Εφαρμογές για σάρωση εγγράφων σε κινητό

Η σάρωση εγγράφων είναι μια ολοένα και πιο κοινή ανάγκη στη ρουτίνα μας. Η αποθήκευση εγγράφων σε ψηφιακή μορφή έχει πολλά πλεονεκτήματα, όπως προσβασιμότητα και ασφάλεια. Ωστόσο, δεν είναι πάντα δυνατό ή πρακτικό να χρησιμοποιήσετε έναν υπολογιστή για να κάνετε αυτήν τη σάρωση. Εκεί μπαίνουν οι εφαρμογές για σάρωση εγγράφων στο κινητό σας τηλέφωνο.

Αυτές οι εφαρμογές είναι μια απλή και αποτελεσματική λύση για όποιον χρειάζεται να ψηφιοποιήσει έγγραφα και θέλει να αποφύγει την ακαταστασία του χαρτιού στο σπίτι ή στο γραφείο.

Με τόσες πολλές διαθέσιμες επιλογές, η επιλογή της καλύτερης εφαρμογής μπορεί να είναι δύσκολη. Αλλά μην ανησυχείτε, σε αυτό το άρθρο, θα σας παρουσιάσουμε τις καλύτερες εφαρμογές για τη σάρωση εγγράφων στο κινητό σας τηλέφωνο.

Οι 5 καλύτερες εφαρμογές για να σαρώσετε έγγραφα στο κινητό σας

Γνωρίστε τις καλύτερες εφαρμογές για να σαρώσετε τα έγγραφά σας στο κινητό σας και επιλέξτε αυτή που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας. Μην ξεχνάτε ότι κάθε εφαρμογή έχει διαφορετικές δυνατότητες και δυνατότητες, οπότε μείνετε συντονισμένοι για τη λίστα μας παρακάτω:

1. Adobe Scan

Το Adobe Scan είναι μία από τις καλύτερες επιλογές για τη σάρωση εγγράφων σε κινητό. Προσφέρει αυτόματη αναγνώριση κειμένου, μετατρέποντας τις φωτογραφίες σας σε επεξεργάσιμα αρχεία PDF.

Με μια διαισθητική διεπαφή, μπορείτε επίσης να σαρώσετε έγγραφα και να αποθηκεύσετε αυτόματα στο cloud για μετέπειτα πρόσβαση. Επιπλέον, το Adobe Scan σάς επιτρέπει επίσης να προσαρμόσετε την εικόνα και να διορθώσετε τις παραμορφώσεις για να εξασφαλίσετε σάρωση υψηλής ποιότητας.

2. CamScanner

Το CamScanner είναι μια άλλη δημοφιλής εφαρμογή για τη σάρωση εγγράφων σε κινητά. Σας επιτρέπει να προσαρμόσετε την εικόνα, να διορθώσετε παραμορφώσεις και ακόμη και να προσθέσετε σημειώσεις σε σαρωμένα έγγραφα.

Το CamScanner σάς επιτρέπει επίσης να μοιράζεστε αρχεία με άλλους χρήστες μέσω συνδέσμων ή κοινωνικών δικτύων. Επιπλέον, η εφαρμογή διαθέτει μεγάλο όγκο πόρων και δυνατότητα αποθήκευσης στο cloud. Επομένως, το CamScanner είναι μια σταθερή επιλογή για τη σάρωση εγγράφων.

3. Φακός Microsoft Office

Το Microsoft Office Lens είναι μια επιλογή για σάρωση εγγράφων με πρόσθετες δυνατότητες. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι, με αυτό, είναι δυνατή η απόκτηση αυτόματης αναγνώρισης κειμένου και προσαρμογής εικόνας.

Σας επιτρέπει επίσης να αποθηκεύετε έγγραφα στο OneNote, στο OneDrive ή να τα στέλνετε μέσω email.

Το Microsoft Office Lens είναι μια βιώσιμη επιλογή για οποιονδήποτε χρησιμοποιεί ήδη τη σουίτα παραγωγικότητας της Microsoft και αναζητά μια επιλογή σάρωσης εγγράφων με επιπλέον δυνατότητες.

4. google drive

Το Google Drive είναι επίσης μια απλή λύση για τη σάρωση εγγράφων σε κινητό, με δυνατότητα αποθήκευσης σαρωμένων εγγράφων στο cloud. Σας επιτρέπει να σαρώνετε έγγραφα με κάμερα κινητού τηλεφώνου και να τα αποθηκεύετε απευθείας στον λογαριασμό σας στο Google Drive.

