Приложения за сканиране на документи на мобилни устройства

Сканирането на документи е все по-често срещана необходимост в нашето ежедневие. Съхраняването на документи в цифров формат носи много предимства, като достъпност и сигурност. Въпреки това, не винаги е възможно или практично да се използва компютър за извършване на това сканиране. Тук идват приложенията за сканиране на документи на вашия мобилен телефон.

Тези приложения са просто и ефикасно решение за всеки, който има нужда от дигитализиране на документи и иска да избегне безпорядъка с хартия у дома или в офиса.

С толкова много налични опции, изборът на най-доброто приложение може да бъде предизвикателство. Но не се притеснявайте, в тази статия ще ви запознаем с най-добрите приложения за сканиране на документи на вашия мобилен телефон.

5-те най-добри приложения за сканиране на документи на вашия мобилен телефон

Запознайте се с най-добрите приложения за сканиране на вашите документи на вашия мобилен телефон и изберете това, което най-добре отговаря на вашите нужди. Не забравяйте, че всяко приложение има различни функции и функции, така че следете нашия списък по-долу:

1. Adobe Scan

Adobe Scan е една от най-добрите опции за сканиране на документи на мобилни устройства. Той предлага автоматично разпознаване на текст, превръщайки вашите снимки в редактируеми PDF файлове.

С интуитивен интерфейс можете също да сканирате документи и автоматично да ги запазвате в облака за по-късен достъп. В допълнение, Adobe Scan също ви позволява да коригирате изображението и да коригирате изкривяванията, за да осигурите висококачествено сканиране.

2. CamScanner

CamScanner е друго популярно приложение за сканиране на документи на мобилни устройства. Тя ви позволява да коригирате изображението, да коригирате изкривяванията и дори да добавяте бележки към сканирани документи.

CamScanner също ви позволява да споделяте файлове с други потребители чрез връзки или социални мрежи. В допълнение, приложението има голямо количество ресурси и възможност за облачно съхранение. Следователно CamScanner е солиден избор за сканиране на документи.

3. Microsoft Office Lens

Microsoft Office Lens е опция за сканиране на документи с допълнителни функции. Това е така, защото с него е възможно да се получи автоматично разпознаване на текст и настройка на изображението.

Освен това ви позволява да запазвате документи в OneNote, OneDrive или да ги изпращате по имейл.

Microsoft Office Lens е жизнеспособен избор за всеки, който вече използва пакета за продуктивност на Microsoft и търси опция за сканиране на документи с допълнителни функции.

4. google диск

Google Drive също е просто решение за сканиране на документи на мобилни устройства, с възможност за съхраняване на сканирани документи в облака. Позволява ви да сканирате документи с камера на мобилен телефон и да ги записвате директно в акаунта си в Google Drive.

В допълнение, Google Drive също предлага основни функции за редактиране на изображения, като коригиране на изкривяванията и регулиране на яркостта.

5. Evernote Scannable

Evernote Scannable е лесна за използване опция за сканиране на документи на вашия мобилен телефон, с възможност за запазване на сканирани документи в Evernote. Той предлага автоматично разпознаване на текст, настройка на изображението и дори възможност за запазване на документи като бележки във формат на изображение.

С интуитивен интерфейс, Evernote Scannable също е добър избор за всеки, който търси просто и ефективно решение за сканиране на документи.

Veja também:

• Научете се да шофирате на мобилния си телефон – Открийте приложенията!
• Научете се да шофирате на мобилния си телефон – Открийте приложенията!
• Мобилни приложения за проследяване: Как да изтеглите и използвате

Заключение

В днешно време е все по-важно да имате достъп до инструменти, които позволяват сканирането на документи по ефективен и практичен начин. Когато оценявахме наличните приложения, забелязахме, че има опции, които отговарят на различни нужди, от потребителите, които търсят просто и бързо решение, до тези, които се нуждаят от по-разширени функции.

Независимо от избора ви, важното е, че можете да сканирате документите си лесно и бързо, без да се налага да излизате от дома си или да ходите до копирно ателие. Изберете приложението, което най-добре отговаря на вашите нужди и започнете да сканирате документите си лесно и удобно.

Какво да търсите преди инсталиране

• Честота на актуализиране. Приложение, което не е актуализирано повече от година, вероятно ще се повреди със следващата версия на системата.
• Работи офлайн. Много от тези помощни програми не изискват достъп до интернет. Ако дадено приложение изисква връзка за локална задача, трябва да сте подозрителни.
• Размер и използване на памет. Помощните приложения трябва да са леки. Тези, които надвишават няколкостотин мегабайта, често съдържат реклами и тракери.
• Разрешения, които приложението изисква. Това е най-бързият тест за надеждност. Приложение за фенерче, което пита за контакти и местоположение, не се нуждае от това, за да работи.

Какво не правят тези приложения

Преди инсталирането си струва да се запознаете с очакванията си: има неща, които никое приложение в тази категория не предлага.

