Alkalmazások dokumentumok beolvasására mobileszközön

A dokumentumok beolvasása egyre gyakoribb szükséglet rutinunkban. A dokumentumok digitális formátumban történő tárolása számos előnnyel jár, mint például a hozzáférhetőség és a biztonság. Azonban nem mindig lehetséges vagy célszerű számítógépet használni a vizsgálathoz. Itt jönnek be a mobiltelefonon dokumentumok beolvasására szolgáló alkalmazások.

Ezek az alkalmazások egyszerű és hatékony megoldást jelentenek mindazok számára, akiknek dokumentumokat kell digitalizálniuk, és szeretnék elkerülni az otthoni vagy irodai papírzsebeket.

A rendelkezésre álló számos lehetőség miatt a legjobb alkalmazás kiválasztása kihívást jelenthet. De ne aggódjon, ebben a cikkben bemutatjuk a legjobb alkalmazásokat a dokumentumok mobiltelefonján történő szkennelésére.

Az 5 legjobb alkalmazás dokumentumok beolvasásához mobiltelefonján

Ismerje meg a legjobb alkalmazásokat a dokumentumok mobiltelefonján történő szkenneléséhez, és válassza ki az igényeinek leginkább megfelelő alkalmazást. Ne feledje, hogy minden alkalmazásnak más-más funkciója van, ezért figyelje az alábbi listánkat:

1. Adobe Scan

Az Adobe Scan az egyik legjobb lehetőség a dokumentumok mobiltelefonon történő szkennelésére. Automatikus szövegfelismerést kínál, így fotóit szerkeszthető PDF-fájlokká alakítja.

Az intuitív kezelőfelület segítségével dokumentumokat is beolvashat, és automatikusan a felhőbe mentheti későbbi hozzáférés céljából. Ezenkívül az Adobe Scan lehetővé teszi a kép beállítását és a torzítások korrigálását is a kiváló minőségű beolvasás érdekében.

2. CamScanner

A CamScanner egy másik népszerű alkalmazás a dokumentumok mobiltelefonon történő szkennelésére. Lehetővé teszi a kép beállítását, a torzítások kijavítását és még megjegyzések hozzáadását is a beolvasott dokumentumokhoz.

A CamScanner lehetővé teszi a fájlok megosztását más felhasználókkal linkeken vagy közösségi hálózatokon keresztül. Ezenkívül az alkalmazás nagy mennyiségű erőforrással és felhőalapú tárolás lehetőségével rendelkezik. Ezért a CamScanner jó választás dokumentumok szkennelésére.

3. Microsoft Office Lens

A Microsoft Office Lens kiegészítő funkciókkal rendelkező dokumentumok szkennelésére is alkalmas. Ennek az az oka, hogy lehetővé válik az automatikus szövegfelismerés és képbeállítás.

Ezenkívül lehetővé teszi a dokumentumok OneNote-ba, OneDrive-ba mentését vagy e-mailben történő elküldését.

A Microsoft Office Lens életképes választás mindazok számára, akik már használják a Microsoft termelékenységi csomagját, és extra funkciókkal rendelkező dokumentumszkennelési lehetőséget keresnek.

4. google drive

A Google Drive egyszerű megoldás a dokumentumok mobiltelefonon történő szkennelésére is, és a beolvasott dokumentumokat felhőben tárolhatja. Lehetővé teszi dokumentumok beolvasását egy mobiltelefon kamerájával, és közvetlenül a Google Drive-fiókjába mentheti.

Ezenkívül a Google Drive alapvető képszerkesztési funkciókat is kínál, mint például a torzítások korrekciója és a fényerő beállítása.

5. Evernote Scannable

Az Evernote Scannable egy könnyen használható lehetőség a dokumentumok mobiltelefonon történő szkennelésére, és a beszkennelt dokumentumokat az Evernote-ba mentheti. Automatikus szövegfelismerést, képbeállítást és még a dokumentumok képformátumú jegyzetként való elmentését is kínálja.

Az intuitív kezelőfelületével az Evernote Scannable jó választás mindazok számára, akik egyszerű és hatékony megoldást keresnek dokumentumok szkennelésére.

Veja também:

• Tanuljon meg vezetni mobiltelefonján – Fedezze fel az alkalmazásokat!
• Tanuljon meg vezetni mobiltelefonján – Fedezze fel az alkalmazásokat!
• Mobilkövető alkalmazások: letöltés és használat

Következtetés

Napjainkban egyre fontosabb a dokumentumok hatékony és praktikus szkennelését lehetővé tevő eszközökhöz való hozzáférés. Az elérhető alkalmazások értékelése során azt vettük észre, hogy vannak olyan lehetőségek, amelyek különböző igényeket kielégítenek, az egyszerű és gyors megoldást kereső felhasználóktól a fejlettebb funkciókat igénylőkig.

