Aplikacje do skanowania dokumentów na urządzeniach mobilnych

Skanowanie dokumentów to coraz częstsza potrzeba w naszej rutynie. Przechowywanie dokumentów w formacie cyfrowym niesie ze sobą wiele korzyści, takich jak dostępność i bezpieczeństwo. Jednak nie zawsze jest możliwe lub praktyczne użycie komputera do wykonania tego skanowania. Właśnie tam pojawiają się aplikacje do skanowania dokumentów w telefonie komórkowym.

Te aplikacje to proste i wydajne rozwiązanie dla każdego, kto potrzebuje zdigitalizować dokumenty i chce uniknąć bałaganu papierowego w domu lub w biurze.

Przy tak wielu dostępnych opcjach wybór najlepszej aplikacji może być trudny. Ale nie martw się, w tym artykule przedstawimy Ci najlepsze aplikacje do skanowania dokumentów w telefonie komórkowym.

5 najlepszych aplikacji do skanowania dokumentów w telefonie komórkowym

Poznaj najlepsze aplikacje do skanowania dokumentów na telefonie komórkowym i wybierz tę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Pamiętając, że każda aplikacja ma inne funkcje i funkcje, więc bądź na bieżąco z naszą listą poniżej:

1. Adobe Scan

Adobe Scan to jedna z najlepszych opcji skanowania dokumentów na urządzeniach mobilnych. Oferuje automatyczne rozpoznawanie tekstu, zamieniając zdjęcia w edytowalne pliki PDF.

Dzięki intuicyjnemu interfejsowi możesz także skanować dokumenty i automatycznie zapisywać je w chmurze, aby uzyskać do nich późniejszy dostęp. Ponadto Adobe Scan umożliwia również dostosowanie obrazu i skorygowanie zniekształceń w celu zapewnienia wysokiej jakości skanu.

2. CamScanner

CamScanner to kolejna popularna aplikacja do skanowania dokumentów na urządzeniach mobilnych. Pozwala dopasować obraz, skorygować zniekształcenia, a nawet dodać notatki do zeskanowanych dokumentów.

CamScanner umożliwia również udostępnianie plików innym użytkownikom za pośrednictwem łączy lub sieci społecznościowych. Dodatkowo aplikacja posiada dużą ilość zasobów oraz możliwość przechowywania w chmurze. Dlatego CamScanner to solidny wybór do skanowania dokumentów.

3. Obiektyw Microsoft Office

Microsoft Office Lens to opcja do skanowania dokumentów z dodatkowymi funkcjami. Dzieje się tak dlatego, że dzięki niemu możliwe jest uzyskanie automatycznego rozpoznawania tekstu i dopasowania obrazu.

Pozwala także zapisywać dokumenty w OneNote, OneDrive lub wysyłać je pocztą e-mail.

Microsoft Office Lens to opłacalny wybór dla każdego, kto już korzysta z pakietu produktywności firmy Microsoft i szuka opcji skanowania dokumentów z dodatkowymi funkcjami.

4. dysk Google

Google Drive to także proste rozwiązanie do skanowania dokumentów na telefonie komórkowym, z możliwością przechowywania zeskanowanych dokumentów w chmurze. Umożliwia skanowanie dokumentów za pomocą aparatu w telefonie komórkowym i zapisywanie ich bezpośrednio na koncie Google Drive.

Ponadto Dysk Google oferuje również podstawowe funkcje edycji obrazu, takie jak korekcja zniekształceń i regulacja jasności.

5. Skanowanie Evernote

Evernote Scannable to łatwa w użyciu opcja skanowania dokumentów w telefonie komórkowym, z możliwością zapisywania zeskanowanych dokumentów w Evernote. Oferuje automatyczne rozpoznawanie tekstu, dopasowanie obrazu, a nawet możliwość zapisywania dokumentów jako notatek w formacie graficznym.

Dzięki intuicyjnemu interfejsowi Evernote Scannable jest również dobrym wyborem dla każdego, kto szuka prostego i wydajnego rozwiązania do skanowania dokumentów.

Veja também:

• Naucz się jeździć na swoim telefonie komórkowym – Odkryj aplikacje!
• Naucz się jeździć na swoim telefonie komórkowym – Odkryj aplikacje!
• Mobilne aplikacje śledzące: jak pobierać i używać

Wniosek

W dzisiejszych czasach coraz ważniejszy jest dostęp do narzędzi, które umożliwiają sprawne i praktyczne skanowanie dokumentów. Oceniając dostępne aplikacje, zauważyliśmy, że istnieją opcje spełniające różne potrzeby, od użytkowników szukających prostego i szybkiego rozwiązania po tych, którzy potrzebują bardziej zaawansowanych funkcji.

