Ứng dụng Scan tài liệu trên Mobile

Quét tài liệu là một nhu cầu ngày càng phổ biến trong thói quen của chúng tôi. Lưu trữ tài liệu ở định dạng kỹ thuật số mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như khả năng truy cập và bảo mật. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có thể sử dụng máy tính để thực hiện việc quét này. Đó là lúc các ứng dụng quét tài liệu trên điện thoại di động của bạn xuất hiện.

Những ứng dụng này là một giải pháp đơn giản và hiệu quả cho bất kỳ ai cần số hóa tài liệu và muốn tránh sự lộn xộn của giấy tờ ở nhà hoặc ở văn phòng.

Với rất nhiều tùy chọn có sẵn, việc chọn ứng dụng tốt nhất có thể là một thách thức. Nhưng đừng lo lắng, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn những ứng dụng tốt nhất để quét tài liệu trên điện thoại di động của bạn.

5 ứng dụng tốt nhất để quét tài liệu trên điện thoại di động của bạn

Tìm hiểu các ứng dụng tốt nhất để quét tài liệu của bạn trên điện thoại di động và chọn ứng dụng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Hãy nhớ rằng mỗi ứng dụng có các tính năng và đặc điểm khác nhau, vì vậy hãy theo dõi danh sách của chúng tôi bên dưới:

1. Adobe Scan

Adobe Scan là một trong những tùy chọn tốt nhất để quét tài liệu trên thiết bị di động. Nó cung cấp khả năng nhận dạng văn bản tự động, biến ảnh của bạn thành tệp PDF có thể chỉnh sửa.

Với giao diện trực quan, bạn cũng có thể quét tài liệu và tự động lưu vào đám mây để truy cập sau. Ngoài ra, Adobe Scan còn cho phép bạn điều chỉnh hình ảnh và sửa các biến dạng để đảm bảo bản quét có chất lượng cao.

2. máy quét cam

CamScanner là một ứng dụng phổ biến khác để quét tài liệu trên thiết bị di động. Nó cho phép bạn điều chỉnh hình ảnh, sửa các biến dạng và thậm chí thêm ghi chú vào tài liệu được quét.

CamScanner cũng cho phép bạn chia sẻ tệp với những người dùng khác thông qua liên kết hoặc mạng xã hội. Ngoài ra, ứng dụng có một lượng lớn tài nguyên và khả năng lưu trữ đám mây. Do đó, CamScanner là một lựa chọn chắc chắn để quét tài liệu.

3. Ống kính Microsoft Office

Microsoft Office Lens là một tùy chọn để quét tài liệu với các tính năng bổ sung. Điều này là do, với nó, có thể nhận dạng văn bản tự động và điều chỉnh hình ảnh.

Nó cũng cho phép bạn lưu tài liệu vào OneNote, OneDrive hoặc gửi chúng qua email.

Microsoft Office Lens là một lựa chọn khả thi cho bất kỳ ai đã sử dụng bộ năng suất của Microsoft và đang tìm kiếm một tùy chọn quét tài liệu với các tính năng bổ sung.

4. ổ google

Google Drive cũng là giải pháp scan tài liệu đơn giản trên di động, với khả năng lưu trữ tài liệu scan trên đám mây. Nó cho phép bạn quét tài liệu bằng máy ảnh của điện thoại di động và lưu trực tiếp vào tài khoản Google Drive của bạn.

Ngoài ra, Google Drive còn cung cấp các tính năng chỉnh sửa hình ảnh cơ bản như chỉnh sửa độ méo và điều chỉnh độ sáng.

5. Evernote có thể quét được

Evernote Scannable là một tùy chọn dễ sử dụng để quét tài liệu trên điện thoại di động của bạn, với khả năng lưu tài liệu đã quét vào Evernote. Nó cung cấp khả năng nhận dạng văn bản tự động, điều chỉnh hình ảnh và thậm chí cả khả năng lưu tài liệu dưới dạng ghi chú ở định dạng hình ảnh.

Với giao diện trực quan, Evernote Scannable cũng là một lựa chọn tốt cho bất kỳ ai đang tìm kiếm một giải pháp quét tài liệu đơn giản và hiệu quả.