Választásától függetlenül az a fontos, hogy egyszerűen és gyorsan beszkennelhesse dokumentumait anélkül, hogy el kellene hagynia otthonát vagy másolóba kell mennie. Válassza ki az igényeinek leginkább megfelelő alkalmazást, és kezdje el egyszerűen és kényelmesen beolvasni a dokumentumokat.

Mire kell figyelni a telepítés előtt

• Frissítési gyakoriság. Egy olyan alkalmazás, amelyet több mint egy éve nem frissítettek, valószínűleg a következő rendszerverzióval összeomlik.
• Offline működik. Ezen segédprogramok közül sok nem igényel internet-hozzáférést. Ha egy alkalmazás helyi feladathoz internetkapcsolatot igényel, akkor gyanakodni kell.
• Méret és memóriahasználat. A segédprogramoknak könnyűsúlyúaknak kell lenniük. Azok, amelyek meghaladják a néhány száz megabájtot, gyakran tartalmaznak hirdetéseket és nyomkövetőket.
• Az alkalmazás által kért engedélyek. Ez a leggyorsabb megbízhatósági teszt. Egy zseblámpa alkalmazásnak, amely névjegyeket és tartózkodási helyet kér, erre nincs szüksége a működéshez.

Amit ezek az alkalmazások nem csinálnak

Telepítés előtt érdemes kezelni az elvárásaidat: vannak olyan dolgok, amiket ebben a kategóriában egyetlen alkalmazás sem nyújt.

• A hiányzó hardverre támaszkodó funkciók szoftveresen nem fognak működni. Szenzor nélkül egyetlen alkalmazás sem tudja megoldani a problémát.
• A lehetetlen funkciókat ígérő alkalmazások gyakran hirdetési platformok, és némelyik olyan engedélyeket kér, amelyeket nem kellene.
• Nem helyettesítik a professzionális felszerelést. A mobiltelefon-érzékelők becslésre szolgálnak, nem pedig technikailag pontos mérésekre.
• A tisztítóalkalmazások nem gyorsítják fel véglegesen az eszközt: az Android már önmagában is kezeli a memóriát.

Gyakori kérdések

Fizetnem kell a használatáért?

A legtöbb közműben nem. Az ingyenes, hirdetésekkel rendelkező verzió jól működik, a fizetős verzió pedig a hirdetések eltávolítására szolgál.

Honnan tudom, hogy egy alkalmazás megbízható?

Nézd meg a fejlesztőt, a vélemények számát, az utolsó frissítés dátumát és a kért engedélyeket. Ez a négy együtt sokat elárul.

Sok akkumulátort fogyaszt?

Attól függ, mi fut a háttérben. Ellenőrizd az alkalmazásonkénti használatot a beállításokban, és korlátozd a túlzott használatot.

Internet nélkül is működik?

Azoknak, akik helyben dolgoznak fel, igen. Azoknak, akik szerverre támaszkodnak, kapcsolatra van szükségük, és külsőleg küldik az adataikat.

Biztonságosak ezek az alkalmazások?

Ellenőrizd az engedélyeket és a vélemények számát. Kerülni kell minden olyan segédprogramot, amely egyértelmű ok nélkül kér hozzáférést a névjegyekhez, üzenetekhez vagy akadálymentesítéshez.

Lépésről lépésre az induláshoz

1. Indítsd újra, mielőtt arra a következtetésre jutnál, hogy lassú. A lassúság nagy része újraindítással megszűnik, bármilyen alkalmazás elindítása nélkül.
2. Mielőtt telepítenél egy tisztítószert, nézd meg, mi foglal el helyet. A Beállítások › Tárhely menüpontban maga a rendszer mutatja a típus szerinti lebontást. Szinte mindig a videók és a közösségi média gyorsítótára a felelős.
3. Töröld a nagyobb alkalmazások gyorsítótárát. Alkalmazásonként, a beállításokban megteheted, bármi telepítése nélkül, és a bejelentkezési adatod vagy a beállításaid elvesztése nélkül.
4. Távolíts el mindent, ami hónapok óta nem nyílt meg. A használati idő szerinti lista a beállításokban található. Ez a legtartósabb módja a helytakarékosságnak.

Csapdák, amik szinte mindenkit elkapnak

• Egy alkalmazásmappa törlése a fájlkezelőn keresztül adatvesztést eredményezhet, amelyet nem lehet helyreállítani.
• Megbízni egy olyan alkalmazásban, amely funkcionalitást ígér anélkül, hogy a megfelelő érzékelő lenne az eszközön.
• Telepíts három segédprogramot, amelyek ugyanazt a dolgot csinálják, és mindegyik a háttérben fut.
• Egy olyan tisztítóprogram telepítése, amely felgyorsítja a telefont – az Android már önmagában is kezeli a memóriát, és az előnyök nem tartósak.

