Anwendungen zum Scannen von Dokumenten auf Mobilgeräten

Das Scannen von Dokumenten wird in unserer Routine immer häufiger benötigt. Das Speichern von Dokumenten in digitalem Format bringt viele Vorteile, wie z. B. Zugänglichkeit und Sicherheit. Es ist jedoch nicht immer möglich oder praktisch, einen Computer für dieses Scannen zu verwenden. Hier kommen Apps zum Scannen von Dokumenten auf Ihrem Handy ins Spiel.

Diese Apps sind eine einfache und effiziente Lösung für alle, die Dokumente digitalisieren müssen und zu Hause oder im Büro Papierkram vermeiden möchten.

Bei so vielen verfügbaren Optionen kann die Auswahl der besten App eine Herausforderung sein. Aber keine Sorge, in diesem Artikel stellen wir dir die besten Apps vor, um Dokumente auf deinem Handy zu scannen.

Die 5 besten Apps zum Scannen von Dokumenten auf Ihrem Handy

Lernen Sie die besten Apps zum Scannen Ihrer Dokumente auf Ihrem Mobiltelefon kennen und wählen Sie diejenige aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Denken Sie daran, dass jede Anwendung unterschiedliche Funktionen und Funktionen hat, also bleiben Sie dran für unsere Liste unten:

1. Adobe Scan

Adobe Scan ist eine der besten Optionen zum Scannen von Dokumenten auf Mobilgeräten. Es bietet eine automatische Texterkennung und verwandelt Ihre Fotos in bearbeitbare PDF-Dateien.

Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche können Sie Dokumente auch scannen und automatisch für den späteren Zugriff in der Cloud speichern. Darüber hinaus können Sie mit Adobe Scan das Bild anpassen und Verzerrungen korrigieren, um eine hohe Scanqualität zu gewährleisten.

2. CamScanner

CamScanner ist eine weitere beliebte App zum Scannen von Dokumenten auf Mobilgeräten. Sie können das Bild anpassen, Verzerrungen korrigieren und sogar Notizen zu gescannten Dokumenten hinzufügen.

Mit CamScanner können Sie Dateien auch über Links oder soziale Netzwerke mit anderen Benutzern teilen. Darüber hinaus verfügt die Anwendung über eine große Menge an Ressourcen und die Möglichkeit der Cloud-Speicherung. Daher ist CamScanner eine solide Wahl zum Scannen von Dokumenten.

3. Microsoft Office-Objektiv

Microsoft Office Lens ist eine Option zum Scannen von Dokumenten mit zusätzlichen Funktionen. Denn damit ist eine automatische Texterkennung und Bildanpassung möglich.

Außerdem können Sie Dokumente in OneNote, OneDrive speichern oder per E-Mail versenden.

Microsoft Office Lens ist eine praktikable Wahl für alle, die bereits die Produktivitätssuite von Microsoft verwenden und nach einer Option zum Scannen von Dokumenten mit zusätzlichen Funktionen suchen.

4. Google Drive

Google Drive ist auch eine einfache Lösung zum Scannen von Dokumenten auf Mobilgeräten mit der Möglichkeit, gescannte Dokumente in der Cloud zu speichern. Damit können Sie Dokumente mit einer Handykamera scannen und direkt in Ihrem Google Drive-Konto speichern.

Darüber hinaus bietet Google Drive auch grundlegende Bildbearbeitungsfunktionen wie die Korrektur von Verzerrungen und die Anpassung der Helligkeit.

5. Evernote scannbar

Evernote Scannable ist eine benutzerfreundliche Option zum Scannen von Dokumenten auf Ihrem Mobiltelefon mit der Möglichkeit, gescannte Dokumente in Evernote zu speichern. Es bietet automatische Texterkennung, Bildanpassung und sogar die Möglichkeit, Dokumente als Notizen im Bildformat zu speichern.

Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche ist Evernote Scannable auch eine gute Wahl für alle, die nach einer einfachen und effizienten Lösung zum Scannen von Dokumenten suchen.

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Abschluss

Heutzutage wird es immer wichtiger, Zugriff auf Tools zu haben, die das Scannen von Dokumenten auf effiziente und praktische Weise ermöglichen. Bei der Bewertung der verfügbaren Anwendungen haben wir festgestellt, dass es Optionen gibt, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen, von Benutzern, die nach einer einfachen und schnellen Lösung suchen, bis hin zu Benutzern, die erweiterte Funktionen benötigen.

Unabhängig von Ihrer Wahl ist es wichtig, dass Sie Ihre Dokumente einfach und schnell scannen können, ohne das Haus verlassen oder in einen Copyshop gehen zu müssen. Wählen Sie die App, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, und beginnen Sie einfach und bequem mit dem Scannen Ihrer Dokumente.

Worauf Sie vor der Installation achten sollten

• Aktualisierungshäufigkeit. Eine App, die seit über einem Jahr nicht aktualisiert wurde, wird mit der nächsten Systemversion wahrscheinlich nicht mehr funktionieren.
• Es funktioniert offline. Viele dieser Hilfsprogramme benötigen keinen Internetzugang. Wenn eine App für eine lokale Aufgabe eine Verbindung benötigt, sollten Sie misstrauisch sein.
• Größe und Speichernutzung. Dienstprogramme sollten ressourcenschonend sein. Solche, die einige hundert Megabyte überschreiten, enthalten oft Werbung und Tracking-Elemente.
• Berechtigungen, die die Anwendung anfordert. Das ist der schnellste Zuverlässigkeitstest. Eine Taschenlampen-App, die nach Kontakten und Standort fragt, benötigt das nicht, um zu funktionieren.

Was diese Apps nicht leisten

Vor der Installation sollten Sie Ihre Erwartungen im Zaum halten: Es gibt Dinge, die keine App dieser Kategorie bietet.

• Funktionen, die auf fehlender Hardware basieren, funktionieren nicht per Software. Ohne den Sensor kann keine Anwendung das Problem lösen.
• Apps, die unmögliche Funktionen versprechen, sind oft Werbeplattformen, und manche fordern Berechtigungen an, die sie nicht benötigen.
• Sie sind kein Ersatz für professionelle Ausrüstung. Handysensoren dienen der Schätzung, nicht der technisch präzisen Messung.
• Reinigungs-Apps beschleunigen Ihr Gerät nicht dauerhaft: Android verwaltet den Speicher bereits selbst.

Häufige Fragen

Muss ich für die Nutzung bezahlen?

Bei den meisten Programmen ist das nicht der Fall. Die kostenlose Version mit Werbung funktioniert einwandfrei, die kostenpflichtige Version dient der Entfernung der Werbung.

Woran erkenne ich, ob eine App vertrauenswürdig ist?

Schauen Sie sich den Entwickler, die Anzahl der Bewertungen, das Datum der letzten Aktualisierung und die angeforderten Berechtigungen an. Diese vier Faktoren zusammen sagen viel aus.

Verbraucht es viel Akku?

Das hängt davon ab, welche Apps im Hintergrund laufen. Überprüfen Sie die Nutzung der einzelnen Apps in den Einstellungen und beschränken Sie übermäßige Nutzung.

Funktioniert es auch ohne Internet?

Diejenigen, die die Daten lokal verarbeiten, ja. Diejenigen, die auf einen Server angewiesen sind, benötigen eine Verbindung und senden ihre Daten extern.

Sind diese Apps sicher?

Prüfen Sie die Berechtigungen und die Anzahl der Bewertungen. Programme, die ohne triftigen Grund Zugriff auf Kontakte, Nachrichten oder Zugänglichkeitseinstellungen anfordern, sollten vermieden werden.