• Функции, които разчитат на липсващ хардуер, няма да работят чрез софтуер. Без сензора никое приложение не може да реши проблема.
• Приложенията, които обещават невъзможни функции, често са рекламни платформи, а някои изискват разрешения, които не би трябвало.
• Те не са заместител на професионалното оборудване. Сензорите за мобилни телефони са за оценка, а не за технически прецизни измервания.
• Приложенията за почистване не ускоряват трайно устройството ви: Android вече управлява паметта самостоятелно.

Често задавани въпроси

Трябва ли да платя, за да го използвам?

В повечето комунални услуги, не. Безплатната версия с реклами работи добре, а платената версия е за премахване на реклами.

Как да разбера дали дадено приложение е надеждно?

Вижте разработчика, броя на рецензиите, датата на последната актуализация и поисканите разрешения. Тези четири фактора заедно казват много.

Консумира ли много батерия?

Зависи какво работи във фонов режим. Проверете използването на всяко приложение в настройките и ограничете всичко, което е прекомерно.

Работи ли без интернет?

Тези, които обработват локално, да. Тези, които разчитат на сървър, изискват връзка и изпращат данните си външно.

Безопасни ли са тези приложения?

Проверете разрешенията и броя на прегледите. Всяка помощна програма, която изисква достъп до контакти, съобщения или достъпност без ясна причина, трябва да се избягва.

Стъпка по стъпка, за да започнете

1. Рестартирайте, преди да заключите, че е бавно. Голяма част от бавността изчезва с рестартиране, без да е необходимо каквото и да е приложение.
2. Вижте какво заема място, преди да инсталирате почистващ препарат. В Настройки › Памет, самата система показва разбивка по тип. Почти винаги виновниците са кешът за видеоклипове и социални медии.
3. Изчистете кеша на по-големите приложения. Можете да го правите приложение по приложение в настройките, без да инсталирате нищо и без да губите данните си за вход или настройки.
4. Деинсталирайте всичко, което не е отваряно от месеци. Списъкът по време на използване е в настройките. Това е най-трайният начин за пестене на място.

Капани, които хващат почти всички

• Изтриването на папка на приложение чрез файловия мениджър може да доведе до загуба на данни, които не могат да бъдат възстановени.
• Доверяване на приложение, което обещава функционалност, без да има съответния сензор на устройството.
• Инсталирайте три помощни програми, които правят едно и също нещо, всички работещи във фонов режим.
• Инсталиране на програма за почистване, която обещава да ускори телефона ви — Android вече управлява паметта самостоятелно и подобренията не са трайни.

Алтернативата, която вече е включена в системата

Android и iPhone вече включват функции като фенерче, диктофон, сканиране на документи, четец на QR кодове, линийка, компас, нивелир и запис на екрана. Преди инсталирането си струва да проверите настройките – много хора инсталират това, което вече имат.

Сканираното копие правно валидно ли е?

Това е въпрос, който винаги възниква и има ясен отговор в Бразилия. Закон 13.874/2019, т. нар. Закон за икономическа свобода, установява, че дигитализиран документ, при условие че дигитализацията е извършена с помощта на техника, гарантираща неговата цялост, произвежда същите правни последици като оригинала. Указ 10.278/2020 подробно описва техническите изисквания.

Какво изисква стандартът, най-общо казано:

• Цифров подпис със сертификат в съответствие със стандарта ICP-Brasil или чрез друг начин за доказване на авторство и почтеност, приет от страните.
• Задължителни метаданни, като например дата и час на сканиране, идентификация на отговорното лице и устройството.
• Подходяща резолюция и формат към запазването на информацията.

С други думи: снимка на документ, направена с мобилен телефон и запазена като PDF, не е еквивалентна на оригинала за всички цели. Тя служи чудесно за неофициално изпращане, за проверка, за отдела за човешки ресурси на компанията, който е поискал копие, или като доказателство, че сте получили нещо. За да се замени оригиналът във формален процес обаче, е необходима процедура с цифров подпис.

Струва си да знаете за два безплатни инструмента: електронния подпис, достъпен на платформата gov.br, който ви позволява да подписвате PDF файлове с валидност, призната от публичните органи, и сертификата ICP-Brasil, който е платен и се изисква в по-формални ситуации. И двата решават повечето от нуждите на тези, които дигитализират документи у дома.

Резолюция, формат и размер на файла.

Твърде високото сканиране генерира огромен файл без никакво подобрение; твърде ниското сканиране прави текста нечетлив и прави разпознаването на символи безполезно. Практически справки:

• 200 dpi: Минимален минимум за големи текстове. Подходящ за бърза корекция.
• 300 dpi: Стандартът за документи, съдържащи текст. Това е резолюцията, при която оптичното разпознаване работи добре и разпечатката е четлива.
• 400 до 600 dpi: необходимо за дребен шрифт, чертежи, карти и исторически документи.
• Преди всичко: Има смисъл само за запазването на колекциите.