Niezależnie od wyboru, ważne jest to, aby dokumenty można było łatwo i szybko zeskanować, bez konieczności wychodzenia z domu lub udawania się do kserokopiarki. Wybierz aplikację, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom i rozpocznij łatwe i wygodne skanowanie dokumentów.

Na co zwrócić uwagę przed instalacją

• Częstotliwość aktualizacji. Aplikacja, która nie była aktualizowana przez ponad rok, najprawdopodobniej przestanie działać wraz z wydaniem kolejnej wersji systemu.
• Działa w trybie offline. Wiele z tych narzędzi nie wymaga dostępu do internetu. Jeśli aplikacja wymaga połączenia do wykonania zadania lokalnego, należy zachować ostrożność.
• Rozmiar i wykorzystanie pamięci. Aplikacje użytkowe powinny być lekkie. Te, których rozmiar przekracza kilkaset megabajtów, często zawierają reklamy i moduły śledzące.
• Uprawnienia, o które prosi aplikacja. To najszybszy test niezawodności. Aplikacja latarki, która pyta o kontakty i lokalizację, nie potrzebuje ich do działania.

Czego te aplikacje nie robią

Przed instalacją warto określić swoje oczekiwania: jest wiele rzeczy, których żadna aplikacja z tej kategorii nie oferuje.

• Funkcje oparte na brakującym sprzęcie nie będą działać za pośrednictwem oprogramowania. Bez czujnika żadna aplikacja nie rozwiąże problemu.
• Aplikacje obiecujące niemożliwe do wykonania funkcje są często platformami reklamowymi, a niektóre z nich żądają uprawnień, których nie powinny udzielać.
• Nie zastępują one profesjonalnego sprzętu. Czujniki w telefonach komórkowych służą do szacowania, a nie do precyzyjnych pomiarów technicznych.
• Aplikacje czyszczące nie przyspieszą działania urządzenia na stałe: system Android już sam zarządza pamięcią.

Często zadawane pytania

Czy muszę płacić za korzystanie z usługi?

W większości programów nie. Darmowa wersja z reklamami działa dobrze, a płatna służy do ich usuwania.

Jak mogę sprawdzić, czy aplikacja jest godna zaufania?

Spójrz na dewelopera, liczbę recenzji, datę ostatniej aktualizacji i żądane uprawnienia. Te cztery rzeczy razem mówią wiele.

Czy zużywa dużo baterii?

Zależy to od tego, co działa w tle. Sprawdź w ustawieniach, jak duże jest użycie poszczególnych aplikacji i ogranicz wszystko, co jest zbyt intensywne.

Czy działa bez internetu?

Te, które przetwarzają dane lokalnie – tak. Te, które opierają się na serwerze, wymagają połączenia i wysyłają dane na zewnątrz.

Czy te aplikacje są bezpieczne?

Sprawdź uprawnienia i liczbę recenzji. Należy unikać wszelkich narzędzi, które bez wyraźnego powodu żądają dostępu do kontaktów, wiadomości lub informacji o dostępności.

Krok po kroku, jak zacząć

1. Uruchom ponownie zanim stwierdzisz, że jest wolny. Większość powolnego działania znika po ponownym uruchomieniu komputera, bez konieczności instalowania jakichkolwiek aplikacji.
2. Przed zainstalowaniem urządzenia czyszczącego sprawdź, co zajmuje miejsce. W Ustawieniach › Pamięć masowa system sam pokazuje podział według typu. Prawie zawsze winne są pliki wideo i pamięć podręczna mediów społecznościowych.
3. Wyczyść pamięć podręczną większych aplikacji. Możesz to zrobić aplikacja po aplikacji w ustawieniach, bez instalowania czegokolwiek i bez utraty danych logowania lub ustawień.
4. Odinstaluj wszystko, czego nie otwierałeś od miesięcy. Lista według czasu użytkowania znajduje się w ustawieniach. To najskuteczniejszy sposób na zaoszczędzenie miejsca.

Pułapki, które łapią prawie każdego

• Usunięcie folderu aplikacji za pomocą menedżera plików może spowodować utratę danych, których nie będzie można odzyskać.
• Zaufanie aplikacji, która obiecuje funkcjonalność, mimo że urządzenie nie ma odpowiedniego czujnika.
• Zainstaluj trzy narzędzia, które wykonują to samo zadanie i wszystkie będą działać w tle.
• Zainstalowanie programu czyszczącego, który obiecuje przyspieszyć działanie telefonu — Android już sam zarządza pamięcią, a korzyści z tego płynące nie są trwałe.

