkcije za urejanje slik, kot sta popravek popačenja in prilagoditev svetlosti.

5. Evernote Scannable

Evernote Scannable je enostavna možnost za skeniranje dokumentov na vašem mobilnem telefonu z možnostjo shranjevanja skeniranih dokumentov v Evernote. Ponuja samodejno prepoznavanje besedila, prilagajanje slike in celo možnost shranjevanja dokumentov kot zapiskov v slikovni obliki.

Z intuitivnim vmesnikom je Evernote Scannable tudi dobra izbira za tiste, ki iščejo preprosto in učinkovito rešitev za skeniranje dokumentov.

Veja também:

• Naučite se voziti na svojem mobilnem telefonu – Odkrijte aplikacije!
• Naučite se voziti na svojem mobilnem telefonu – Odkrijte aplikacije!
• Aplikacije za sledenje mobilnega telefona: Kako prenesti in uporabljati

Zaključek

Dandanes je vedno bolj pomemben dostop do orodij, ki omogočajo učinkovito in praktično skeniranje dokumentov. Pri ocenjevanju razpoložljivih aplikacij smo opazili, da obstajajo možnosti, ki zadovoljujejo različne potrebe, od uporabnikov, ki iščejo preprosto in hitro rešitev, do tistih, ki potrebujejo naprednejše funkcije.

Ne glede na vašo izbiro je pomembno, da lahko svoje dokumente skenirate hitro in enostavno, ne da bi morali zapustiti dom ali iti v kopirnico. Izberite aplikacijo, ki najbolje ustreza vašim potrebam, in začnite skenirati dokumente z lahkoto in priročnostjo.

Na kaj morate biti pozorni pred namestitvijo

• Pogostost posodabljanja. Aplikacija, ki ni bila posodobljena več kot eno leto, bo verjetno z naslednjo različico sistema prenehala delovati.
• Deluje brez povezave. Mnoga od teh orodij ne zahtevajo dostopa do interneta. Če aplikacija za lokalno opravilo zahteva povezavo, bi morali biti sumničavi.
• Velikost in poraba pomnilnika. Uporabne aplikacije bi morale biti lahke. Tiste, ki presegajo nekaj sto megabajtov, pogosto vsebujejo oglase in sledilnike.
• Dovoljenja, ki jih zahteva aplikacija. To je najhitrejši preizkus zanesljivosti. Aplikacija za svetilko, ki zahteva stike in lokacijo, tega ne potrebuje za delovanje.

Česa te aplikacije ne počnejo

Pred namestitvijo je vredno preveriti svoja pričakovanja: obstajajo stvari, ki jih nobena aplikacija v tej kategoriji ne ponuja.

• Funkcije, ki so odvisne od manjkajoče strojne opreme, ne bodo delovale prek programske opreme. Brez senzorja nobena aplikacija ne more rešiti težave.
• Aplikacije, ki obljubljajo nemogoče funkcije, so pogosto oglaševalske platforme, nekatere pa zahtevajo dovoljenja, ki jih ne bi smele.
• Niso nadomestilo za profesionalno opremo. Senzorji mobilnih telefonov so namenjeni ocenjevanju, ne pa tehnično natančnim meritvam.
• Aplikacije za čiščenje ne pospešijo delovanja vaše naprave trajno: Android že sam upravlja pomnilnik.

Pogosta vprašanja

Ali moram plačati za uporabo?

V večini programov ne. Brezplačna različica z oglasi deluje brezhibno, plačljiva različica pa je namenjena odstranjevanju oglasov.

Kako vem, ali je aplikacija vredna zaupanja?

Poglejte razvijalca, število pregledov, datum zadnje posodobitve in zahtevana dovoljenja. Ti štirje dejavniki skupaj povedo veliko.

Ali porabi veliko baterije?

Odvisno je od tega, kaj se izvaja v ozadju. V nastavitvah preverite porabo za vsako aplikacijo in omejite vse, kar je pretirano.

Ali deluje brez interneta?

Tisti, ki obdelujejo lokalno, da. Tisti, ki so odvisni od strežnika, potrebujejo povezavo in pošiljajo podatke navzven.

Ali so te aplikacije varne?

Preverite dovoljenja in število pregledov. Izogibajte se vsem orodjem, ki zahtevajo dostop do stikov, sporočil ali dostopnosti brez jasnega razloga.

Korak za korakom za začetek

1. Ponovno zaženite, preden ugotovite, da je počasno. Velik del počasnosti izgine z ponovnim zagonom, brez potrebe po kakršni koli aplikaciji.
2. Preden namestite čistilec, preverite, kaj zavzema prostor. V Nastavitve › Pomnilnik sistem sam prikaže razčlenitev po vrsti. Skoraj vedno so krivci videoposnetki in predpomnilnik družbenih medijev.
3. Počistite predpomnilnik večjih aplikacij. To lahko storite aplikacijo za aplikacijo v nastavitvah, ne da bi karkoli nameščali in ne da bi izgubili prijavo ali nastavitve.
4. Odstranite vse, kar se ni odprlo več mesecev. Seznam po času uporabe je v nastavitvah. To je najtrajnejši način za prihranek prostora.