Schritt für Schritt zum Einstieg

1. Starten Sie es neu, bevor Sie schlussfolgern, dass es langsam ist. Ein Neustart behebt einen Großteil der Probleme, ohne dass dafür eine Anwendung benötigt wird.
2. Prüfen Sie vor der Installation eines Reinigungsgeräts, was Platz benötigt. Unter Einstellungen › Speicher zeigt das System selbst die Aufschlüsselung nach Typ an. Fast immer sind Video- und Social-Media-Cache die Übeltäter.
3. Leeren Sie den Cache größerer Anwendungen. Sie können dies app-weise in den Einstellungen vornehmen, ohne etwas installieren zu müssen und ohne Ihre Anmeldedaten oder Einstellungen zu verlieren.
4. Deinstallieren Sie alle Programme, die seit Monaten nicht mehr geöffnet wurden. Die Liste nach Nutzungsdauer finden Sie in den Einstellungen. Das ist die nachhaltigste Methode, Speicherplatz zu sparen.

Fallen, die fast jeden fangen

• Das Löschen eines Anwendungsordners über den Dateimanager kann zu Datenverlust führen, der nicht wiederhergestellt werden kann.
• Einer App zu vertrauen, die Funktionalität verspricht, ohne dass der entsprechende Sensor auf dem Gerät vorhanden ist.
• Installieren Sie drei Hilfsprogramme, die alle die gleiche Aufgabe erfüllen und im Hintergrund laufen.
• Die Installation eines Cleaners, der verspricht, Ihr Telefon zu beschleunigen – Android verwaltet den Speicher bereits selbst, und die erzielten Vorteile sind nicht von Dauer.

Die Alternative, die bereits im System enthalten ist

Android und iPhone bieten bereits Funktionen wie Taschenlampe, Diktiergerät, Dokumentenscanner, QR-Code-Leser, Lineal, Kompass, Wasserwaage und Bildschirmaufnahme. Vor der Installation empfiehlt es sich, die Einstellungen zu überprüfen – viele Nutzer installieren einfach die Apps, die sie bereits haben.

Ist eine eingescannte Kopie rechtlich gültig?

Diese Frage taucht immer wieder auf und hat in Brasilien eine einfache Antwort. Das Gesetz 13.874/2019, das sogenannte Gesetz zur wirtschaftlichen Freiheit, legt fest, dass ein digitalisiertes Dokument, sofern die Digitalisierung mit einem Verfahren erfolgt, das seine Integrität gewährleistet, dieselbe Rechtswirkung wie das Original hat. Das Dekret 10.278/2020 präzisiert die technischen Anforderungen.

Was die Norm im Großen und Ganzen erfordert:

• Digitale Signatur mit einem Zertifikat gemäß dem ICP-Brasil-Standard oder durch Verwendung eines anderen von den Parteien akzeptierten Nachweises der Urheberschaft und Integrität.
• Erforderliche Metadaten, wie beispielsweise Datum und Uhrzeit des Scans, Identifizierung der verantwortlichen Person und des Geräts.
• Richtige Auflösung und richtiges Format zur Erhaltung von Informationen.

Anders ausgedrückt: Ein mit dem Handy aufgenommenes und als PDF gespeichertes Foto eines Dokuments ist nicht in allen Fällen gleichwertig mit dem Original. Es eignet sich durchaus für informelle Zwecke, zur Überprüfung, für die Personalabteilung, die eine Kopie angefordert hat, oder als Empfangsbestätigung. Um das Original jedoch in einem formellen Verfahren zu ersetzen, ist ein Verfahren mit digitaler Signatur erforderlich.

Es lohnt sich, zwei kostenlose Tools zu kennen: die elektronische Signatur auf der Plattform gov.br, mit der Sie PDFs signieren können, deren Gültigkeit von öffentlichen Stellen anerkannt wird, und das kostenpflichtige ICP-Brasil-Zertifikat, das in formelleren Situationen erforderlich ist. Beide decken die meisten Bedürfnisse derjenigen ab, die Dokumente zu Hause digitalisieren.