Veja também:

• Học lái xe trên điện thoại di động của bạn – Khám phá các ứng dụng!
• Học lái xe trên điện thoại di động của bạn – Khám phá các ứng dụng!
• Ứng dụng theo dõi di động: Cách tải xuống và sử dụng

Phần kết luận

Ngày nay, việc có quyền truy cập vào các công cụ cho phép quét tài liệu một cách hiệu quả và thiết thực ngày càng trở nên quan trọng. Khi đánh giá các ứng dụng có sẵn, chúng tôi nhận thấy rằng có các tùy chọn đáp ứng các nhu cầu khác nhau, từ những người dùng đang tìm kiếm giải pháp đơn giản và nhanh chóng cho đến những người cần các tính năng nâng cao hơn.

Bất kể lựa chọn của bạn là gì, điều quan trọng là bạn có thể quét tài liệu của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng mà không cần phải rời khỏi nhà hoặc đến cửa hàng sao chép. Chọn ứng dụng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn và bắt đầu quét tài liệu của bạn một cách dễ dàng và thuận tiện.

Những điều cần lưu ý trước khi cài đặt

• Tần suất cập nhật. Một ứng dụng chưa được cập nhật trong hơn một năm rất có thể sẽ gặp lỗi khi nâng cấp lên phiên bản hệ thống tiếp theo.
• Nó hoạt động ngoại tuyến. Nhiều tiện ích trong số này không yêu cầu truy cập internet. Nếu một ứng dụng yêu cầu kết nối để thực hiện một tác vụ cục bộ, bạn nên cảnh giác.
• Kích thước và mức sử dụng bộ nhớ. Các ứng dụng tiện ích nên có dung lượng nhỏ. Những ứng dụng có dung lượng vượt quá vài trăm megabyte thường chứa quảng cáo và trình theo dõi.
• Các quyền mà ứng dụng yêu cầu. Đó là cách kiểm tra độ tin cậy nhanh nhất. Một ứng dụng đèn pin yêu cầu thông tin liên lạc và vị trí thì không cần điều đó để hoạt động.

Những điều mà các ứng dụng này không làm được

Trước khi cài đặt, bạn nên điều chỉnh kỳ vọng của mình: có những điều mà không ứng dụng nào trong cùng thể loại này đáp ứng được.

• Các tính năng phụ thuộc vào phần cứng bị thiếu sẽ không hoạt động thông qua phần mềm. Không có cảm biến, không ứng dụng nào có thể giải quyết được vấn đề.
• Các ứng dụng hứa hẹn những chức năng không thể thực hiện được thường là các nền tảng quảng cáo, và một số ứng dụng yêu cầu các quyền mà chúng không được phép.
• Chúng không thể thay thế cho thiết bị chuyên nghiệp. Cảm biến điện thoại di động chỉ dùng để ước lượng, không phải để đo lường chính xác về mặt kỹ thuật.
• Các ứng dụng dọn dẹp không giúp tăng tốc thiết bị của bạn một cách lâu dài: Android vốn đã tự quản lý bộ nhớ.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có phải trả phí để sử dụng nó không?

Trong hầu hết các ứng dụng, câu trả lời là không. Phiên bản miễn phí có quảng cáo hoạt động tốt, còn phiên bản trả phí chỉ dùng để loại bỏ quảng cáo.

Làm sao để biết một ứng dụng có đáng tin cậy hay không?

Hãy xem xét nhà phát triển, số lượng đánh giá, ngày cập nhật cuối cùng và các quyền được yêu cầu. Bốn yếu tố đó cùng nhau nói lên rất nhiều điều.

Nó có tốn nhiều pin không?

Điều đó phụ thuộc vào những chương trình đang chạy ngầm. Hãy kiểm tra mức sử dụng tài nguyên của từng ứng dụng trong cài đặt và hạn chế bất kỳ ứng dụng nào sử dụng quá mức.

Nó có hoạt động được không khi không có internet?

Những hệ thống xử lý dữ liệu cục bộ thì được. Còn những hệ thống dựa vào máy chủ thì cần kết nối và gửi dữ liệu ra bên ngoài.

Những ứng dụng này có an toàn không?

Hãy kiểm tra quyền truy cập và số lượng đánh giá. Nên tránh bất kỳ tiện ích nào yêu cầu quyền truy cập vào danh bạ, tin nhắn hoặc khả năng truy cập mà không có lý do rõ ràng.