Επιπλέον, το Google Drive προσφέρει επίσης βασικές λειτουργίες επεξεργασίας εικόνας, όπως διόρθωση παραμορφώσεων και ρύθμιση φωτεινότητας.

5. Evernote Scannable

Το Evernote Scannable είναι μια εύχρηστη επιλογή για τη σάρωση εγγράφων στο κινητό σας τηλέφωνο, με τη δυνατότητα αποθήκευσης σαρωμένων εγγράφων στο Evernote. Προσφέρει αυτόματη αναγνώριση κειμένου, προσαρμογή εικόνας και ακόμη και τη δυνατότητα αποθήκευσης εγγράφων ως σημειώσεων σε μορφή εικόνας.

Με μια διαισθητική διεπαφή, το Evernote Scannable είναι επίσης μια καλή επιλογή για όσους αναζητούν μια απλή και αποτελεσματική λύση για τη σάρωση εγγράφων.

Veja também:

• Μάθετε να οδηγείτε στο κινητό σας – Ανακαλύψτε τις εφαρμογές!
• Μάθετε να οδηγείτε στο κινητό σας – Ανακαλύψτε τις εφαρμογές!
• Εφαρμογές παρακολούθησης για κινητά: Τρόπος λήψης και χρήσης

συμπέρασμα

Σήμερα, είναι όλο και πιο σημαντικό να έχουμε πρόσβαση σε εργαλεία που επιτρέπουν τη σάρωση εγγράφων με αποτελεσματικό και πρακτικό τρόπο. Κατά την αξιολόγηση των διαθέσιμων εφαρμογών, παρατηρήσαμε ότι υπάρχουν επιλογές που καλύπτουν διαφορετικές ανάγκες, από χρήστες που αναζητούν μια απλή και γρήγορη λύση μέχρι εκείνους που χρειάζονται πιο προηγμένες λειτουργίες.

Ανεξάρτητα από την επιλογή σας, το σημαντικό είναι ότι μπορείτε να σαρώσετε τα έγγραφά σας εύκολα και γρήγορα, χωρίς να χρειάζεται να φύγετε από το σπίτι σας ή να πάτε σε αντιγραφικό. Επιλέξτε την εφαρμογή που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας και ξεκινήστε να σαρώνετε τα έγγραφά σας εύκολα και άνετα.

Τι να προσέξετε πριν από την εγκατάσταση

• Συχνότητα ενημέρωσης. Μια εφαρμογή που δεν έχει ενημερωθεί για πάνω από ένα χρόνο είναι πιθανό να παρουσιάσει προβλήματα με την επόμενη έκδοση του συστήματος.
• Λειτουργεί εκτός σύνδεσης. Πολλά από αυτά τα βοηθητικά προγράμματα δεν απαιτούν πρόσβαση στο διαδίκτυο. Εάν μια εφαρμογή απαιτεί σύνδεση για μια τοπική εργασία, θα πρέπει να είστε επιφυλακτικοί.
• Μέγεθος και χρήση μνήμης. Οι εφαρμογές κοινής ωφέλειας θα πρέπει να είναι ελαφριές. Αυτές που υπερβαίνουν μερικές εκατοντάδες megabyte συχνά περιέχουν διαφημίσεις και trackers.
• Δικαιώματα που ζητά η εφαρμογή. Είναι η πιο γρήγορη δοκιμή αξιοπιστίας. Μια εφαρμογή φακού που ζητά επαφές και τοποθεσία δεν χρειάζεται κάτι τέτοιο για να λειτουργήσει.

Τι δεν κάνουν αυτές οι εφαρμογές

Πριν από την εγκατάσταση, αξίζει να διαχειριστείτε τις προσδοκίες σας: υπάρχουν πράγματα που καμία εφαρμογή σε αυτήν την κατηγορία δεν προσφέρει.

• Οι λειτουργίες που βασίζονται σε υλικό που λείπει δεν θα λειτουργούν μέσω λογισμικού. Χωρίς τον αισθητήρα, καμία εφαρμογή δεν μπορεί να λύσει το πρόβλημα.
• Οι εφαρμογές που υπόσχονται αδύνατες λειτουργίες είναι συχνά πλατφόρμες διαφήμισης και ορισμένες ζητούν δικαιώματα που δεν θα έπρεπε.
• Δεν υποκαθιστούν τον επαγγελματικό εξοπλισμό. Οι αισθητήρες κινητών τηλεφώνων προορίζονται για εκτίμηση και όχι για τεχνικά ακριβείς μετρήσεις.
• Οι εφαρμογές καθαρισμού δεν επιταχύνουν μόνιμα τη συσκευή σας: Το Android διαχειρίζεται ήδη τη μνήμη μόνο του.