Auflösung, Format und Dateigröße.

Zu hohe Scanwerte erzeugen eine riesige Datei ohne Nutzen; zu niedrige Scanwerte machen den Text unleserlich und die Zeichenerkennung nutzlos. Praktische Hinweise:

• 200 dpi: Minimale Mindestgröße für lange Texte. Geeignet für schnelles Korrekturlesen.
• 300 dpi: Der Standard für Dokumente mit Text. Es ist die Auflösung, bei der die optische Erkennung gut funktioniert und der Ausdruck lesbar ist.
• 400 bis 600 dpi: Notwendig für Kleingedrucktes, Baupläne, Karten und historische Dokumente.
• Vor allem: Das macht nur im Hinblick auf die Erhaltung von Sammlungen Sinn.

Zum Farbmodus: Reine Textdokumente wirken in Schwarzweiß oder Graustufen kleiner und besser lesbar; Dokumente mit Stempeln, farbigen Unterschriften, Fotos oder Siegeln erfordern Farbe, da Farbe in vielen Fällen ein Authentizitätsmerkmal ist. Im Zweifelsfall sollte ein offizielles Dokument in Farbe eingescannt werden.

Zum Format: PDF ist der Standard für mehrseitige Dokumente und gewährleistet Ordnung und Integrität. Daneben gibt es PDF/A, eine Variante für die Langzeitarchivierung, die Schriftarten einbettet und externe Abhängigkeiten vermeidet. JPEG eignet sich für einseitige und informelle Dokumente, komprimiert das Bild jedoch bei jedem Speichern neu.

Größenvergleich: Eine A4-Seite Text in Graustufen und guter Komprimierung bei 300 dpi hat üblicherweise eine Größe zwischen 100 und 300 KB. Wenn Ihre gescannte Seite 8 MB groß ist, ist die Konfiguration zu groß – und viele Dateiübertragungssysteme haben Größenbeschränkungen.

OCR: Umwandlung von Bildern in echten Text.

Die optische Zeichenerkennung (OCR) ist die Funktion, die eine Bilddatei von einem nutzbaren Dokument unterscheidet. Ohne sie ist eine PDF-Datei lediglich ein Foto: Man kann weder nach Wörtern suchen, noch Passagen kopieren oder etwas auswählen.

Was ändert sich bei der Anwendung von OCR?

• Stichwortsuche innerhalb der Datei und, je nach System, in der Suchfunktion des Telefons selbst.
• Auszüge aus dem Text ohne erneutes Eintippen.
• Zugänglichkeit. Bildschirmleseprogramme können den Inhalt vorlesen, was mit einem reinen Bild nicht möglich ist.
• Automatische Organisation nach Inhalt, nicht nach Dateiname.

Was die Texterkennung erschwert: Handschrift, dekorative Schriftarten, schiefe Dokumente, Schatten, geringe Auflösung, zerknittertes Papier und Text auf farbigem oder gestempeltem Hintergrund. Moderne OCR-Systeme erkennen zwar den meisten gedruckten Text korrekt, machen aber Fehler bei Zahlen – und eine einzige falsche Ziffer in einem Wert oder einer CPF-Nummer (brasilianische Steueridentifikationsnummer) kann ein echtes Problem darstellen. Wichtige Dokumente müssen daher stets auf den erkannten Text überprüft werden.

Gut zu wissen ist, dass sowohl Android als auch iPhone Text in Bildern bereits in den Kamera- und Galerie-Apps erkennen, ohne dass zusätzliche Installationen nötig sind. Dadurch lässt sich das Problem des schnellen Kopierens von Informationen von einem Zettel lösen.

Die Fünf-Punkte-Erfassungstechnik

Schlechtes Scannen ist fast nie die Schuld der App. Meistens liegt es an der Beleuchtung und der Positionierung.