Alternatywa, która jest już uwzględniona w systemie

Android i iPhone już oferują takie funkcje jak latarka, dyktafon, skanowanie dokumentów, czytnik kodów QR, linijka, kompas, poziomica i nagrywanie ekranu. Przed instalacją warto sprawdzić ustawienia – wiele osób instaluje to, co już ma.

Czy zeskanowana kopia jest prawnie ważna?

To pytanie, które zawsze się pojawia i na które w Brazylii odpowiedź jest prosta. Ustawa 13.874/2019, tzw. ustawa o wolności gospodarczej, stanowi, że zdigitalizowany dokument, pod warunkiem, że digitalizacja została przeprowadzona przy użyciu techniki gwarantującej jego integralność, wywołuje takie same skutki prawne jak oryginał. Dekret 10.278/2020 szczegółowo określił wymogi techniczne.

Ogólnie rzecz biorąc, wymagania normy są następujące:

• Podpis cyfrowy za pomocą certyfikatu zgodnego ze standardem ICP-Brasil lub przy użyciu innego sposobu udowodnienia autorstwa i integralności, akceptowanego przez strony.
• Wymagane metadane, takich jak data i godzina skanowania, identyfikacja osoby odpowiedzialnej i urządzenia.
• Prawidłowa rozdzielczość i format do zachowania informacji.

Innymi słowy: zdjęcie dokumentu zrobione telefonem komórkowym i zapisane w formacie PDF nie zawsze jest równoważne oryginałowi. Doskonale nadaje się do nieformalnej wysyłki, weryfikacji, dla działu kadr firmy, który poprosił o kopię, lub jako dowód otrzymania dokumentu. Jednak aby zastąpić oryginał w formalnym procesie, wymagana jest procedura z podpisem cyfrowym.

Warto poznać dwa darmowe narzędzia: podpis elektroniczny dostępny na platformie gov.br, który umożliwia podpisywanie plików PDF z ważnością uznawaną przez organy publiczne, oraz certyfikat ICP-Brasil, który jest płatny i wymagany w bardziej formalnych sytuacjach. Oba zaspokajają większość potrzeb osób digitalizujących dokumenty w domu.

Rozdzielczość, format i rozmiar pliku.

Skanowanie z zbyt wysoką rozdzielczością generuje duży plik bez wzmocnienia; skanowanie z zbyt niską rozdzielczością sprawia, że tekst staje się nieczytelny, a rozpoznawanie znaków staje się bezużyteczne. Praktyczne wskazówki:

• 200 dpi: Minimum minimum dla obszernych tekstów. Nadaje się do szybkiej korekty.
• 300 dpi: Standard dla dokumentów zawierających tekst. To rozdzielczość, przy której rozpoznawanie optyczne działa sprawnie, a wydruk jest czytelny.
• 400 do 600 dpi: konieczne w przypadku drobnego druku, planów, map i dokumentów historycznych.
• Nade wszystko: Ma to sens wyłącznie w kontekście konserwacji zbiorów.

Jeśli chodzi o tryb kolorów: dokumenty tekstowe wydają się mniejsze i bardziej czytelne w czerni i bieli lub skali szarości; dokumenty ze stemplami, kolorowymi podpisami, zdjęciami lub pieczęciami wymagają koloru, ponieważ w wielu przypadkach kolor jest elementem autentyczności. W razie wątpliwości dotyczących dokumentu urzędowego, zeskanuj go w kolorze.

Jeśli chodzi o format: PDF to standard dla dokumentów wielostronicowych, który zachowuje porządek i integralność. Istnieje również PDF/A, wariant przeznaczony do długoterminowej archiwizacji, który osadza czcionki i eliminuje zależności zewnętrzne. JPEG nadaje się do użytku jednostronicowego i nieformalnego, ale każdy zapis powoduje ponowną kompresję obrazu.

Informacje o rozmiarze: strona A4 tekstu o rozdzielczości 300 dpi, w skali szarości i dobrze skompresowanej, ma zazwyczaj od 100 do 300 KB. Jeśli zeskanowana strona ma 8 MB, konfiguracja jest przewymiarowana — a wiele systemów przesyłania plików ma ograniczenia rozmiaru.

OCR: przekształcanie obrazów w prawdziwy tekst.

Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) to funkcja, która odróżnia plik graficzny od użytecznego dokumentu. Bez niej plik PDF to tylko fotografia: nie można wyszukiwać słów, kopiować fragmentów ani zaznaczać czegokolwiek.

Co się zmienia po zastosowaniu OCR?

• Wyszukiwanie słów kluczowych w pliku oraz, w zależności od systemu, w funkcji wyszukiwania w telefonie.
• Kopia fragmentów bez ponownego wpisywania.
• Dostępność. Czytniki ekranu potrafią odczytać treść, co nie jest możliwe w przypadku czystego obrazu.
• Automatyczna organizacja według zawartości, a nie nazwy pliku.