Az alternatíva, amely már szerepel a rendszerben

Az Android és az iPhone már tartalmaz olyan funkciókat, mint a zseblámpa, a hangrögzítő, a dokumentumszkennelés, a QR-kód olvasó, a vonalzó, az iránytű, a vízmérték és a képernyőfelvétel. Telepítés előtt érdemes ellenőrizni a beállításokat – sokan telepítik azt, amijük már van.

Jogilag érvényes egy szkennelt másolat?

Ez egy olyan kérdés, amely mindig felmerül, és Brazíliában egyértelmű a válasz. A 13.874/2019. számú törvény, az úgynevezett Gazdasági Szabadságról szóló törvény kimondja, hogy egy digitalizált dokumentum, feltéve, hogy a digitalizálás olyan technikával történik, amely garantálja a dokumentum integritását, ugyanolyan jogi hatásokkal jár, mint az eredeti. A 10.278/2020. számú rendelet részletezte a technikai követelményeket.

Amit a szabvány nagy vonalakban előír:

• Digitális aláírás az ICP-Brasil szabványnak megfelelő tanúsítvánnyal, vagy a felek által elfogadott más, a szerzőség és a feddhetetlenség igazolására szolgáló eszközzel.
• Kötelező metaadatok, például a szkennelés dátuma és időpontja, a felelős személy és az eszköz azonosítása.
• Megfelelő felbontás és formátum az információk megőrzéséhez.

Más szóval: egy mobiltelefonnal készített és PDF formátumban elmentett dokumentumfotó nem minden célra egyenértékű az eredetivel. Tökéletesen szolgál informális küldésre, ellenőrzésre, a cég HR-osztályának, amely másolatot kért, vagy annak igazolására, hogy valamit megkaptunk. Azonban az eredeti helyettesítéséhez egy hivatalos folyamatban digitális aláírással történő eljárás szükséges.

Érdemes megismerkedni két ingyenes eszközzel: a gov.br platformon elérhető elektronikus aláírással, amely lehetővé teszi a PDF-ek állami szervek által elismert érvényességű aláírását, valamint az ICP-Brasil tanúsítvánnyal, amely fizetős és hivatalosabb helyzetekben szükséges. Mindkettő megoldja az otthon digitalizálók igényeinek nagy részét.

Felbontás, formátum és fájlméret.

A túl magas szkennelési érték hatalmas, erősítés nélküli fájlt hoz létre; a túl alacsony szkennelési érték olvashatatlanná teszi a szöveget, és használhatatlanná teszi a karakterfelismerést. Gyakorlati hivatkozások:

• 200 dpi: Minimum minimum nagy szövegekhez. Gyors korrektúrázáshoz alkalmas.
• 300 dpi: A szöveget tartalmazó dokumentumok szabványa. Az a felbontás, amelynél az optikai felismerés jól működik, és a nyomat olvasható.
• 400–600 dpi: apró betűs részekhez, tervrajzokhoz, térképekhez és történelmi dokumentumokhoz szükséges.
• Mindenekelőtt: Csak a gyűjtemények megőrzése szempontjából van értelme.

A színes móddal kapcsolatban: a sima szöveges dokumentumok kisebbnek és olvashatóbbnak tűnnek fekete-fehérben vagy szürkeárnyalatosban; a bélyegzővel, színes aláírással, fényképpel vagy pecséttel ellátott dokumentumokhoz színesre van szükség, mivel sok esetben a szín a hitelesség egyik eleme. Ha kétségei vannak egy hivatalos dokumentummal kapcsolatban, szkennelje be színesben.

A formátumot illetően: A PDF a többoldalas dokumentumok szabványa, amely megőrzi a rendet és az integritást. Létezik a PDF/A is, egy hosszú távú archiválásra tervezett változat, amely betűtípusokat ágyaz be és elkerüli a külső függőségeket. A JPEG alkalmas egyoldalas és informális használatra, de minden mentés újra tömöríti a képet.

Mérethivatkozás: egy 300 dpi felbontású, szürkeárnyalatos és jól tömörített A4-es oldal mérete általában 100 és 300 KB között van. Ha a beolvasott oldal mérete 8 MB, a konfiguráció túlméretezett – és sok fájlbeküldő rendszer méretkorlátokkal rendelkezik.

OCR: képek valódi szöveggé alakítása.

Az optikai karakterfelismerés (OCR) az a funkció, amely megkülönbözteti a képfájlokat a hasznos dokumentumoktól. Enélkül a PDF csak egy fénykép: nem lehet szavakat keresni, részeket másolni, vagy bármit kijelölni.

Mi változik az OCR alkalmazásakor?