1. Flache, kontrastreiche Oberfläche. Weißes Papier auf einem dunklen Tisch ermöglicht es der Anwendung, die Ränder automatisch zu erkennen. Auf einem weißen Tisch funktioniert die Erkennung nicht.
2. Diffuses und gleichmäßiges Licht. Verwenden Sie niemals Blitzlicht: Es erzeugt eine Spiegelung in der Mitte und verdunkelt die Ränder. Am besten fotografieren Sie tagsüber in der Nähe eines Fensters.
3. Wirf keinen Schatten auf das Papier. Der häufigste Fehler: Der Körper selbst blockiert das Licht. Positionieren Sie sich seitlich zur Lichtquelle.
4. Die Handynummer entspricht der im Dokument angegebenen Nummer. Das Fotografieren aus einem Winkel erfordert eine Perspektivkorrektur, die den Text immer etwas verzerrt.
5. Tippen Sie, um den Fokus zu fokussieren und die Ergebnisse vor dem Speichern zu überprüfen. Vergrößern Sie das Bild und prüfen Sie, ob die kleineren Buchstaben gut lesbar sind. Eine sofortige Korrektur dauert nur zehn Sekunden; die spätere Entdeckung erfordert einen längeren Weg.

Zerknitterte oder gefaltete Blätter lassen sich unter einem Glas glätten, vorausgesetzt, das Glas reflektiert kein Licht. Bei mehrseitigen Dokumenten sollte stets der gleiche Abstand und die gleiche Beleuchtung eingehalten werden – Dokumente mit unterschiedlich hellen Seiten sind unangenehm zu lesen.

Datenschutz: Wohin gelangen Ihre Dokumente?

Das ist der am meisten übersehene Punkt. Sie fotografieren CPF (brasilianische Steuerzahler-ID), RG (brasilianischer Personalausweis), Gehaltsabrechnungen, Adressnachweise, Kontoauszüge – genau die Daten, die Identitätsbetrug begünstigen.

Besondere Vorsichtsmaßnahmen:

• Prüfen Sie, ob die App Daten in die Cloud sendet. Viele Prozesse werden auf einem Server ausgeführt. Wenn die Anwendung im Flugmodus läuft, erfolgt die Verarbeitung lokal.
• Wählen Sie Tools, die keine Registrierung erfordern. für die grundlegende Funktion des Scannens.
• Vorsicht vor Webseiten zur PDF-Konvertierung. Das Hochladen eines Vertrags oder eines persönlichen Dokuments auf eine kostenlose Komprimierungs- oder Konvertierungswebsite bedeutet, die Datei einem unbekannten Dritten zu übergeben.
• Löschen Sie die Zwischenfotos aus der Galerie. Das Originalbild des Dokuments bleibt normalerweise erhalten und wird angezeigt, wenn jemand sein Handy in die Hand nimmt.
• Schützen Sie die PDF-Datei mit einem Passwort. Beim Senden sensibler Daten machen dies mehrere Anwendungen, und das Passwort sollte über einen anderen Kanal gesendet werden.
• Erwägen Sie, Kopien von Ausweisdokumenten mit einem Wasserzeichen zu versehen. Wenn der Zweck des Bildes – beispielsweise der Firmenname und das Datum – angegeben wird, wird ein Missbrauch erschwert.
• Berechtigungen prüfen. Ein Scanner benötigt eine Kamera und Speicherplatz. Er benötigt keine Kontakte, keine genaue Standortbestimmung und kein Mikrofon.

Ein letzter Organisationstipp: Benennen Sie Ihre Dateien nach einem Muster, das mit dem Datum im Format Jahr-Monat-Tag beginnt. Die alphabetische Sortierung wird dadurch automatisch chronologisch, und die Suche nach einem zwei Jahre alten Dokument ist nicht mehr mühsam.