Относно цветовия режим: документите с обикновен текст изглеждат по-малки и по-четливи в черно-бяло или сиво; документите с печати, цветни подписи, снимки или печати изискват цвят, защото в много случаи цветът е елемент на автентичност. Когато се съмнявате в официален документ, сканирайте го цветно.

Относно формата: PDF е стандартът за многостранични документи и запазва реда и целостта. Съществува и PDF/A, вариант, предназначен за дългосрочно архивиране, който вгражда шрифтове и избягва външни зависимости. JPEG е подходящ за едностранични и неформални цели, но всяко запазване компресира изображението отново.

Референтен размер: страница с текст A4 с резолюция 300 dpi, в сиви тонове и добре компресирана, обикновено е между 100 и 300 KB. Ако сканираната ви страница е 8 MB, конфигурацията е прекалено голяма — и много системи за подаване на файлове имат ограничения за размера.

OCR: трансформиране на изображения в реален текст.

Оптичното разпознаване на символи (OCR) е функцията, която отличава графичния файл от полезния документ. Без нея PDF файлът е просто снимка: не можете да търсите думи, да копирате пасажи или да избирате каквото и да било.

Какво се променя, когато се приложи OCR?

• Търсене по ключови думи във файла и, в зависимост от системата, в собствената функция за търсене на телефона.
• Копие на откъси без пренаписване.
• Достъпност. Екранните четци могат да четат съдържанието, което не е възможно с чисто изображение.
• Автоматична организация по съдържание, вместо по име на файл.

Какво пречи на разпознаването: ръкописен текст, декоративен шрифт, крив документ, сенки, ниска резолюция, смачкана хартия и текст върху цветен или щампован фон. Въпреки че съвременното OCR правилно идентифицира повечето печатни текстове, то допуска грешки с числата – и една-единствена грешна цифра в стойност или CPF (бразилски данъчен идентификационен номер) създава истински проблем. Важните документи винаги изискват проверка на разпознатия текст.

Струва си да се знае, че както Android, така и iPhone вече разпознават текст в изображения в приложенията за камера и галерия, без да е необходимо да инсталирате каквото и да било. Това решава проблема с бързото копиране на информация от лист хартия.

Техника за улавяне на пет точки

Лошото сканиране почти никога не е по вина на приложението. Обикновено се дължи на осветлението и позиционирането.

1. Плоска, контрастна повърхност. Бяла хартия върху тъмна маса позволява на приложението автоматично да разпознава ръбовете. На бяла маса разпознаването е неуспешно.
2. Дифузна и равномерна светлина. Никога не използвайте светкавица: тя създава отблясъци в центъра и потъмнява краищата. Най-добрата обстановка е близо до прозорец, през деня.
3. Не хвърляйте сянка върху хартията. Най-често срещаната грешка: самото тяло блокира светлината. Позиционирайте се странично спрямо източника на светлина.
4. Номер на мобилен телефон, успореден с документа. Фотографирането под ъгъл изисква корекция на перспективата, което винаги леко изкривява текста.
5. Докоснете, за да фокусирате и прегледате преди запазване. Уголемете изображението и проверете дали по-малките букви са ясни. Преправянето му на място отнема десет секунди; откриването му по-късно отнема време.

За смачкани или сгънати хартии, изглаждането им под стъкло ще свърши работа, стига стъклото да не отразява светлината. За документи с много страници винаги поддържайте еднакво разстояние и осветление – файлове със страници с различна яркост са неприятни за четене.

Поверителност: къде отива вашият документ?

Това е най-пренебрегваният момент. Снимате CPF (бразилски данъкоплатец), RG (бразилски национален документ за самоличност), фишове за заплати, доказателство за адрес, банкови извлечения – точно наборът от данни, който подхранва измамите с самоличност.

Специфични предпазни мерки:

• Проверете дали приложението изпраща данни към облака. Много процеси се извършват на сървър. Ако приложението работи в самолетен режим, обработката е локална.
• Изберете инструменти, които не изискват регистрация. за основната функция на сканиране.
• Внимавайте с уебсайтовете за конвертиране на PDF файлове. Изпращането на договор или личен документ до безплатен уебсайт за компресиране или конвертиране означава предаване на файла на неизвестна трета страна.
• Изтрийте междинните снимки от галерията. Оригиналното изображение на документа обикновено остава там и точно това се появява, когато някой вземе мобилния си телефон.
• Защитете PDF файла с парола. Когато изпращат чувствителни данни, няколко приложения правят това и паролата трябва да се изпрати през различен канал.
• Помислете за поставяне на воден знак на копия на лични карти. Изписването на целта върху изображението – например името и датата на компанията – затруднява злоупотребата с него.
• Прегледайте разрешенията. Скенерът се нуждае от камера и място за съхранение. Не са му необходими контакти, точно местоположение или микрофон.

Един последен съвет за организация: именувайте файловете си, като използвате шаблон, който започва с датата във формат година-месец-ден. Азбучният ред автоматично става хронологичен и търсенето на документ отпреди две години вече не е трудна задача.