Συνήθεις ερωτήσεις

Πρέπει να πληρώσω για να το χρησιμοποιήσω;

Στα περισσότερα βοηθητικά προγράμματα, όχι. Η δωρεάν έκδοση με διαφημίσεις λειτουργεί καλά και η πληρωμένη έκδοση προορίζεται για την αφαίρεση διαφημίσεων.

Πώς μπορώ να ξέρω αν μια εφαρμογή είναι αξιόπιστη;

Κοιτάξτε τον προγραμματιστή, τον αριθμό των αξιολογήσεων, την ημερομηνία τελευταίας ενημέρωσης και τα δικαιώματα που ζητήθηκαν. Αυτά τα τέσσερα μαζί λένε πολλά.

Καταναλώνει πολλή μπαταρία;

Εξαρτάται από το τι εκτελείται στο παρασκήνιο. Έλεγξε τη χρήση ανά εφαρμογή στις ρυθμίσεις και περιόρισε οτιδήποτε είναι υπερβολικό.

Λειτουργεί χωρίς ίντερνετ;

Όσοι επεξεργάζονται τοπικά, ναι. Όσοι βασίζονται σε διακομιστή απαιτούν σύνδεση και στέλνουν τα δεδομένα τους εξωτερικά.

Είναι αυτές οι εφαρμογές ασφαλείς;

Ελέγξτε τα δικαιώματα και τον αριθμό των αξιολογήσεων. Οποιοδήποτε βοηθητικό πρόγραμμα που ζητά πρόσβαση σε επαφές, μηνύματα ή προσβασιμότητα χωρίς σαφή λόγο θα πρέπει να αποφεύγεται.

Βήμα προς βήμα για να ξεκινήσετε

1. Κάντε επανεκκίνηση πριν καταλήξετε στο συμπέρασμα ότι είναι αργό. Μεγάλο μέρος της βραδύτητας εξαφανίζεται με μια επανεκκίνηση, χωρίς να χρειάζεται καμία εφαρμογή.
2. Δείτε τι καταλαμβάνει χώρο πριν εγκαταστήσετε ένα καθαριστικό. Στις Ρυθμίσεις › Αποθήκευση, το ίδιο το σύστημα εμφανίζει την ανάλυση ανά τύπο. Σχεδόν πάντα οι ένοχοι είναι η προσωρινή μνήμη βίντεο και μέσων κοινωνικής δικτύωσης.
3. Καθαρίστε την προσωρινή μνήμη από μεγαλύτερες εφαρμογές. Μπορείτε να το κάνετε εφαρμογή προς εφαρμογή στις ρυθμίσεις, χωρίς να εγκαταστήσετε τίποτα και χωρίς να χάσετε τα στοιχεία σύνδεσης ή τις ρυθμίσεις σας.
4. Απεγκαταστήστε οτιδήποτε δεν έχει ανοίξει εδώ και μήνες. Η λίστα ανά χρόνο χρήσης βρίσκεται στις ρυθμίσεις. Είναι ο πιο διαρκής τρόπος για εξοικονόμηση χώρου.

Παγίδες που πιάνουν σχεδόν τους πάντες

• Η διαγραφή ενός φακέλου εφαρμογής μέσω του διαχειριστή αρχείων μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια δεδομένων που δεν μπορούν να ανακτηθούν.
• Εμπιστεύεστε μια εφαρμογή που υπόσχεται λειτουργικότητα χωρίς να έχει τον αντίστοιχο αισθητήρα στη συσκευή.
• Εγκαταστήστε τρία βοηθητικά προγράμματα που κάνουν το ίδιο πράγμα, όλα εκτελούμενα στο παρασκήνιο.
• Εγκατάσταση ενός καθαριστή που υπόσχεται να επιταχύνει το τηλέφωνό σας — το Android διαχειρίζεται ήδη τη μνήμη μόνο του και τα οφέλη δεν διαρκούν.