Hướng dẫn từng bước để bắt đầu

1. Hãy khởi động lại máy trước khi kết luận rằng nó chậm. Phần lớn tình trạng chậm chạp sẽ biến mất sau khi khởi động lại, mà không cần cài đặt bất kỳ ứng dụng nào.
2. Hãy xem những vật dụng nào chiếm diện tích trước khi lắp đặt máy hút bụi. Trong Cài đặt › Bộ nhớ, hệ thống sẽ tự động hiển thị chi tiết theo loại. Hầu hết các trường hợp, bộ nhớ đệm của video và mạng xã hội là nguyên nhân chính.
3. Xóa bộ nhớ đệm của các ứng dụng lớn. Bạn có thể thực hiện việc này cho từng ứng dụng trong phần cài đặt, mà không cần cài đặt thêm bất cứ thứ gì và không làm mất thông tin đăng nhập hoặc cài đặt của mình.
4. Gỡ cài đặt bất cứ thứ gì đã không được mở trong nhiều tháng. Danh sách theo thời gian sử dụng nằm trong phần cài đặt. Đây là cách tiết kiệm dung lượng hiệu quả nhất và lâu dài nhất.

Những cái bẫy mà hầu hết mọi người đều mắc phải

• Việc xóa thư mục ứng dụng thông qua trình quản lý tập tin có thể dẫn đến mất dữ liệu không thể khôi phục.
• Tin tưởng một ứng dụng hứa hẹn chức năng mà thiết bị lại không có cảm biến tương ứng.
• Cài đặt ba tiện ích có cùng chức năng, tất cả đều chạy ngầm.
• Việc cài đặt một ứng dụng dọn dẹp hứa hẹn tăng tốc điện thoại của bạn — Android vốn đã tự quản lý bộ nhớ rồi, và hiệu quả đạt được cũng không kéo dài.

Phương án thay thế đã được tích hợp sẵn trong hệ thống.

Android và iPhone đã tích hợp sẵn các tính năng như đèn pin, máy ghi âm, quét tài liệu, đọc mã QR, thước kẻ, la bàn, thước thăng bằng và ghi màn hình. Trước khi cài đặt, bạn nên kiểm tra cài đặt – nhiều người cài đặt những ứng dụng mà họ đã có sẵn.

Bản sao quét có giá trị pháp lý không?

Đây là câu hỏi thường xuyên được đặt ra và có câu trả lời đơn giản ở Brazil. Luật 13.874/2019, hay còn gọi là Luật Tự do Kinh tế, quy định rằng một tài liệu được số hóa, với điều kiện việc số hóa được thực hiện bằng kỹ thuật đảm bảo tính toàn vẹn của nó, sẽ có hiệu lực pháp lý tương đương với bản gốc. Nghị định 10.278/2020 đã nêu chi tiết các yêu cầu kỹ thuật.

Nhìn chung, tiêu chuẩn này yêu cầu những điều sau:

• Chữ ký điện tử kèm theo giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn ICP-Brasil, hoặc sử dụng phương tiện khác để chứng minh quyền tác giả và tính toàn vẹn được các bên chấp nhận.
• Siêu dữ liệu bắt buộc, Chẳng hạn như ngày giờ quét, thông tin nhận dạng người chịu trách nhiệm và thiết bị.
• Độ phân giải và định dạng phù hợp để bảo tồn thông tin.

Nói cách khác: ảnh chụp tài liệu bằng điện thoại di động và lưu dưới dạng PDF không tương đương với bản gốc trong mọi trường hợp. Nó hoàn toàn phù hợp để gửi không chính thức, để xác minh, cho bộ phận nhân sự của công ty yêu cầu bản sao, hoặc làm bằng chứng rằng bạn đã nhận được tài liệu. Tuy nhiên, để thay thế bản gốc trong một quy trình chính thức, cần phải có quy trình chữ ký điện tử.

Bạn nên biết về hai công cụ miễn phí: chữ ký điện tử có sẵn trên nền tảng gov.br, cho phép bạn ký các tệp PDF có giá trị được các cơ quan nhà nước công nhận, và chứng chỉ ICP-Brasil, một chứng chỉ có phí và được yêu cầu trong các trường hợp trang trọng hơn. Cả hai đều đáp ứng hầu hết các nhu cầu của những người số hóa tài liệu tại nhà.