Pasti, ki ujamejo skoraj vsakogar

• Brisanje mape aplikacije prek upravitelja datotek lahko povzroči izgubo podatkov, ki jih ni mogoče obnoviti.
• Zaupanje aplikaciji, ki obljublja funkcionalnost, ne da bi imela ustrezen senzor na napravi.
• Namestite tri pripomočke, ki počnejo isto stvar, vsi pa delujejo v ozadju.
• Namestitev čistilca, ki obljublja pospešitev telefona – Android že sam upravlja pomnilnik, izboljšave pa ne trajajo.

Alternativa, ki je že vključena v sistem

Android in iPhone že vključujeta funkcije, kot so svetilka, snemalnik zvoka, skeniranje dokumentov, bralnik QR kod, ravnilo, kompas, libela in snemanje zaslona. Pred namestitvijo je vredno preveriti nastavitve – mnogi ljudje namestijo tisto, kar že imajo.

Ali je skenirana kopija pravno veljavna?

To je vprašanje, ki se v Braziliji vedno pojavlja in ima preprost odgovor. Zakon 13.874/2019, tako imenovani Zakon o ekonomski svobodi, je določil, da ima digitaliziran dokument, če je digitalizacija opravljena s tehniko, ki zagotavlja njegovo celovitost, enake pravne učinke kot izvirnik. Odlok 10.278/2020 je podrobno opisal tehnične zahteve.

Kaj standard zahteva, na splošno gledano:

• Digitalni podpis s potrdilom v skladu s standardom ICP-Brasil ali z uporabo drugega načina dokazovanja avtorstva in integritete, ki ga sprejmeta stranki.
• Zahtevani metapodatki, kot so datum in ura skeniranja, identifikacija odgovorne osebe in naprave.
• Pravilna ločljivost in format k ohranjanju informacij.

Z drugimi besedami: fotografija dokumenta, posneta z mobilnim telefonom in shranjena kot PDF, ni za vse namene enakovredna originalu. Odlično služi za neformalno pošiljanje, za preverjanje, za kadrovsko službo podjetja, ki je zahtevala kopijo, ali kot dokazilo, da ste nekaj prejeli. Za nadomestitev originala v formalnem postopku pa je potreben postopek z digitalnim podpisom.

Vredno je vedeti o dveh brezplačnih orodjih: elektronskem podpisu, ki je na voljo na platformi gov.br in omogoča podpisovanje PDF-jev z veljavnostjo, ki jo priznavajo javni organi, in potrdilu ICP-Brasil, ki je plačljivo in zahtevano v bolj formalnih situacijah. Obe orodji rešujeta večino potreb tistih, ki digitalizirajo dokumente doma.

Ločljivost, oblika in velikost datoteke.

Previsoko skeniranje ustvari ogromno datoteko brez izboljšanja; prenizko skeniranje naredi besedilo neberljivo in prepoznavanje znakov neuporabno. Praktične reference:

• 200 dpi: Minimalni minimum za obsežna besedila. Primerno za hitro lektoriranje.
• 300 dpi: Standard za dokumente, ki vsebujejo besedilo. To je ločljivost, pri kateri optično prepoznavanje deluje dobro in je izpis berljiv.
• 400 do 600 dpi: potrebno za drobni tisk, načrte, zemljevide in zgodovinske dokumente.
• Predvsem pa: Smiselno je le za ohranjanje zbirk.

Glede barvnega načina: dokumenti z navadnim besedilom so v črno-beli ali sivinski tehniki videti manjši in bolj berljivi; dokumenti z žigi, barvnimi podpisi, fotografijami ali pečati zahtevajo barvo, saj je barva v mnogih primerih element pristnosti. Če ste v dvomih glede uradnega dokumenta, ga skenirajte v barvah.

Glede formata: PDF je standard za večstranske dokumente in ohranja urejenost ter integriteto. Obstaja tudi PDF/A, različica, zasnovana za dolgoročno arhiviranje, ki vgrajuje pisave in se izogiba zunanjim odvisnostim. JPEG je primeren za enostranske in neformalne dokumente, vendar vsako shranjevanje sliko ponovno stisne.

Referenčna velikost: stran besedila A4 z ločljivostjo 300 dpi, v sivinah in dobro stisnjena, običajno meri med 100 in 300 KB. Če je vaša skenirana stran velika 8 MB, je konfiguracija prevelika – in mnogi sistemi za oddajo datotek imajo omejitve velikosti.