Η εναλλακτική λύση που περιλαμβάνεται ήδη στο σύστημα

Τα Android και iPhone περιλαμβάνουν ήδη λειτουργίες όπως φακό, συσκευή εγγραφής φωνής, σάρωση εγγράφων, συσκευή ανάγνωσης κωδικών QR, χάρακα, πυξίδα, επίπεδο και εγγραφή οθόνης. Πριν από την εγκατάσταση, αξίζει να ελέγξετε τις ρυθμίσεις – πολλοί άνθρωποι εγκαθιστούν ό,τι έχουν ήδη.

Είναι ένα σαρωμένο αντίγραφο νομικά έγκυρο;

Αυτό είναι ένα ερώτημα που προκύπτει πάντα και έχει μια απλή απάντηση στη Βραζιλία. Ο νόμος 13.874/2019, ο λεγόμενος Νόμος περί Οικονομικής Ελευθερίας, όρισε ότι ένα ψηφιοποιημένο έγγραφο, υπό την προϋπόθεση ότι η ψηφιοποίηση γίνεται με τεχνική που εγγυάται την ακεραιότητά του, παράγει τα ίδια νομικά αποτελέσματα με το πρωτότυπο. Το διάταγμα 10.278/2020 περιέγραψε λεπτομερώς τις τεχνικές απαιτήσεις.

Τι απαιτεί το πρότυπο, σε γενικές γραμμές:

• Ψηφιακή υπογραφή με πιστοποιητικό σύμφωνα με το πρότυπο ICP-Brasil ή χρησιμοποιώντας άλλο μέσο απόδειξης της πατρότητας και της ακεραιότητας που έχει γίνει αποδεκτό από τα μέρη.
• Απαιτούμενα μεταδεδομένα, όπως η ημερομηνία και η ώρα σάρωσης, η ταυτότητα του υπεύθυνου και η συσκευή.
• Σωστή ανάλυση και μορφή για τη διατήρηση των πληροφοριών.

Με άλλα λόγια: μια φωτογραφία ενός εγγράφου που τραβήχτηκε με κινητό τηλέφωνο και αποθηκεύτηκε ως PDF δεν ισοδυναμεί με το πρωτότυπο για όλους τους σκοπούς. Χρησιμεύει άψογα για άτυπη αποστολή, για επαλήθευση, για το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού της εταιρείας που ζήτησε αντίγραφο ή ως απόδειξη ότι λάβατε κάτι. Ωστόσο, για να αντικαταστήσετε το πρωτότυπο σε μια επίσημη διαδικασία, απαιτείται μια διαδικασία με ψηφιακή υπογραφή.

Αξίζει να μάθετε για δύο δωρεάν εργαλεία: την ηλεκτρονική υπογραφή που διατίθεται στην πλατφόρμα gov.br, η οποία σας επιτρέπει να υπογράφετε PDF με εγκυρότητα που αναγνωρίζεται από δημόσιους φορείς, και το πιστοποιητικό ICP-Brasil, το οποίο είναι επί πληρωμή και απαιτείται σε πιο επίσημες περιπτώσεις. Και τα δύο καλύπτουν τις περισσότερες ανάγκες όσων ψηφιοποιούν έγγραφα στο σπίτι.

Ανάλυση, μορφή και μέγεθος αρχείου.

Η σάρωση σε πολύ μεγάλο ύψος δημιουργεί ένα τεράστιο αρχείο χωρίς κέρδος. Η σάρωση σε πολύ χαμηλό ύψος καθιστά το κείμενο δυσανάγνωστο και άχρηστη την αναγνώριση χαρακτήρων. Πρακτικές αναφορές:

• 200 dpi: Ελάχιστη τιμή για μεγάλα κείμενα. Κατάλληλο για γρήγορη διόρθωση.
• 300 dpi: Το πρότυπο για έγγραφα που περιέχουν κείμενο. Είναι η ανάλυση στην οποία η οπτική αναγνώριση λειτουργεί καλά και η εκτύπωση είναι ευανάγνωστη.
• 400 έως 600 dpi: απαραίτητο για ψιλά γράμματα, σχέδια, χάρτες και ιστορικά έγγραφα.
• Πάνω από όλα: Έχει νόημα μόνο για τη διατήρηση συλλογών.

Όσον αφορά την έγχρωμη λειτουργία: τα έγγραφα απλού κειμένου εμφανίζονται μικρότερα και πιο ευανάγνωστα σε ασπρόμαυρο ή σε κλίμακα του γκρι. Τα έγγραφα με σφραγίδες, έγχρωμες υπογραφές, φωτογραφίες ή σφραγίδες απαιτούν χρώμα, επειδή σε πολλές περιπτώσεις το χρώμα αποτελεί στοιχείο αυθεντικότητας. Σε περίπτωση αμφιβολίας για ένα επίσημο έγγραφο, σαρώστε το έγχρωμο.