Độ phân giải, định dạng và kích thước tệp.

Quét ở độ phân giải quá cao sẽ tạo ra tệp tin khổng lồ mà không mang lại lợi ích gì; quét ở độ phân giải quá thấp sẽ làm cho văn bản khó đọc và khiến việc nhận dạng ký tự trở nên vô dụng. Tài liệu tham khảo thực tế:

• 200 dpi: Mức tối thiểu cho các văn bản dài. Thích hợp cho việc hiệu đính nhanh.
• 300 dpi: Đây là tiêu chuẩn cho các tài liệu chứa văn bản. Đó là độ phân giải mà ở đó nhận dạng quang học hoạt động tốt và bản in dễ đọc.
• 400 đến 600 dpi: Cần thiết cho chữ in nhỏ, bản vẽ kỹ thuật, bản đồ và tài liệu lịch sử.
• Trên hết: Việc đó hoàn toàn hợp lý cho việc bảo tồn các bộ sưu tập.

Về chế độ màu: các tài liệu văn bản thuần túy trông nhỏ hơn và dễ đọc hơn ở chế độ đen trắng hoặc xám; các tài liệu có tem, chữ ký màu, ảnh hoặc dấu niêm phong cần có màu, vì trong nhiều trường hợp, màu sắc là yếu tố xác thực. Khi nghi ngờ về tính xác thực của một tài liệu chính thức, hãy quét nó ở chế độ màu.

Về định dạng: PDF là tiêu chuẩn cho các tài liệu nhiều trang và bảo toàn thứ tự cũng như tính toàn vẹn. Ngoài ra còn có PDF/A, một biến thể được thiết kế để lưu trữ lâu dài, nhúng phông chữ và tránh phụ thuộc vào các thư viện bên ngoài. JPEG phù hợp cho tài liệu một trang và sử dụng không chính thức, nhưng mỗi lần lưu sẽ nén lại hình ảnh.

Thông tin tham khảo về kích thước: một trang văn bản khổ A4 ở độ phân giải 300 dpi, ở chế độ thang xám và được nén tốt, thường có dung lượng từ 100 đến 300 KB. Nếu trang được quét của bạn có dung lượng 8 MB, thì cấu hình đó quá khổ — và nhiều hệ thống gửi tệp có giới hạn dung lượng.

OCR: chuyển đổi hình ảnh thành văn bản thực.

Nhận dạng ký tự quang học (OCR) là tính năng phân biệt tệp hình ảnh với tài liệu hữu ích. Nếu không có nó, tệp PDF chỉ là một bức ảnh: bạn không thể tìm kiếm từ khóa, sao chép đoạn văn hoặc chọn bất cứ thứ gì.

Điều gì sẽ thay đổi khi áp dụng công nghệ OCR?

• Tìm kiếm từ khóa trong tệp tin và, tùy thuộc vào hệ thống, trong chức năng tìm kiếm của điện thoại.
• Bản sao trích đoạn không cần gõ lại.
• Khả năng tiếp cận. Phần mềm đọc màn hình có thể đọc nội dung, điều mà không thể thực hiện được với hình ảnh thuần túy.
• Tổ chức tự động dựa trên nội dung, thay vì dựa trên tên tệp.

Những yếu tố cản trở việc nhận dạng: chữ viết tay, phông chữ trang trí, tài liệu bị lệch, bóng mờ, độ phân giải thấp, giấy nhàu nát và văn bản trên nền màu hoặc có đóng dấu. Mặc dù công nghệ OCR hiện đại nhận dạng chính xác hầu hết văn bản in, nhưng nó vẫn mắc lỗi với các con số—và chỉ một chữ số sai trong giá trị hoặc số CPF (mã số thuế của Brazil) cũng có thể tạo ra vấn đề nghiêm trọng. Các tài liệu quan trọng luôn yêu cầu xác minh văn bản đã được nhận dạng.

Điều đáng lưu ý là cả Android và iPhone đều đã có thể nhận diện văn bản trong ảnh ngay trong ứng dụng camera và thư viện ảnh mà không cần cài đặt thêm bất cứ thứ gì. Điều này giải quyết được vấn đề sao chép thông tin nhanh chóng từ một tờ giấy.