Co utrudnia rozpoznanie: tekst odręczny, ozdobna czcionka, krzywy dokument, cienie, niska rozdzielczość, pognieciony papier oraz tekst na kolorowym lub stemplowanym tle. Chociaż nowoczesny OCR poprawnie identyfikuje większość tekstu drukowanego, popełnia błędy w liczbach – a pojedyncza błędna cyfra w wartości lub w brazylijskim numerze identyfikacji podatkowej (CPF) stwarza realny problem. Ważne dokumenty zawsze wymagają weryfikacji rozpoznanego tekstu.

Warto wiedzieć, że zarówno Android, jak i iPhone rozpoznają już tekst na zdjęciach w aplikacjach aparatu i galerii, bez konieczności instalowania jakichkolwiek aplikacji. Rozwiązuje to problem szybkiego kopiowania informacji z kartki papieru.

Technika przechwytywania pięciu punktów

Słabe skanowanie prawie nigdy nie jest winą aplikacji. Zazwyczaj wynika to z oświetlenia i ustawienia.

1. Płaska, kontrastowa powierzchnia. Biały papier na ciemnym stole pozwala aplikacji na automatyczne wykrycie krawędzi. Na białym stole wykrywanie nie działa.
2. Światło rozproszone i jednorodne. Nigdy nie używaj lampy błyskowej: tworzy ona odblask w centrum i przyciemnia krawędzie. Najlepsza jest pozycja w pobliżu okna, w ciągu dnia.
3. Nie rzucaj cienia na papier. Najczęstszy błąd: samo ciało blokuje światło. Ustaw się bokiem do źródła światła.
4. Numer telefonu komórkowego obok dokumentu. Fotografowanie pod kątem wymaga korekty perspektywy, co zawsze powoduje niewielkie zniekształcenie tekstu.
5. Kliknij, aby ustawić ostrość i przejrzeć przed zapisaniem. Powiększ obraz i sprawdź, czy mniejsze litery są wyraźne. Ponowne zrobienie tego na miejscu zajmuje dziesięć sekund; odkrycie tego później wymaga podróży.

W przypadku pogniecionych lub pofałdowanych papierów, wygładzenie ich pod szkłem będzie skuteczne, pod warunkiem, że szkło nie odbija światła. W przypadku dokumentów wielostronicowych zawsze należy zachować tę samą odległość i oświetlenie – pliki ze stronami o zróżnicowanej jasności są nieprzyjemne w czytaniu.

Prywatność: gdzie trafia Twój dokument?

To jest najczęściej pomijany punkt. Fotografujesz CPF (brazylijski identyfikator podatnika), RG (brazylijski dowód osobisty), odcinki wypłat, dowody adresu, wyciągi bankowe – dokładnie te dane, które napędzają oszustwa związane z tożsamością.

Szczególne środki ostrożności:

• Sprawdź, czy aplikacja wysyła dane do chmury. Wiele procesów jest realizowanych na serwerze. Jeśli aplikacja działa w trybie samolotowym, przetwarzanie odbywa się lokalnie.
• Wybierz narzędzia, które nie wymagają rejestracji. dla podstawowej funkcji skanowania.
• Uważaj na strony internetowe umożliwiające konwersję plików PDF. Wysłanie umowy lub dokumentu osobistego do serwisu oferującego bezpłatną kompresję lub konwersję oznacza przekazanie pliku nieznanej osobie trzeciej.
• Usuń zdjęcia pośrednie z galerii. Oryginalny obraz dokumentu zazwyczaj jest tam przechowywany i to właśnie on pojawia się, gdy ktoś sięga po telefon komórkowy.
• Zabezpiecz plik PDF hasłem. Podczas przesyłania poufnych danych wiele aplikacji postępuje w ten sposób, a hasło powinno zostać wysłane innym kanałem.
• Rozważ oznaczenie znakiem wodnym kopii dowodów osobistych. Jeśli na obrazie zostanie napisane przeznaczenie — na przykład nazwa firmy i data — trudniej będzie go wykorzystać w sposób niewłaściwy.
• Przejrzyj uprawnienia. Skaner potrzebuje kamery i pamięci. Nie potrzebuje styków, dokładnej lokalizacji ani mikrofonu.

Ostatnia wskazówka organizacyjna: nazwij pliki, używając wzorca zaczynającego się od daty w formacie rok-miesiąc-dzień. Kolejność alfabetyczna automatycznie zmienia się w chronologiczną, a wyszukiwanie dokumentu sprzed dwóch lat nie jest już żmudnym zadaniem.