Όσον αφορά τη μορφή: Το PDF είναι το πρότυπο για έγγραφα πολλαπλών σελίδων και διατηρεί την τάξη και την ακεραιότητα. Υπάρχει επίσης το PDF/A, μια παραλλαγή που έχει σχεδιαστεί για μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση, η οποία ενσωματώνει γραμματοσειρές και αποφεύγει εξωτερικές εξαρτήσεις. Το JPEG είναι κατάλληλο για χρήση μίας σελίδας και άτυπη χρήση, αλλά κάθε αποθήκευση επανασυμπιέζει την εικόνα.

Αναφορά μεγέθους: μια σελίδα κειμένου A4 στα 300 dpi, σε κλίμακα του γκρι και καλά συμπιεσμένη, έχει συνήθως μέγεθος μεταξύ 100 και 300 KB. Εάν η σαρωμένη σελίδα σας είναι 8 MB, η διαμόρφωση είναι υπερμεγέθης — και πολλά συστήματα υποβολής αρχείων έχουν όρια μεγέθους.

OCR: μετατροπή εικόνων σε πραγματικό κείμενο.

Η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) είναι η λειτουργία που διακρίνει ένα αρχείο εικόνας από ένα χρήσιμο έγγραφο. Χωρίς αυτήν, ένα PDF είναι απλώς μια φωτογραφία: δεν μπορείτε να αναζητήσετε λέξεις, να αντιγράψετε αποσπάσματα ή να επιλέξετε οτιδήποτε.

Τι αλλάζει όταν εφαρμόζεται η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR);

• Αναζήτηση λέξεων-κλειδιών μέσα στο αρχείο και, ανάλογα με το σύστημα, στη λειτουργία αναζήτησης του τηλεφώνου.
• Αντίγραφο αποσπασμάτων χωρίς να ξαναγράψω.
• Προσιτότητα. Οι αναγνώστες οθόνης μπορούν να διαβάσουν το περιεχόμενο, κάτι που δεν είναι δυνατό με μια καθαρή εικόνα.
• Αυτόματη οργάνωση κατά περιεχόμενο, αντί για κατά όνομα αρχείου.

Τι εμποδίζει την αναγνώριση: χειρόγραφο κείμενο, διακοσμητική γραμματοσειρά, στραβό έγγραφο, σκιές, χαμηλή ανάλυση, τσαλακωμένο χαρτί και κείμενο σε έγχρωμο ή σφραγισμένο φόντο. Παρόλο που η σύγχρονη OCR αναγνωρίζει σωστά το μεγαλύτερο μέρος του τυπωμένου κειμένου, κάνει λάθη με τους αριθμούς—και ένα μόνο λανθασμένο ψηφίο σε μια τιμή ή σε έναν αριθμό CPF (Βραζιλιάνικου φορολογικού μητρώου) δημιουργεί ένα πραγματικό πρόβλημα. Τα σημαντικά έγγραφα απαιτούν πάντα επαλήθευση του αναγνωρισμένου κειμένου.

Αξίζει να γνωρίζετε ότι τόσο το Android όσο και το iPhone αναγνωρίζουν ήδη κείμενο σε εικόνες μέσα στις εφαρμογές κάμερας και συλλογής, χωρίς να χρειάζεται να εγκαταστήσετε τίποτα. Αυτό λύνει το πρόβλημα της γρήγορης αντιγραφής πληροφοριών από ένα κομμάτι χαρτί.

Η τεχνική σύλληψης πέντε σημείων

Η κακή σάρωση σχεδόν ποτέ δεν φταίει η εφαρμογή. Συνήθως οφείλεται στον φωτισμό και την τοποθέτηση.