• Kulcsszókeresés a fájlon belül, és a rendszertől függően a telefon saját keresési funkciójában is.
• Részletek másolata újragépelés nélkül.
• Megközelíthetőség. A képernyőolvasók el tudják olvasni a tartalmat, ami egy tiszta képpel nem lehetséges.
• Automatikus szervezés tartalom szerint, fájlnév helyett.

Ami akadályozza a felismerést: kézzel írott szöveg, díszes betűtípus, ferde dokumentum, árnyékok, alacsony felbontás, gyűrött papír, valamint színes vagy bélyegzett háttéren lévő szöveg. Bár a modern OCR helyesen azonosítja a legtöbb nyomtatott szöveget, hibákat vét a számokkal – és egyetlen helytelen számjegy egy értékben vagy egy CPF (brazil adóazonosító) számban valódi problémát okoz. A fontos dokumentumok mindig a felismert szöveg ellenőrzését igénylik.

Érdemes tudni, hogy mind az Android, mind az iPhone már felismeri a képeken lévő szöveget a kamera és a galéria alkalmazásokban, anélkül, hogy bármit is telepíteni kellene. Ez megoldja az információk papírról történő gyors másolásának problémáját.

Az ötpontos ütéstechnika

A gyenge szkennelés szinte soha nem az alkalmazás hibája. Általában a megvilágításnak és a pozíciónak köszönhető.

1. Sima, kontrasztos felület. Ha egy sötét asztalon fehér papírt helyezünk, az alkalmazás automatikusan felismeri a széleket. Fehér asztalon a felismerés sikertelen.
2. Diffúz és egyenletes fény. Soha ne használj vakut: az tükröződést hoz létre a kép közepén, a széleket pedig elsötétíti. Nappal, ablak közelében a legjobb beállítás.
3. Ne vess árnyékot a papírra. A leggyakoribb hiba: maga a test blokkolja a fényt. Helyezkedj oldalra a fényforráshoz képest.
4. A dokumentummal párhuzamosan megadott mobiltelefonszám. A szögből történő fényképezés perspektívakorrekciót igényel, ami mindig torzítja a szöveget egy kicsit.
5. Koppintson a fókuszáláshoz és az áttekintéshez mentés előtt. Nagyítsd fel a képet, és ellenőrizd, hogy a kisebb betűk jól láthatóak-e. Azonnali újracsinálása tíz másodpercet vesz igénybe; később felfedezni egy utazást igényel.

Gyűrött vagy hajtogatott papírok esetén üveg alatt simíthatjuk ki őket, feltéve, hogy az üveg nem ver vissza fényt. Sok oldalas dokumentumok esetén mindig azonos távolságot és megvilágítást kell tartani – a különböző fényességű oldalakat tartalmazó fájlok kellemetlenek olvasni.

Adatvédelem: hová kerül a dokumentumod?

Ez a legelfeledettebb pont. Brazil adóazonosítót (CPF), brazil személyi igazolványt (RG), fizetési jegyzékeket, lakcímigazolást, bankszámlakivonatokat fényképezel – pontosan azokat az adatokat, amelyek a személyazonossággal való visszaélést táplálják.

Különleges óvintézkedések:

• Ellenőrizd, hogy az alkalmazás küld-e adatokat a felhőbe. Sok folyamat egy szerveren fut. Ha az alkalmazás repülőgép üzemmódban fut, a feldolgozás lokális.
• Válassz olyan eszközöket, amelyek nem igényelnek regisztrációt. a szkennelés alapvető funkciójához.
• Óvakodj a PDF konvertáló weboldalaktól. Egy szerződés vagy személyes dokumentum ingyenes tömörítő vagy konvertáló weboldalra küldése azt jelenti, hogy a fájlt egy ismeretlen harmadik félnek adjuk át.
• Töröld a köztes fotókat a galériából. A dokumentum eredeti képe általában ott marad, és ez jelenik meg, amikor valaki felveszi a mobiltelefonját.
• Védje a PDF-et jelszóval. Érzékeny adatok küldésekor számos alkalmazás ezt teszi, és a jelszót egy másik csatornán keresztül kell elküldeni.
• Fontolja meg a személyi igazolványok másolatainak vízjellel való ellátását. Ha a kép célját – például a cégnevet és a dátumot – ráírják a képre, az megnehezíti a jogosulatlan felhasználást.
• Engedélyek áttekintése. Egy szkennerhez kamerára és tárhelyre van szükség. Nincs szükség kontaktlencsékre, pontos helymeghatározásra vagy mikrofonra.

Egy utolsó rendszerezési tipp: nevezze el fájljait olyan mintával, amely az év-hónap-nap formátumú dátummal kezdődik. Az ábécésorrend automatikusan kronológiai sorrendbe kerül, és egy két évvel ezelőtti dokumentum keresése többé nem fáradságos feladat.