Kỹ thuật bắt giữ năm điểm

Hiệu ứng quét kém hầu như không bao giờ là lỗi của ứng dụng. Nguyên nhân thường là do ánh sáng và vị trí đặt.

1. Bề mặt phẳng, tương phản. Trên tờ giấy trắng đặt trên bàn tối màu, ứng dụng có thể tự động phát hiện các cạnh. Trên bàn trắng, quá trình phát hiện thất bại.
2. Ánh sáng khuếch tán và đồng đều. Tuyệt đối không sử dụng đèn flash: nó tạo ra hiện tượng chói lóa ở trung tâm và làm tối các cạnh. Vị trí tốt nhất là gần cửa sổ vào ban ngày.
3. Đừng để bóng đổ lên giấy. Lỗi thường gặp nhất: chính cơ thể che khuất ánh sáng. Hãy đặt mình nghiêng người so với nguồn sáng.
4. Số điện thoại di động được ghi song song với tài liệu. Chụp ảnh ở góc nghiêng đòi hỏi phải hiệu chỉnh phối cảnh, điều này luôn làm biến dạng văn bản một chút.
5. Chạm để chọn và xem lại trước khi lưu. Phóng to hình ảnh và kiểm tra xem các chữ cái nhỏ có rõ ràng không. Làm lại ngay tại chỗ chỉ mất mười giây; còn phát hiện ra lỗi sau đó thì mất cả một chuyến đi.

Đối với giấy tờ bị nhàu hoặc gấp, bạn có thể làm phẳng chúng dưới một tấm kính, miễn là tấm kính không phản chiếu ánh sáng. Đối với tài liệu có nhiều trang, hãy luôn duy trì khoảng cách và ánh sáng như nhau — các tập tin có các trang với độ sáng khác nhau sẽ khó đọc.

Bảo mật thông tin: Tài liệu của bạn được lưu trữ ở đâu?

Đây là điểm bị bỏ qua nhiều nhất. Bạn đang chụp ảnh CPF (mã số thuế của Brazil), RG (chứng minh nhân dân Brazil), phiếu lương, giấy tờ chứng minh địa chỉ, sao kê ngân hàng — chính xác là những dữ liệu tạo điều kiện cho hành vi gian lận danh tính.

Các biện pháp phòng ngừa cụ thể:

• Kiểm tra xem ứng dụng có gửi dữ liệu lên đám mây hay không. Nhiều quy trình được thực hiện trên máy chủ. Nếu ứng dụng đang chạy ở chế độ máy bay, quá trình xử lý sẽ diễn ra cục bộ.
• Hãy chọn những công cụ không yêu cầu đăng ký. Đối với chức năng cơ bản là quét.
• Hãy cẩn thận với các trang web chuyển đổi PDF. Việc gửi hợp đồng hoặc tài liệu cá nhân đến một trang web nén hoặc chuyển đổi miễn phí đồng nghĩa với việc bạn giao tập tin đó cho một bên thứ ba không xác định.
• Xóa các ảnh trung gian khỏi thư viện ảnh. Hình ảnh gốc của tài liệu thường vẫn còn đó, và đó là những gì xuất hiện khi ai đó nhấc điện thoại di động lên.
• Bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu. Khi gửi dữ liệu nhạy cảm, một số ứng dụng thực hiện việc này, và mật khẩu nên được gửi qua một kênh khác.
• Hãy cân nhắc việc đóng dấu bản quyền lên các bản sao thẻ căn cước. Việc ghi rõ mục đích sử dụng hình ảnh — ví dụ như tên công ty và ngày tháng — sẽ khiến việc lạm dụng hình ảnh trở nên khó khăn hơn.
• Xem xét lại quyền hạn. Máy quét cần camera và bộ nhớ. Nó không cần danh bạ, định vị chính xác hay micro.

Một mẹo sắp xếp cuối cùng: đặt tên tệp của bạn theo mẫu bắt đầu bằng ngày tháng ở định dạng năm-tháng-ngày. Thứ tự bảng chữ cái sẽ tự động trở thành thứ tự thời gian, và việc tìm kiếm một tài liệu từ hai năm trước sẽ không còn là một công việc khó khăn nữa.