1. Επίπεδη, αντίθετη επιφάνεια. Το λευκό χαρτί σε ένα σκούρο τραπέζι επιτρέπει στην εφαρμογή να ανιχνεύει αυτόματα τις άκρες. Σε ένα λευκό τραπέζι, η ανίχνευση αποτυγχάνει.
2. Διάχυτο και ομοιόμορφο φως. Μην χρησιμοποιείτε ποτέ φλας: δημιουργεί μια λάμψη στο κέντρο και σκουραίνει τις άκρες. Κοντά σε παράθυρο, κατά τη διάρκεια της ημέρας, είναι η καλύτερη ρύθμιση.
3. Μην ρίχνετε σκιά στο χαρτί. Το πιο συνηθισμένο λάθος: το ίδιο το σώμα μπλοκάρει το φως. Τοποθετήστε τον εαυτό σας πλάγια σε σχέση με την πηγή φωτός.
4. Αριθμός κινητού τηλεφώνου παράλληλος με το έγγραφο. Η φωτογράφιση υπό γωνία απαιτεί διόρθωση προοπτικής, η οποία πάντα παραμορφώνει λίγο το κείμενο.
5. Πατήστε για εστίαση και έλεγχο πριν από την αποθήκευση. Μεγεθύνετε την εικόνα και ελέγξτε αν τα μικρότερα γράμματα είναι ευανάγνωστα. Η επανάληψη της εικόνας επί τόπου διαρκεί δέκα δευτερόλεπτα. Η ανακάλυψή της αργότερα απαιτεί πολύ χρόνο.

Για τσαλακωμένα ή διπλωμένα χαρτιά, η λείανσή τους κάτω από ένα γυαλί θα λειτουργήσει, αρκεί το γυαλί να μην αντανακλά το φως. Για έγγραφα με πολλές σελίδες, να διατηρείτε πάντα την ίδια απόσταση και τον ίδιο φωτισμό—τα αρχεία με σελίδες διαφορετικής φωτεινότητας είναι δυσάρεστα στην ανάγνωση.

Απόρρητο: πού πηγαίνει το έγγραφό σας;

Αυτό είναι το σημείο που παραβλέπεται περισσότερο. Φωτογραφίζετε CPF (Βραζιλιάνικη ταυτότητα φορολογούμενου), RG (βραζιλιάνικη εθνική ταυτότητα), αποδείξεις μισθοδοσίας, αποδεικτικά διεύθυνσης, τραπεζικά αντίγραφα — ακριβώς το σύνολο των δεδομένων που τροφοδοτούν την απάτη ταυτότητας.

Ειδικές προφυλάξεις:

• Ελέγξτε αν η εφαρμογή στέλνει στο cloud. Πολλές διεργασίες εκτελούνται σε έναν διακομιστή. Εάν η εφαρμογή εκτελείται σε λειτουργία πτήσης, η επεξεργασία είναι τοπική.
• Επιλέξτε εργαλεία που δεν απαιτούν εγγραφή. για τη βασική λειτουργία της σάρωσης.
• Προσοχή στις ιστοσελίδες μετατροπής PDF. Η αποστολή ενός συμβολαίου ή προσωπικού εγγράφου σε έναν ιστότοπο δωρεάν συμπίεσης ή μετατροπής σημαίνει την παράδοση του αρχείου σε άγνωστο τρίτο μέρος.
• Διαγράψτε τις ενδιάμεσες φωτογραφίες από τη συλλογή. Η αρχική εικόνα του εγγράφου συνήθως φυλάσσεται εκεί και αυτή εμφανίζεται όταν κάποιος σηκώνει το κινητό του τηλέφωνο.
• Προστατέψτε το PDF με κωδικό πρόσβασης. Κατά την αποστολή ευαίσθητων δεδομένων, αρκετές εφαρμογές το κάνουν αυτό και ο κωδικός πρόσβασης θα πρέπει να αποστέλλεται μέσω διαφορετικού καναλιού.
• Εξετάστε το ενδεχόμενο να προσθέσετε υδατογράφημα σε αντίγραφα ταυτοτήτων. Η αναγραφή του σκοπού στην εικόνα — για παράδειγμα, το όνομα και η ημερομηνία της εταιρείας — δυσχεραίνει την κακή χρήση της.
• Ελέγξτε τα δικαιώματα. Ένας σαρωτής χρειάζεται κάμερα και αποθηκευτικό χώρο. Δεν χρειάζεται επαφές, ακριβή τοποθεσία ή μικρόφωνο.

Μια τελευταία συμβουλή για την οργάνωση: ονομάστε τα αρχεία σας χρησιμοποιώντας ένα μοτίβο που ξεκινά με την ημερομηνία σε μορφή έτους-μήνα-ημέρας. Η αλφαβητική σειρά γίνεται αυτόματα χρονολογική και η αναζήτηση ενός εγγράφου από δύο χρόνια πριν δεν είναι πλέον μια επίπονη εργασία.