OCR: pretvarjanje slik v pravo besedilo.

Optično prepoznavanje znakov (OCR) je funkcija, ki loči slikovno datoteko od uporabnega dokumenta. Brez nje je PDF le fotografija: ne morete iskati besed, kopirati odlomkov ali izbirati česar koli.

Kaj se spremeni, ko se uporabi OCR?

• Iskanje po ključnih besedah znotraj datoteke in, odvisno od sistema, v funkciji iskanja v telefonu.
• Kopija odlomkov brez ponovnega tipkanja.
• Dostopnost. Bralniki zaslona lahko preberejo vsebino, kar pri čisti sliki ni mogoče.
• Samodejna organizacija po vsebini, namesto po imenu datoteke.

Kaj ovira prepoznavanje: ročno napisano besedilo, okrasna pisava, ukrivljen dokument, sence, nizka ločljivost, zmečkan papir in besedilo na barvnem ali žigosanem ozadju. Čeprav sodobni OCR pravilno prepozna večino natisnjenega besedila, povzroča napake pri številkah – in ena sama napačna številka v vrednosti ali številki CPF (brazilska davčna številka) ustvari resnično težavo. Pomembni dokumenti vedno zahtevajo preverjanje prepoznanega besedila.

Vedeti je treba, da tako Android kot iPhone že prepoznavata besedilo na slikah v aplikacijah za kamero in galerijo, ne da bi bilo treba karkoli nameščati. To rešuje težavo hitrega kopiranja informacij z lista papirja.

Tehnika zajemanja petih točk

Slabo skeniranje skoraj nikoli ni krivda aplikacije. Običajno je posledica osvetlitve in položaja.

1. Ravna, kontrastna površina. Bel papir na temni mizi omogoča aplikaciji samodejno zaznavanje robov. Na beli mizi zaznavanje ne uspe.
2. Razpršena in enakomerna svetloba. Nikoli ne uporabljajte bliskavice: ustvari bleščanje na sredini in potemni robove. Najboljša nastavitev je blizu okna, podnevi.
3. Ne mečite sence na papir. Najpogostejša napaka: telo samo blokira svetlobo. Postavite se bočno glede na vir svetlobe.
4. Številka mobilnega telefona, vzporedna z dokumentom. Fotografiranje pod kotom zahteva korekcijo perspektive, kar vedno nekoliko popači besedilo.
5. Dotaknite se za izostritev in pregled pred shranjevanjem. Povečaj sliko in preveri, ali so manjše črke jasne. Ponavljanje na licu mesta traja deset sekund; odkrivanje kasneje pa traja dolgo.

Zmečkane ali prepognjene papirje lahko zgladite pod steklom, če le-to ne odbija svetlobe. Pri dokumentih z veliko stranmi vedno vzdržujte enako razdaljo in osvetlitev – datoteke s stranmi z različno svetlostjo so neprijetne za branje.

Zasebnost: kam gre vaš dokument?

To je najbolj spregledana točka. Fotografirate CPF (brazilsko davčno številko), RG (brazilsko nacionalno osebno izkaznico), plačilne liste, dokazilo o naslovu, bančne izpiske – točno tisti nabor podatkov, ki spodbujajo identitetne goljufije.

Posebni previdnostni ukrepi:

• Preverite, ali aplikacija pošilja podatke v oblak. Številni procesi se izvajajo na strežniku. Če se aplikacija izvaja v letalskem načinu, je obdelava lokalna.
• Izberite orodja, ki ne zahtevajo registracije. za osnovno funkcijo skeniranja.
• Pazite se spletnih mest za pretvorbo PDF-jev. Pošiljanje pogodbe ali osebnega dokumenta na brezplačno spletno mesto za stiskanje ali pretvorbo pomeni predajo datoteke neznani tretji osebi.
• Izbrišite vmesne fotografije iz galerije. Izvirna slika dokumenta običajno ostane tam in se pojavi, ko nekdo dvigne svoj mobilni telefon.
• Zaščitite PDF z geslom. Pri pošiljanju občutljivih podatkov to počne več aplikacij, geslo pa je treba poslati prek drugega kanala.
• Razmislite o dodajanju vodnega žiga kopijam osebnih izkaznic. Če na sliko napišete namen – na primer ime in datum podjetja – jo je težje zlorabiti.
• Pregled dovoljenj. Skener potrebuje kamero in pomnilnik. Ne potrebuje stikov, natančne lokacije ali mikrofona.

Še zadnji organizacijski nasvet: poimenujte datoteke po vzorcu, ki se začne z datumom v formatu leto-mesec-dan. Abecedno urejanje samodejno postane kronološko in iskanje dokumenta izpred dveh let ni več mukotrpno opravilo.